Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Смена генерального директора — это значимое корпоративное событие, требующее не только оформления кадровых документов (приказа, записи в трудовой книжке, уведомления налоговой инспекции), но и проведения инвентаризации и передачи материальной ответственности. Ключевым документом, фиксирующим передачу имущества, печатей, документов и доступов, является Акт приема-передачи имущества (ценностей, документации).

В данной статье мы подробно разберем, как составить этот документ правильно, какие обязательные реквизиты он должен содержать, предоставим универсальный образец и укажем на типичные ошибки.

Правовое основание и необходимость акта

Согласно ст. 223 ТК РФ и ст. 53 ГК РФ, передача дела нового руководителю должна быть задокументирована. Отсутствие акта приема-передачи несет риски для обеих сторон:

Для уходящего директора: невозможность снять с себя материальную ответственность за недостачу, порчу имущества или утерянные документы, обнаруженные позже.
Для вступающего директора: риск принять на баланс несуществующие активы или пропустить недостачи.
Для общества (участников/акционеров): нарушение порядка управления, риски при налоговых проверках и аудите;

Важно: Единой утвержденной государством формы (как форма Т-1 для инвентаризации) для акта смены директора не существует. Организация разрабатывает его самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом (Положением о порядке смены руководителя или учетной политикой).

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»)

Наименование документа: «Акт приема-передачи имущества, документов, печати и средств связи при смене Генерального директора».
Дата составления: Дата фактической передачи полномочий (обычно совпадает с датой вступления в должность нового директора по приказу).
Место составления: Наименование населенного пункта (город), где находится siège общества (юридический адрес: г. , ул. , д. , пом. ).
Основание: Приказ собственника/участников/Совета директоров № * от «___» ________ 202_ г. «Об освобождении от должности / Назначении на должность Генерального директора».
Состав комиссии: Перечень членов комиссии по приему-передаче (ФИО, должности, основание, приказ о создании комиссии № ). Минимум 3 человека (представитель собственников, уходящий директор, вступающий директор, главбух).
Стороны акта:
- Передающая сторона: Уходящий Генеральный директор Иванов И.И. (ФИО частично скрыто), действующий на основании Устава.
- Принимающая сторона: Вступающий Генеральный директор Петров П.П., действующий на основании Устава и приказа № .
Перечень передаваемых ценностей: Детализированная таблица (см. ниже).
Подписи: Всех членов комиссии, передающей и принимающей сторон с расшифровкой (ФИО).
Печать организации: (если имеется, ст. 2 ГК РФ не обязывает ИП/ООО иметь печать, но если она есть в Уставе — ставится).

Структура табличной части: что именно передавать

Это самая важная часть акта. Рекомендуется разбить имущество на логические блоки. Ниже приведен рекомендуемый перечень колонок таблицы:

№ п/п	Наименование группы имущества / документа	Ед. изм.	Кол-во по учету (бухгалтерия)	Кол-во фактическое (по инв.)	Состояние / Примечания
Учредительные и регистрационные документы
1.1	Устав ООО «Ромашка*» (последняя редакция), шт.	экз.	2	2	Один экземпляр с нотариальным заверением (для нотариуса), второй — рабочий
1.2	Свидетельство о гос. регистрации (лист записи ЕГРЮЛ)	экз.	1	1	Выписка ЕГРЮЛ от
Печать и штампы
2.1	Главная печать ООО «Ромашка» (круглая, с изображением ОГРН)	шт.	1	1	В рабочем состоянии, оттирок приложен к акту
2.2	Штамп «Для справок», «Копия верна», «Оплачено»	шт.	3	3
Финансовые документы и средства
3.1	Кассовая книга (форма КО-4) за 202_ г.	шт.	1	1	Пронумерована, прошита, заполнена до стр.
3.2	Чековые книжки расчетных счетов (Банк , счет № 40702810)	шт.	2	2	Чеки № * – * не использованы
3;3	Ключи от кассы / сейфа (инв. № *)	компл.	1	1	Переданы лично
Оборудование и ТМЦ на балансе директора (ноутбук, телефон, авто)
4.1	Ноутбук Apple MacBook Pro 16» (С/Н: C02)	шт.	1	1	В хорошем состоянии, пароли сменены
4.2	Смартфон iPhone 15 Pro (IMEI: 35*)	шт.	1	1	Apple ID корпоративный, доступ передан
4.3	Автомобиль Toyota Camry (гос. знак АМР 77, ВИН: 4T1)	шт.	1	1	ПТС, СТС, ключи (2 компл.), страховка ОСАГО/КАСКО до
Доступы и учетные записи (критически важно!)
5.1	Доступ к банк-клиенту (Банк ) — USB-ключ eToken / Rutoken (№ )	шт.	1	1	ПIN-код передан в закрытом конверте № *
5.2	Доступ к личному кабинету налогоплательщика (ФНС) / Госуслуги орг.	доступ	1	1	Логин/пароль передан в запечатанном конверте
5.3	Административный доступ к 1С:Предприятие 8.3 (база «Основная»)	доступ	1	1	Права «Полные», пароль сменен в присутствии комиссии
5.4	Корпоративная почта director@romashka.ru / Яндекс.Диск / Google Drive	доступ	1	1	Пароль сменен, 2FA переключен на номер нового директора (+7 -*—)
Договоры и обязательства
6.1	Папка с оригиналами ключевых договоров (аренда, поставка, кредитные)	папка	1	1	Реестр договоров приложен (Приложение № 1)
6.2	Печати дочерних обществ / филиалов (если есть)	шт.	2	2	Переданы по отдельным актам филиалов

