График передачи дел в архив — это ключевой локальный нормативный акт, регламентирующий сроки и порядок сдачи документации структурными подразделениями на хранение. Его наличие обязательно для любой организации, ведущей делопроизводство в соответствии с требованиями законодательства (ФЗ-125, ФЗ-229, Приказ Росархива от № 236). В статье подробно разберем, как составить график, какие этапы он включает и как правильно его оформить на 2025–2026 годы.
Нормативная база и назначение графика
Согласно п. 84 Типовых правил организации архивного дела в государственных органах (утв. Постановлением Правительства РФ от № 640) и рекомендациям для коммерческих организаций, передача дел осуществляется по графику на основе описи дел структурного подразделения. График утверждается ежегодно накануне нового рабочего года руководителем организации (генеральным директором, директором школы, главврачом и т.д.).
Основные функции графика:
- Дисциплинирование сотрудников: исключение хаотичной сдачи документов «когда вздумается».
- Планирование нагрузки на архивариуса/ответственного за архив.
- Контроль своевременности проведения экспертизы ценности документов.
- Основание для отказа в приеме неоформленных или не по графику дел.
Этапы подготовки к составлению графика
До утверждения графика необходимо выполнить подготовительную работу. Как отмечается в методических рекомендациях (в т.ч. Управления госархивной службы Самарской области, 2017), процесс включает:
- Проведение экспертизы ценности документов. Экспертная комиссия (ЭК) определяет сроки хранения для дел, завершенных в отчетном году.
- Формирование и оформление дел. Документы группируются в дела по структурному, функциональному, тематическому признакам и периодам хранения. Оформляются обложки, внутренние описи, дела прошиваются.
- Составление описей дел подразделения. На основе описей планируется объем передачи.
- Согласование с архивом. Проект графика согласовывается с начальником службы ДОУ (делопроизводства и архива) или архивариусом.
Структура и реквизиты графика сдачи дел
Единой обязательной формы (бланка) для коммерческих организаций не установлено, используется самописная форма. Однако в госсекторе часто применяются формы по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Обязательные реквизиты:
| Реквизит | Описание |
|---|---|
| Наименование организации | Полное наименование (ООО «», МБОУ СОШ № и т.д.) |
| Название документа | «График передачи дел в архив [Наименование организации] на 20__ год» |
| Дата и номер утверждения | Приказ/Распоряжение № * от ..20__ г. |
| Табличная часть | Колонки: № п/п, Наименование структурного подразделения, Вид дел (управленческие, бухгалтерские, кадровые и др.), Сроки подготовки дел (с __ по __), Срок передачи в архив (дата/период), Ответственное лицо (ФИО *), Примечание. |
| Подписи | Руководитель организации, Начальник архива/ДОУ, Руководители подразделений (по согласованию). |
Образец заполнения табличной части (Пример на 2025–2026 гг.)
Ниже приведен типичный пример заполнения. Конкретные даты зависят от внутреннего документооборота организации.
Пример графика на 2025 год (утв. приказом № * от )
| № п/п | Подразделение | Категория дел | Период подготовки дел | Срок сдачи в архив | Ответственный исполнитель |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бухгалтерия | Бухгалтерские дела (журналы-заказ, счета-фактуры, расчетные ведомости за 2023 г.) | – | – | Главный бухгалтер * |
| 2 | Кадровая служба (Отдел кадров) | Личные дела уволенных сотрудников (2023 г.), Приказы по основной деятельности (2023 г.) | – | – | Начальник отдела кадров * |
| 3 | Юридический отдел | Договоры истекавшие в 2023 г., Судебные дела завершенные в 2023 г. | – | – | Начальник юр. отдела * |
| 4 | Секретариат / Канцелярия | Дела постоянного хранения (Устав, Лицензии), Дела временного хранения (Входящая/Исходящая корреспонденция 2023 г.) | – | – | Секретарь / Офис-менеджер * |
| 5 | Все структурные подразделения | Акты о выделении документов к уничтожению (по итогам ЭК за 2024 г.) | В течение года по мере готовности | Не позднее | Руководители подразделений |
Важно: Если в компании архивное дело только ставится и в архиве нет вообще никаких документов, то принимаются все документы архивных категорий, завершенные делопроизводством в 2021 году и ранее (с учетом сроков хранения). График в таком случае составляется на «догоняющую» сдачу за прошедшие годы.
Порядок приема-передачи дел по графику (Акт приема-передачи)
Сдача дел по графику оформляется Актом приема-передачи дел в архив. Процедура выглядит следующим образом (согласно правилам приема-передачи и информации из «Справочника секретаря»):
- Подразделение готовит дела к установленному графику дате.
