Процедура увольнения — одна из самых ответственных в кадровой работе. Ошибки в оформлении или несвоевременная выдача документов могут привести к штрафам, судебным искам и восстановлению работника на месте. В этой статье мы подробно разберем, из чего состоит обязательный пакет документов при увольнении в 2026 году, какие формы актуальны на сегодняшний день и как правильно организовать передачу бумаг сотруднику.

Законодательная база и ключевые изменения 2023–2026 гг.

Основным документом, регулирующим порядок выдачи бумаг при прекращении трудового договора, является ст. 84.1 ТК РФ. За последние годы произошли значительные изменения, о которых необходимо знать:

• Отказ от справки 182н: С 2023 года работодатели не обязаны выдавать работникам справку в форме 182н для расчета пособий по временной нетрудоспособности и декретным. Фонд пенсионного и социального страхования (СФР) получает данные напрямую из индивидуального (персонифицированного) учета.
• Электронные трудовые книжки (ЭТК): С 2020 года ведение бумажных трудовых книжек сохраняется только для сотрудников, не перешедших на электронный формат. При увольнении работника, у которого ЭТК, бумажная трудовая книжка не выдается. Вместо этого предоставляется Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (утв. Приказом Минтруда РФ от № 713н).
• Новая форма справки для Центра занятости: Приказом Минтруда от № 637н утверждена обновленная форма справки о среднем заработке для расчета пособия по безработице. В ней появились отдельные поля для ИНН и КПП работодателя, а в данных о работнике можно указывать адрес регистрации.
• Справка о доходах (замена 2-НДФЛ): Действует форма по Приказу ФНС России от № ЕД-7-11/649 (в ред. от ). В документе отражаются все доходы, исчисленный и удержанный НДФЛ, примененные налоговые вычеты.

Обязательный пакет документов (выдается всем без исключения)

Независимо от основания увольнения (статья ТК РФ), в день прекращения трудового договора (последний рабочий день) работодатель обязан вручить сотруднику следующие документы:

Трудовая книжка или СТД-Р

• Бумажная трудовая книжка: Выдается работникам, которые не перешли на ЭТК или ведут параллельный учет. В ней делается запись об увольнении со ссылкой на статью/пункт ТК РФ.
• Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р): Выдается работникам с ЭТК. Форма заполняется на момент увольнения и заверяется подписью ответственного лица и печатью (если она есть у организации).

Важно: Если сотрудник не явился за документами в последний рабочий день, работодатель обязан направить их почтовым отправлением с уведомлением о вручении не позднее следующего дня после получения письменного запроса от работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Ответственность работодателя сохраняется даже при отсутствии сотрудника.

Копия приказа (распоряжения) об увольнении

Сотруднику выдается заверенная копия приказа по форме Т-8 (или Т-8а для нескольких лиц) или распоряжения руководителя (для ИП/некоммерческих организаций). Копия заверяется подписью руководителя/уполномоченного лица, печатью (если есть) и датой.

Справка о доходах и суммах удержанного НДФЛ (форма по Приказу ФНС № ЕД-7-11/649)

Это основной документ для подтверждения дохода (ипотека, виза, налоговые вычеты). Выдается за текущий и предыдущие налоговые периоды (обычно за год увольнения и за предшествующий). В справке указываются:

• ИНН и КПП работодателя;
• ФИО, ИНН работника, адрес регистрации (по новой форме);
• Суммы доходов, исчисленного и удержанного налога по кодам вида дохода;
• Информацию о предоставленных вычетах.

Документы, выдаваемые по письменному заявлению работника

Согласно ч. 2 ст. 62 ТК РФ и ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ, по просьбе уволенного работника работодатель обязан выдать заверенные копии документов, касающихся его работы. К ним относятся:

1. Копия трудового договора (со всеми доп. соглашениями).
2. Копии приказов (распоряжений) о приеме на работу, переводах, назначении надбавок, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий.
3. Копия личной карточки сотрудника (формы Т-2) — по требованию.
4. Справка о среднем заработке для Центра занятости (формы по Приказу Минтруда № 637н) — если работник намерен регистрироваться как безработный. Выдается в 3-х экземплярах.
5. Справка о заработной плате за определенный период (например, для банка или суда). Судебная практика (Определение Первого КСОЮ от по делу № 88-26459/2024) подтверждает: в такой справке должны отражаться данные о зарплате и надбавках за конкретный период, так как это касается трудовой деятельности сотрудника.