Образец акта (Текстовый шаблон для копирования в Word)

 УТВЕРЖДАЮ
 Директор ООО «Название»
 ____________ /Иванов И.И./
 «___» _____________ 202_ г. АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ИМУЩЕСТВА, ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТИ И СРЕДСТВ СВЯЗИ
 ПРИ СМЕНЕ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
г. «___» _____________ 202_ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
 Комиссия по приему-передаче дела, созданная Приказом ООО «Название» № от «___» ________ 202_ г. в составе:
 Председатель комиссии: Сидоров С.С. — Учредитель / Представитель собственника, действующий на основании Устава;
 Член комиссии: Козлова К.К. — Главный бухгалтер, действующий на основании приказа № ;
 Член комиссии: Смирнов С.С. — Юрисконсульт / HR-директор, действующий на основании приказа № ;
Передающая сторона: Иванов Иван Иванович — уходящий Генеральный директор ООО «Название», действующий на основании Устава.
Принимающая сторона: Петров Петр Петрович — вступающий в должность Генерального директора ООО «Название» на основании Приказа учредителя № от «___» ________ 202_ г.
Составили настоящий Акт о том, что Иванов И.И. передает, а Петров П.П. принимает следующее имущество, документы, ценности и доступы, принадлежащие ООО «Название» (ИНН , ОГРН , юр. адрес: г. , ул. , д. , пом. ):
УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ И РЕГИСТРАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
 Устав ООО «Название*» (редакция от «___» ________ 202_ г.) — 2 (два) экземпляра.
 Выписка из ЕГРЮЛ от «___» ________ 202_ г. — 1 (один) экземпляр.
 Протоколы общих собраний участников за 202_-202_ гг. (сшиты, пронумерованы) — 1 (один) том.
ПЕЧАТЬ И ШТАМПЫ:
 Главная печать ООО «Название*» (круглая, диаметр мм, с ОГРН), 1 шт. Оттиск печи приложен к настоящему Акту (Приложение № 1).
 Штампы вспомогательные («Копия верна», «Оплачено», «Для справок»), 3 шт.
КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СРЕДСТВА И ФИНАНСОВЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ:
 Кассовая книга (ф. КО-4) за 202_ г. — 1 шт. (заполнена до стр. , остаток кассы на момент передачи: руб. коп., сверка проведена).
 Чековые книжки расчетного счета № 40702810* (ПАО Банк «») — 2 шт. (чеки № – * не использованы).
 Ключи от кассы (сеффового depositary) инв. № * — 1 комплект.
 Банковские ключи (USB-токены eToken / JaCarta) для доступа к системе «Банк-Клиент» — 2 шт. (инв. № *, *). PIN-коды переданы в отдельных запечатанных конвертах № 1, № 2.
ТЕХНИКА И ТРАНСПОРТНЫЕ СРЕДСТВА (ЗАЧИСЛЕННЫЕ НА БАЛАНС ОРГАНИЗАЦИИ, НАХОДИВШИЕСЯ В ПОЛЬЗОВАНИИ ДИРЕКТОРА):
 Ноутбук: Apple MacBook Pro 16 2023 (Silver), S/N: C02, инв. № , 1 шт. Состояние: удовлетворительное, царапины на корпусе (акт осмотра приложен). Пароль администратора сменен.
 Смартфон: iPhone 15 Pro 256Gb (Natural Titanium), IMEI: 35, инв. № — 1 шт. Состояние: хорошее. Apple ID: corp@.ru — доступ передан.