- Составляется Опись дел подразделения (в 2-х экземплярах: один остается в подразделении, второй — в архив).
- В назначенный день сотрудник подразделения (ответственный по графику) привозит дела в архив.
- Архивариус (или уполномоченное лицо) проверяет:
- Соответствие дел описи.
- Качество оформления (обложки, подшивка, нумерация листов, внутренние описи).
- Наличие регистрационных картотек к делам (если предусмотрено).
- В каждом экземпляре описи ставится отметка о приеме дела (подпись архивариуса, дата, печать архива).
- Фиксируются количество принятых дел и дата приема.
- Один экземпляр описи с отметкой о приеме остается у архивариуса, второй — выдается сотруднику подразделения.
Типичные ошибки и рекомендации экспертов
Анализ практики (КонсультантПлюс, Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера») выявляет частые нарушения:
- Отсутствие графика. Сдача происходит хаотично в конце года, создавая коллапс в архиве.
- Несогласованные сроки. График утвержден директором, но не согласован с архивариусом, который в этот период в отпуске или занят отчетностью.
- Сдача «россыпью». Передача документов, не сгруппированных в дела, без описей и внутренних описей.
- Игнорирование экспертизы. Сдача дел до проведения экспертизы ценности (не определены сроки хранения).
- Потеря регистрационных картотек. К делам не приложены картотеки регистрации документов, входящих в состав дела.
Рекомендации по внедрению:
- Включите в Инструкцию по подготовке и передаче документов в архив пункт: «Ответственность за качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несет руководитель структурного подразделения».
- Публикуйте график на интранете или в доступном месте заранее (в начале календарного года).
- Проводите промежуточные консультации архивариуса с подразделениями за 1–2 месяца до срока сдачи.
- Используйте электронный документооборот (ЭДО) для отслеживания статуса «Готов к сдаче в архив».
Особенности сдачи личных дел (Кадровый архив)
График сдачи личных дел имеет свою специфику. Личные дела сдаются в архив после увольнения сотрудника и истечения срока хранения в подразделении (обычно 3–5 лет, но лучше сдавать ежегодно пачкой за прошедший год).
Ключевые моменты подготовки личных дел:
- Проверка полноты личного дела (анкета, копии документов, приказы о приеме/переводе/увольнении, лист учета личного дела).
- Составление внутренней описи личного дела.
- Оформление обложки дела по форме (с указанием ФИО, табельного номера, дат приема/увольнения, срока хранения).
- Подшивка дела (3 отверстия, нитка, скрепка с печатью «Сшито, пронумеровано и запечатано ___ листов»).
Скачать бланк графика (шаблоны)
Для ускорения работы можно использовать типовые бланки в формате Word (DOCX) или PDF. На ресурсах типа «Мое дело», «КонсультантПлюс», «Гарант» доступны редакции бланков (например, Редакция 1 от ).
Что должен содержать скачиваемый шаблон:
- Шапку с реквизитами организации.
- Таблицу с зафиксированными колонками (как в п. 3).
- Блок согласования/утверждения.
- Приложение: «Порядок подготовки дел к сдаче» (чек-лист для руководителей подразделений).
После скачивания необходимо: заменить наименование организацию на , убрать лишние подразделения, добавить свои виды дел, проставить реальные даты и согласовать с архивариусом *.
Контроль за исполнением графика
Источниками информации для ревизора (внутреннего аудитора, проверяющего органов) служат:
- Утвержденный график документооборота/сдачи в архив.
- Описи дел, оформленные к передаче и уже хранящиеся в архиве.
- Акты о выделении документов к уничтожению.
- Журнал учета передачи дел в архив (если ведется).
Неисполнение графика — основание для применения мер дисциплинарной ответственности к виновным руководителям подразделений (ст. 192 ТК РФ) и основание для замечаний по итогам проверок Росархива (для госорганов) или аудиторов.
Резюме
График сдачи дел в архив — это не формальность, а инструмент управления документооборотом. Его ежегодное утверждение до начала календарного года (в декабре текущего года), согласование с архивариусом и жесткий контроль исполнения гарантируют:
- Сохранность документов.
- Доступность информации.
- Соответствие требованиям законодательства.
- Отсутствие штрафов и замечаний при проверках.
Используйте приведенный выше образец структуры и таблицы для разработки собственного документа, адаптируя его под структуру и специфику деятельности вашей организации (ООО «», ИП , Учреждение «*»).