Учебный отпуск — это гарантированное Трудовым кодексом РФ (ст. 173 ТК РФ) право работника, совмещающего работу с обучением. Правильно составленное заявление — первый и обязательный шаг к его получению. В этой статье мы разберем актуальные образцы, правила заполнения, необходимые документы и нюансы оплаты на 2024–2026 годы.

Законодательная база и виды учебного отпуска

Перед тем как писать заявление, важно понять, на каком основании вы запрашиваете отпуск. От этого зависит формулировка в тексте и прилагаемые документы.

• Сдача вступительных экзаменов (ст. 173 ТК РФ) — до 15 календарных дней, оплачивается за счет работодателя (средний заработок).
• Сдача промежуточных аттестаций (сессий, зачетов) — до 15 календарных дней (для студентов колледжей/техникумов до 30 дней), оплачивается.
• Сдача государственных экзаменов и защита дипломной работы (КР) — до 4 месяцев (для высшего образования) или до 1 месяца (для среднего проф.), оплачивается.
• Написание и защита диссертации (аспирантура/докторантура), особые сроки, оплачивается.
• Обучение без отрыва от производства (вечернее/заочное) — предоставляется по справке-вызову.

Важно: Единой утвержденной государством формы заявления не существует (согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике). Однако рекомендуется использовать форматы, предлагаемые правовыми системами (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) или типовые бланки организации.

Структура заявления: обязательные реквизиты

Согласно делопроизводству (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и трудовому праву, заявление должно содержать:

1. Шапка: Кому (ФИО руководителя организации, название ООО/АО/ИП), От кого (ваши ФИО, должность, табельный номер, структурное подразделение).
2. «Заявление на предоставление учебного отпуска» (по центру).
3. Основание: Ссылка на ст. 173 ТК РФ и внутренние локальные акты (Положение об отпусках, Коллективный договор).
4. Суть просьбы: Четкое указание цели (сдача сессии, ГЭК, защита диплома), вида обучения (заочное, очное-заочное), названия учебного заведения.
5. Сроки: Конкретные даты начала и окончания (например, с 20 января по 18 февраля 2025 года или с по ). Срок должен соответствовать справке-вызову.
6. Просьба об оплате: Фраза «С сохранением средней заработной платы» (если основание предусматривает оплату по ст. 173 ТК РФ) или «Без сохранения заработной платы» (если это ваша инициатива или основание не подразумевает оплату).
7. Приложения: Перечень прилагаемых документов (справка-вызов, копия договора об обучении, удостоверение студента).
8. Дата и подпись: Дата составления, личная подпись с расшифровкой.

Актуальные образцы заявлений (2024–2026 гг.)

Ниже приведены типовые варианты. Данные в квадратных скобках заменяются на ваши реальные данные. Персональные данные (адреса, телефоны, фамилии третьих лиц) частично скрыты маской * в соответствии с политикой конфиденциальности.

Образец №1: Классический (на сессию/зачеты с оплатой)

Наиболее частая ситуация для заочников.

К Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П;П. (таб. № *)

ЗАЯВЛЕНИЕ
на предоставление учебного отпуска

Прошу предоставить мне учебный отпуск с сохранением средней заработной платы на период сдачи промежуточной аттестации (зимней сессии) в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «» (г. ) по специальности 38.03.02 «Менеджмент» (заочная форма обучения) на период с 20 января по 18 февраля 2025 года (30 календарных дней) на основании ст. 173 ТК РФ и справки-вызова № * от ..2025 г.

Приложение: справка-вызов оригинал, копия договора об обучении № * от ..202* г., копия студенческого билета.

..2025 г. _____________ /Петров П.П./

Образец №2: На сдачу государственных экзаменов и защиту диплома (максимальный срок)

Срок до 4 месяцев для вузов. Требует особого внимания к датам в справке-вызове.

К Директору филиала
ПАО «Сбербанк» г. *
Смирнову С.С.
от старшего специалиста
Козловой А.В. (таб. № *)

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении учебного отпуска

На основании статьи 173 ТК РФ прошу предоставить мне учебный отпуск с сохранением средней заработной платы для подготовки и сдачи государственных выпускных экзаменов, а также написания и защиты выпускной квалификационной работы (бакалавриата) в НИУ ВШЭ (г. Москва) заочного отделения, на период с 01 мая по 31 августа 2026 года (123 календарных дня) согласно справке-вызову № * от ..2026 г.

Прошу исчислить и выплатить средний заработок за период учебного отпуска не позднее трех дней до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Приложение:
Справка-вызов оригинал № * от ..2026 г.
Копия договора об оказании платных образовательных услуг № *.
Копия студенческого билета (разворот с фото и пропиской заочного отд.).
..2026 г. _____________ /Козлова А.В./

Образец №3: Частичный учебный отпуск (на часть периода из справки-вызова)

Ситуация: работник хочет использовать часть дней сейчас, а часть — позже, или совмещает с ежегодным отпуском. Основано на разъяснениях ГАРАНТ.РУ (2024).

К Руководителю ООО «СтройИнвест»
Петрову П.П.
от инженера ПТО
Сидорова С.С. (таб. № )

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении части учебного отпуска

Имею справку-вызов №  от ..2024 г. на период с по г; (16 календарных дней) для сдачи промежуточной аттестации в СПбГАСУ (заочное отделение).

Прошу предоставить мне учебный отпуск с сохранением средней заработной платы только на часть указанного периода — с по г. (6 календарных дней). Оставшиеся дни справки-вызова планирую использовать в следующем семестре / использую за свой счет.

Приложение: справка-вызов оригинал, копия студенческого.