Автомобиль: Toyota Camry 2022 г.в., цвет белый, гос. знак АМР 77, VIN: 4T1, инв. № . ПТС (оригинал), СТС (оригинал), 2 комплекта ключей, Договор ОСАГО № до , Договор КАСКО № до . Пробег на момент передачи: * км.
ДОСТУПЫ К ИНФОРМАЦИОННЫМ СИСТЕМАМ И РЕСУРСАМ (ПЕРЕДАЧА ПОДПИСЬЮ В ОТДЕЛЬНОМ ПЕРЕЧНЕ — ПРИЛОЖЕНИЕ № 2):
 Доступ к банк-клиенту (ПАО «Банк *»), передан токен, сменен PIN, права администратора переоформлены.
 Личный кабинет налогоплательщика (ФНС России) / ЕСИА (Госуслуги) организации — логин/пароль переданы в запечатанном конверте № 3.
 Информационная база 1С:Предприятие 8.3 («Управление торговлей / ERP / Бухгалтерия») — права полного доступа переданы, пароль администратора сменен в присутствии комиссии.
 Корпоративная электронная почта (director@.ru, Яндекс 360 / Google Workspace) — пароль сменен, двухфакторная аутентификация привязана к номеру нового директора: +7 -*—.
 Доступ к CRM-системе (Bitrix24 / AmoCRM / ) — права администратора переданы.
 Доступ к ЭДО (СБИС / Диадок / Контур.Экстерн) — ключи ЭП (КЭП) директора: срок действия до . Новый ключ ЭП для Петрова П.П.* оформлен / в процессе оформления (заявка № *).
ДОГОВОРНАЯ РАБОТА И АРХИВ:
 Папка с оригиналами действующих договоров (аренда недвижимости, основные поставщики, кредитные соглашения) — 1 папка (реестр договоров — Приложение № 3).
 Архив за 202_-202_ гг. (первичка, накладные, акты, счета-фактуры) — коробок, инвентаризационный список — Приложение № 4.
 Печати и штампы представительств / филиалов (г. *, г. *) — переданы по отдельным актам от ..202_ г.
ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ (РАСХОЖДЕНИЯ / ЗАМЕЧАНИЯ):
 Обнаружена недостача канцелярских товаров (ручки, бумага А4) на сумму руб. по сравнению с остатками в 1С. Комиссия признала списание в связи с естественной убылью / уходящий директор обязуется возместить ущерб до «___» ________ 202_ г. (зачеркнуть ненужное).
 Договор аренды офиса № от ..202_ г. подлежит продлению до ..202_ г. Дополнительное соглашение не подписано. Контроль за продлением передан входящему директору.
 Ключ ЭП (КЭП) уходящего директора И.И. Иванова* отозван / будет отозван в течение 3 рабочих дней.
ИМУЩЕСТВО ПРИНЯТО В ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ, СООТВЕТСТВУЕТ ПЕРЕЧНЮ, КАЧЕСТВУ И КОЛИЧЕСТВУ, УКАЗАННЫМ В НАСТОЯЩЕМ АКТЕ.
Претензий по количеству, качеству и комплектации не имею.
Акт составлен в 4 (четырех) экземплярах:
 — 1 экз. — уходящий директор (Иванов И.И.);
 — 1 экз; — вступающий директор (Петров П.П.);
 — 1 экз., главный бухгалтер (Козлова К.К.);
 — 1 экз;, архив организации / учредитель.
ПОДПИСИ:
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ
 ____________ / Сидоров С.С. /
 М.П. (При наличии печати)
ЧЛЕН КОМИССИИ (ГЛАВБУХ)
 ____________ / Козлова К.К. /
ЧЛЕН КОМИССИИ (ЮРИСТ/HR)
 ____________ / Смирнов С;С. /
ПЕРЕДАЛ (УХОДЯЩИЙ ДИРЕКТОР)
 ____________ / Иванов И.И. /
ПРИНЯЛ (ВСТУПАЮЩИЙ ДИРЕКТОР)
 ____________ / Петров П.П. / 

Критически важные приложения к акту

Не ограничивайтесь только основным документом. Для правовой защиты сторон обязательно приложите:

Приложение № 1: Оттиск печати. Обязательно поставьте оттиск главной печати на чистом листе, подпишите членами комиссии: «Оттиск печати соответствует оригиналу». Это защитит от подделки печати в будущем.
Приложение № 2: Перечень доступов и паролей (Конфиденциально). Отдельный документ, который храниться в сейфе или передается в запечатанном конверте. В акте пишется: «Перечень доступов передан в конверте № 1, подписан запечатан». Никогда не пишите пароли в теле основного акта!
Приложение № 3: Реестр ключевых договоров. Таблица: № договора, контрагент, суть, срок действия, этап исполнения, риски.
Приложение № 4: Акт инвентаризации ТМЦ (если проводилась полная инвентаризация). Если комиссия провела пересчет склада/офиса — отдельный акт инвентаризации (ф. ИНВ-3, ИНВ-5 или свой).
Приложение № 5: Акт осмотра автомобиля / техники. Отдельный протокол осмотра кузова, салона, пробега, комплектации (шины, джек, аптечка, знак аварийной остановки).

Особенности передачи электронной подписи (КЭП) и банк-клиента

Это зона наивысшего риска. КЭП директора — это личное средство идентификации.

Уходящий директор: Должен отозвать свою КЭП (через УЦ или лично в ФНС/МФЦ) в день ухода или до него. В акте фиксируется: «КЭП Серийный номер * отозвана / заявка на отзыв подана».
Вступающий директор: Должен получить свою новую КЭП. Нельзя «передавать» старую КЭП — это нарушение закона об ЭЦП (ФЗ-63) и регламентов банков/ФНС.
Банк-клиент: Обычно требует визита в банк с паспортами обеих сторон и печатью для переоформления прав доступа. В акте фиксируется: «Токены переданы, заявка в банк подана, временные пароли получены».

Типичные ошибки и как их избежать

Общие фразы вместо конкретики. «Передан архив документов» — неправильно. Правильно: «Передан архив за 2022-2023 гг. в 15 коробках по инв. списку Прил. № 4».
Игнорирование цифровых активов. Забывают про доступы к домену, хостингу, соцсетям, облачным дискам, CRM, 1С, ЭДО. Все доступы должны быть в Приложении № 2.
Отсутствие даты и времени. Если передача длилась 2 дня (инвентаризация склада), в акте должно быть: «Начало инвентаризации 10:00, окончание 18:00».
Подписание только двумя сторонами. Без подписей комиссии (представителя собственников и главбуха) акт имеет слабую доказательную силу в суде.
Несверка кассы и банка. Обязательно проведите кассовый сбор (Акт кассового сбора) и получите выписки по счетам на дату передачи. Остатки в акте должны совпадать с банком/кассой.
Передача печи без оттиска. Всегда делайте оттиск печати в акте или приложении.

Пошаговый алгоритм проведения процедуры

Подготовка (за 1-2 недели): Издание приказа о создании комиссии. Формирование перечня передаваемых активов бухгалтерией/админом/юристом.
Инвентаризация (за 1-3 дня до даты): Комиссия обходит офисы, склады, проверяет технику, считает кассу, сверяет выписки по счетам.
Подготовка проектов: Заполнение таблиц акта, печать приложений (реестр договоров, список доступов).
День передачи (День Х):
- Собрание комиссии и сторон.
- Проверка оттиска печати.
- Передача физических ключей, токенов, документов.
- Смена паролей в присутствии комиссии (1С, почта, банк-клиент, Госуслуги, CRM, Wi-Fi, роутеры, СКУД).
- Подписание акта в 4-х экземплярах.
- Передача конвертов с паролями (под роспись в акте или отдельной ведомости).
Пост-передача (в течение 3-5 дней):
- Визит в банк для переоформления карточки подписей и прав в банк-клиенте.
- Получение/отзыв КЭП у входящего/уходящего директора.
- Уведомление ФНС о смене директора (ф. Р14001) — в течение 3 дней (ст. 5 Закона № 129-ФЗ).
- Уведомление контрагентов, банков, фондов (если требуется).

Грамотно составленный Акт приема-передачи при смене директора — это не просто формальность для налоговой или банка, а главный инструмент защиты интересов бизнеса, собственников и обоих руководителей. Он фиксирует «точку отсчета» ответственности нового директора и «точку завершения» ответственности ушедшего.

Главные принципы: максимальная детализация, обязательное участие комиссии с представителем собственников, отдельная передача конфиденциальных доступов (паролей, ключей ЭП), фиксация расхождений (если есть) и подписание всеми заинтересованными сторонами в необходимом количестве экземпляров.

Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте перечень имущества под специфику вашей организации (производство, IT, торговля, строительство) и обязательно утвердите форму акта локальным нормативным актом компании.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении смены директора рекомендуется привлечь корпоративного юриста для учета специфики Устава и внутренних документов вашей организации.