Специфические ситуации и дополнительные документы

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Стандартный пакет (п. 2) + заявление работника (оригинал остается у работодателя, копия — у работника). Срок уведомления — 2 недели (если стороны не договорились о более коротком сроке). В день увольнения производится полный расчет.

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Обязательно оформляется Соглашение об уволении (двусторонний документ). В него включаются: дата увольнения, условия выплаты компенсаций/выходного пособия, порядок передачи дел. Пакет документов стандартный + копия соглашения.

Увольнение при ликвидации организации / штате (ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

К стандартному пакету добавляются:

• Копия решения о ликвидации / приказа о сокращении штата.
• Справка о выплаченных выходных пособиях и компенсациях (для СФР/ЦЗН).
• Уведомление о вакансиях, предложенных работнику до увольнения.

Увольнение по медицинскому решению (непригодность к работе)

Требуется: заключение ВЛЭК (МСЭ), копия приказа об увольнении со ссылкой на ч. 8 ст. 77 ТК РФ, справка о среднем заработке для расчета страхового пенсионного пособия по инвалидности (если установлена инвалидность).

Оформление передачи: Опись и Расписка

Чтобы избежать споров о том, получены ли документы, рекомендуется составлять Опись вручаемых документов в 2 экземплярах.

Пример структуры Описи (Образец):

Электронный документооборот при увольнении

С 2026 года все активнее внедряется электронный документооборот (ЭДО). Допускается передача документов работнику в электронном виде при наличии:

• Согласия работника на получение документов в электронном виде (заявление).
• Усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) у работодателя и (желательно) у работника.
• Доступа у работника к системе ЭДО или личному кабинету на портале Госуслуг / СФР.

Важно: Даже при ЭДО работник имеет право запросить бумажные копии (оригиналы трудовой книжки, справки с «живой» печатью для банка/визы). Отказ в выдаче бумажных версий при запросе — нарушение ст. 62 ТК РФ.

Расчетные документы (Выдаються вместе с пакетом)

Хотя это не «кадровые» документы, без них увольнение не считается завершенным. В день увольнения (последний рабочий день) выплачиваются:

• Заработная плата за отработанное время.
• Компенсация за неиспользованный отпуск (за все неиспользованные дни за весь стаж).
• Выходное пособие (если предусмотрено ст. 178 ТК РФ, соглашением сторон или локальным нормативным актом).
• Иные выплаты (премии, компенсации за задержку зарплаты — если вина работодателя).

Расчетная ведомость (форма Т-51 или Т-53) или Платёжный поручение/Ведомость для банка выдается/направляется в банк, а работнику, расчетный листок (в бумаге или в ЛК).

Типичные ошибки и риски для работодателя

Чек-лист для кадрового специалиста (День увольнения)

1. [ ] Подготовлен и подписан приказ об увольнении (основание, статья ТК РФ, дата).
2. [ ] Ознакомлен работник с приказом под роспись (лично или почтой/ЭДО).
3. [ ] Сделан расчет зарплаты, компенсаций, выходного пособия.
4. [ ] Заполнена Трудовая книжка (запись об увольнении) ИЛИ сформирована СТД-Р (для ЭТК).
5. [ ] Распечатана/сформирована Справка о доходах (ЕД-7-11/649) за текущий и пред. год.
6. [ ] Подготовлена Справка для ЦЗН (форма 637н) — если есть заявление.
7. [ ] Подготовлены копии приказов/договора — если есть заявление.
8. [ ] Составлена Опись вручаемых документов в 2 экз.
9. [ ] Документы вручены работнику под роспись в Описи (или отправлены почтой/ЭДО).
10. [ ] Деньги перечислены в банк / выданы через кассу.
11. [ ] Сдан отчетность в СФР (СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ) в установленные сроки.

Грамотное оформление пакета документов при увольнении — залог спокойствия и для работодателя, и для работника. Ключевые моменты 2026 года: использование актуальных форм справок (НДФЛ, ЦЗН), правильная работа с электронными трудовыми книжками (СТД-Р вместо ТК) и строгое соблюдение сроков вручения (день увольнения или день запроса). Ведите описи, храните копии заявлений и почтовых квитанций — это ваше главное доказательство в случае проверки или суда.

Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретных кадровых ситуаций рекомендуется консультироваться со специалистом по трудовому праву с учетом актуальных изменений в законодательстве.