..2024 г. _____________ /Сидоров С.С./

Образец №4: Для внутренних совместителей (без сохранения зарплаты по совместительству)

Согласно разъяснениям (nalog-nalog.ru, 2025), внутренние совместители часто оформляют отпуск без сохранения зарплаты по совместительству, если основное место работы не дает согласия или оплата идет только по основному месту.

К Директору
БУЗ «Городская больница № »
Иванову И.И.
от врача-терапевта (внутренний совместитель)
Соколовой М.К. (таб. № )
ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
в связи с обучением

В связи с обучением в СПбГМУ им. академика И.П. Павлова (ординатура, специальность «Кардиология»), прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на период прохождения учебных занятий по индивидуальному плану с 10 сентября по 20 сентября 2025 года (11 календарных дней) на основании справки-вызова № *.

Приложение: справка-вызов, копия договора об обучении.

..2025 г. _____________ /Соколова М.К./

Пакет документов: что прикладывать к заявлению

Работодатель не имеет права отказать в отпуске, если предоставлен полный пакет (ст. 173 ТК РФ). Обязательный минимум:

• Справка-вызов (оригинал) — главный документ. Выдается учебным заведением строгой отчетности. Должна содержать: ФИО студента, название вуза/колледжа, форму обучения, курс, цель (сессия, ГЭК, защита), точные даты начала и окончания, печать и подпись уполномоченного лица.
• Копия договора об обучении (или приказа о зачислении) — подтверждает статус студента.
• Копия студенческого билета / зачетной книжки (разворот с фото и данными о форме обучения).

Совет: Всегда требуйте у учебного заведения справку-вызов заранее. Если даты в справке «плавающие» (например, «с 01.06 по 30.06»), в заявлении укажите конкретные даты, согласовав их с руководителем и HR.

Порядок оформления: от заявления до приказа

1. Подача заявления: За 2–3 недели до предполагаемого начала (желательно заранее, чтобы бухгалтерия успела рассчитать средний заработок).
2. Рассмотрение: Руководитель ставит резолюцию («Согласен. Предоставить…»), HR-специалист проверяет документы.
3. Издание приказа: Оформляется по форме Т-6 (утв. Госкомстатом) или единой формой организации (Приказ «О предоставлении учебного отпуска»). В приказе указываются: основание (заявление, справка-вызов), сроки, условие оплаты.
4. Ознакомление под роспись: Работник ознакомляется с приказом под личную подпись за 3 дня до начала отпуска.
5. Внесение в табель: Код «У» (учебный отпуск с оплатой) или «УБ» (без оплаты).
6. Выплата среднего заработка: Не позднее 3 дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Нюансы оплаты и расчета среднего заработка

• Кто платит: Работодатель за свой счет (не ФСС/СФР).
• Расчетный период: 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
• Исключения из расчета: Периоды болезни, отпусков, простоя не по вине работника и выплаты за эти периоды исключаются из расчета среднего (Постановление Правительства РФ № 922).
• НДФЛ: Удерживается стандартным образом (13% / 30% для нерезидентов). Страховые взносы — не начисляются (п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ).
• Аванс: Если отпуск начинается в середине месяца, за период до отпуска выплачивается зарплата/аванс по общим правилам, за дни отпуска — средний заработок.

Частые ошибки и риски

Особенности дляВоеннообязанных и аспирантов (2024–2026)

• Аспирантура/Докторантура: Отпуск на сдачу кандидатского минимума — до 1 месяца в год (оплачивается). На написание/защиту диссертации — до 4 месяцев (оплачивается). Требуется справка из учебной части вуза.
• Военнообязанные (уччеба в ВУЦ/военной кафедре): Оформляется по призывной повестке/направлению, оплачиваеться работодателем (ст. 173 ТК РФ, ФЗ «О воинской обязанности»). Заявление пишется на имя руководителя с приложением повестки/направления.

Электронный документооборот (ЭДО) и удаленная работа

В 2024–2026 годах большинство крупных компаний (и госсектор по Приказу СК РФ № 79, Минцифры) перешли на ЭДО (СБИС, Диадок, 1С-ЭДО, Контур).

• Заявление создается в личном кабинете сотрудника или HR-портале.
• Сканы справки-вызова и договора прикрепляются файлами.
• Подпись ставится усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой (СМС/пуш-код) по регламенту компании.
• Приказ также подписывается УКЭП руководителя и направляется сотруднику на ознакомление в ЭДО.

Важно: Оригинал справки-вызова часто требуют предоставить в HR-отдел/бухгалтерию для архива (для проверок ГИТ), даже если заявление подано электронно.

Чек-лист перед отправкой заявления

• [ ] Адресат указан верно (ФИО директора, название юрлица).
• [ ] Мои ФИО, должность, табельный номер, подразделение верны.
• [ ] Цель отпуска четко сформулирована (сессия, ГЭК, защита, вступительные).
• [ ] Указано название учебного заведения и форма обучения.
• [ ] Даты в заявлении идентичны датам в справке-вызове (или их части, если частичный).
• [ ] Написана фраза «С сохранением средней заработной платы» (если положено).
• [ ] Приложены: оригинал справки-вызова, копия договора, копия студенческого.
• [ ] Дата составления заявления не позднее даты начала отпуска (лучше заранее).
• [ ] Подпись расшифрована.

Написание заявления на учебный отпуск — процедура стандартная, но требующая внимательности к деталям: точным датам, правильной формулировке цели и полному пакету документов. Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под свою ситуацию (вуз/колледж, полный/частичный срок, с оплатой/без). Своевременная подача документов гарантирует, что вы получите законный отдых для учебы и сохраните средний заработок.

Данная статья носит информационный характер. В сложных спорах (отказ в отпуске, ошибки в расчете зарплаты) рекомендуется обратиться к профсоюзу, ГИТ или трудовому юристу.