Отпуск без сохранения заработной платы (часто называемый «отпуск за свой счет» или административный отпуск), это право работника, закрепленное в ст. 128 ТК РФ. В 2026 году правила оформления остаются актуальными: инициатором является сотрудник, а работодатель обязан предоставить его определенным категориям граждан, а остальным — по соглашению сторон. Ниже представлено подробное руководство по написанию заявления, оформлению приказа и нюансам, которые помогут избежать ошибок.

Нормативная база и основные понятия

Согласно Трудовому кодексу РФ, основания для предоставления такого отпуска делятся на две группы:

• Обязательные основания (ст. 128 ТК РФ): работодатель не имеет права отказать. К ним относятся: участники ВОВ, пенсионеры по возрасту, инвалиды, работники, женещиеся, ставшие отцами, переживающие смерть близких родственников, а также вступающие в брак (до 5 дней).
• По соглашению сторон: для всех остальных категорий работников (например, по семейным обстоятельствам, учебе, лечению, поездке за границу). Отказ должен быть мотивирован.

Важно: Максимальная продолжительность дополнительного административного отпуска без сохранения зарплаты не установлена законом жестко (кроме категорий ст. 128 ТК РФ), она определяется коллективным договором, локальным нормативным актом или соглашением сторон.

Алгоритм оформления: от заявления до приказа

1. Написание заявления работником (в свободной форме или по установленному образцу).
2. Рассмотрение заявления руководителем / уполномоченным лицом.
3. Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (часто по форме Т-6 или в свободной форме с обязательными реквизитами).
4. Ознакомление работника с приказом под роспись.
5. Внесение записи в табель учета рабочего времени (код «ОД» или «37»).
6. Запись в личную карточку работника (формы Т-2).

Структура и реквизиты заявления

Заявление пишется от имени работника руководителю организации. Обязательные элементы:

• Шапка: Кому (ФИО руководителя, название организации), От кого (ФИО работника, должность, структурное подразделение).
• Заголовок: «Заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы».
• Текст просьбы: Четкое указание сроков: «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с по (включительно) продолжительностью * календарных дней».
• Основание: Указание статьи ТК РФ (ст. 128) или формулировка «по семейным обстоятельствам», «по соглашению сторон». Для льготных категорий — приложение документов (свидетельство о браке, справка из ЗАГС, пенсионное удостоверение).
• Дата и подпись работника.

Пример заполнения шапки (данные замаскированы):

Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

Образцы заявлений на 2026 год (актуальные шаблоны)

Ниже приведены универсальные шаблоны, соответствующие текущему законодательству РФ. Данные в квадратных скобках заменяются на реальные (ФИО, даты замаскированы для безопасности);

Универсальный образец (по соглашению сторон)

Образец для льготных категорий (обязательное предоставление)

Пример для работающего пенсионера по старости (до 14 календарных дней в год):

Образец на один день / несколько часов

Закон не запрещает предоставлять отпуск за свой счет на короткий период (даже на несколько часов), если на то идет соглашение сторон;

Примечание: ФИО руководителя и работника в образце выше замаскированы (). В реальном документе указываются полные фамилии, имена, отчества.

Рекомендуемый образец (Приложение № 7 к Инструкции)

Для госслужащих и работников бюджетной сферы часто используют утвержденный ведомством образец (Приложение № 7 к Инструкции о порядке предоставления отпусков). Он отличается более строгой формой и обязательным указанием основания (статьи закона).

Оформление приказа (Форма Т-6 / Свободная форма)

На основании заявления составляется приказ. С 2013 года организации могут использовать единую форму Т-6 или разработать свою форму в ЛНА (локальном нормативном акте).

Обязательные реквизиты приказа:

• Название организации.
• Название документа («Приказ»), номер, дата, место составления.
• Основание: «Заявление работника от «» 2026 г. № *».
• Текст приказа: «Предоставить [ФИО работника], занимающему должность [Название], отпуск без сохранения заработной платы с «» 2026 г. по «» 2026 г. продолжительностью * календарных дней».
• Основание (статья ТК РФ или «по соглашению сторон»).
• Ответственное лицо за исполнение (обычно HR-специалист или начальник отдела кадров).
• Подпись руководителя, печать (при наличии).
• Роспись работника о ознакомлении.

Особенности 2026 года: на что обратить внимание

• Электронный документооборот: Если в компании действует ЭДО, заявление и приказ оформляются в электронном виде с использованием ЭЦП (квалифицированной электронной подписи). Бумажный оригинал заявления может не требоваться.
• Сроки подачи: Закон не устанавливает жестких сроков заранее, но разумно подавать заявление минимум за 2-3 недели для планирования графика работы.
• Отзыв из отпуска: Работник может прервать отпуск за свой счет по собственному желанию (написав заявление) или по инициативе работодателя (только с согласия работника, ст. 125 ТК РФ).
• Стаж: Период отпуска без сохранения зарплаты в пределах 14 календарных дней в рабочем году включается в страховой стаж (п. 2 ст. 11 ФЗ-400). Если дольше 14 дней — лишние дни в стаж не идут (кроме случаев, предусмотренных законом, напр. уход за ребенком до 1.5/3 лет).
• Налоги и взносы: За период такого отпуска заработная плата не начисляется, НДФЛ не удерживается, страховые взносы не исчисляются.

Типичные ошибки при оформлении

1. Отсутствие конкретных дат: Фраза «на неопределенный срок» или «до отмены» недопустима. Даты начала и окончания обязательны.
2. Неправильное основание: Ссылка на ст. 128 ТК РФ для категории, которая там не перечислена (без соглашения сторон).
3. Игнорирование лимита 14 дней для стажа: Неучет того, что дни свыше 14 не засчитываются в стаж (если это не уход за ребенком).
4. Отказ без оснований: Отказ пенсионеру, инвалиду или женещемуся работнику — прямое нарушение ТК РФ, грозит штрафами (ст. 5.27 КоАП РФ).
5. Отсутствие приказа: Устное согласие или запись в табеле без приказа — нарушение правил кадрового делопроизводства.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли уйти в отпуск за свой счет во время пробного периода?

Закон не запрещает, но работодатель имеет право отказать (если это не обязательная категория ст. 128 ТК РФ), так как пробный период нужен для проверки качеств работника.

Нужно ли согласовывать даты с начальником?

Для категорий ст. 128 ТК РФ — работник указывает даты сам, работодатель обязан предоставить именно в этот период. Для остальных — даты согласовываются сторонами.

Как оформить, если работник ушел без заявления (прогул)?

Это не отпуск за свой счет, а прогул (если нет уважительной причины). Оформляется акт, приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Можно ли разделить 14 дней пенсионера на части?

Да, закон не запрещает использовать право на 14 дней частями в течение рабочего года.

Грамотное оформление заявления на неоплачиваемый отпуск — залог отсутствия споров с инспекцией труда и сохранения добрых отношений с работодателем. Используйте актуальные шаблоны 2026 года, четко прописывайте даты и основания, не забывайте о приказе (форме Т-6 или своей форме) и внесении записей в табель. Для льготных категорий (пенсионеры, инвалиды, участники ВОВ, женещиеся и др.) помните: отказ недопустим, сроки устанавливает работник.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных трудовых споров рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву.