Акт переписи — это первичный учетный документ, который фиксирует результаты инвентаризации имущества, финансовых обязательств или наличных денег. В отличие от акта приема-передачи (о котором шла речь в предоставленной справке), акт переписи отражает фактическое наличие активов на момент проверки и выявляет расхождения с учетными данными. На актуальными остаются унифицированные формы КОСГУ (инвентарные формы), утвержденные Росстатом, а также самостоятельно разработанные формы, утвержденные в учетной политике организации.

Нормативная база и виды актов переписи

Основным документом, регулирующим проведение инвентаризации, является Приказ Минфина РФ от № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». В 2026 году организации обязаны использовать формы, соответствующие ФСБУ 27/2021 «Документы и их учет» (для коммерческих организаций) или соответствующие стандарты бюджетного учета (для госсектора).

Основные унифицированные формы (актуальные на 2026 год):

• Форма ИНВ-22 — Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Самая распространенная форма для складов и магазинов.
• Форма ИНВ-18 — Акт инвентаризации расчетов с разными дебиторами и кредиторами (перепись долгов).
• Форма ИНВ-19 — Акт инвентаризации денежных средств в кассе.
• Форма ИНВ-15 — Акт инвентаризации основных средств.
• Форма ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-5 — Инвентаризационные описи (приложения к актам для детального перечня).

Важно: С 2013 года (Постановление Госстата № 286) унифицированные формы не являются строго обязательными для коммерческих организаций. Компания может разработать свой образец акта переписи, закрепив его в Учетной политике, но он должен содержать все реквизиты, предусмотренные ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты акта переписи

Любой законный образец акта переписи должен содержать следующие элементы (согласно ст. 9 ФЗ-402 и ФСБУ 27/2021):

1. Наименование документа: «Акт инвентаризации [вид имущества]».
2. Дата составления: День, месяц, год (например, 09 мая 2026 г.).
3. Наименование организации: Полное или сокращенное наименование юрлица или ИП (ФИО ИП маскируем: ИП *).
4. Основание проведения: Номер и дата приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации.
5. Состав инвентаризационной комиссии: Должности и ФИО председателя и членов комиссии (Фамилии маскируем: Иванов И.И. → * И.И., Петров П.П. → * П.П.).
6. Сроки проведения: Дата начала и окончания переписи.
7. Перечень инвентаризуемых объектов: Наименование, характеристики, единицы измерения.
8. Результаты пересчета: Фактическое количество (вес, объем), стоимость.
9. Сравнение с учетными данными: Количество и стоимость по учету на дату инвентаризации.
10. Выявленные расхождения: Излишки (дебет кор. счета 91/79), недостачи (кредит кор. счета 94/79/91).
11. Причины расхождений (если известны): Спор, порча, кража, ошибка учета.
12. Решение комиссии: Кому взыскать недостачу, как списать излишки, необходимость доп. расследования.
13. Подписи: Членов комиссии, материально ответственных лиц (МОЛ), представителей администрации. Расшифровка подписей (ФИО маскируем: * А.А.).

Пошаговая инструкция по заполнению (на примере ИНВ-22 / ТМЦ)

Шаг 1: Шапка документа

Заполняется наименование организации, структурное подразделение (склад, магазин), дата проведения. Указываеться номер и дата приказа о проведении инвентаризации (например, Приказ № * от ).

Шаг 2: Состав комиссии

В таблицу вносятся данные председателя и членов. Обязательно наличие представителя администрации (руководителя или зам. директора) и бухгалтера. МОЛ (кладовщик, продавец) в комиссию не входит, но присутствует при пересчете и подписывает акт.

Шаг 3: Табличная часть — описание ценностей

Заполняется на основании инвентаризационной описи (ИНВ-3 или ИНВ-5). Каждая номенклатурная позиция — отдельная строка.

Внизу акта сводятся общие суммы:

• Всего излишек выявлено: 625,00 руб. (Дт 41/10/43 — Кт 91.01 / 79.01).
• Всего недостач выявлено: 1 750,00 руб. (Дт 94 / 79.02 / 91.02 — Кт 41/10/43).

Текст заключения: «Комиссия установила, что недостача в размере 1 750,00 руб. возникла ввиду естественной убыли (сушки цемента), не превышающей норм естественной убыли, утвержденных Приказом № * от . Излишки в размере 625,00 руб. приняты к учету. Взыскание с МОЛ не производить».

Подписи: Председатель * И.И., Члены * П.П., * С.С., МОЛ * А.А., Бухгалтер * В.В..

Особенности акта переписи расчетов (Форма ИНВ-18)

Данный акт составляется для проверки правильности отражения расчетов с покупателями, поставщиками, подрядчиками, персоналом.

• Объект: Дебиторская и кредиторская задолженность.
• Метод: Сверка взаимных расчетов (акт сверки) + получение письменных подтверждений от контрагентов.
• Результат: Выявление просроченной задолженности, сомнительных долгов, ошибок в счетах.
• Решение: Создание резерва под сомнительные долги (Дт 91.02, Кт 63/76), списание безнадежных долгов по истечении срока давности (ст. 200 ГК РФ).

Электронный документооборот (ЭДО) и акты переписи в 2026 году

Согласно ФЗ-402 и ФЗ-63, первичные документы (в т.ч. акты инвентаризации) могут формироваться в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

• В 1С:Предприятие 8.3 (релизы 2024-2026) реализован функционал «Инвентаризация товаров» с печатными формами ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-18, поддерживающий ЭДО.
• При использовании ЭДО оригиналом является электронный файл. Бумажная копия со штампом «Копия верна» не требуется, если нет требований контролирующих органов на бумажном носителе.
• Хранение: срок хранения актов инвентаризации — не менее 5 лет после составления (для актов инвентаризации расчетов — до погашения обязательств, но не менее 5 лет).

Типичные ошибки при составлении акта переписи

1. Отсутствие приказа о проведении инвентаризации. Акт без основания не имеет юридической силы.
2. МОЛ в составе комиссии. Нарушение принципа независимости проверки. МОЛ только присутствует и подписывает за ознакомление.
3. Заполнение «по памяти» без описей. Акт должен опираться на инвентаризационные описи (ИНВ-3, ИНВ-5), подписанные всеми членами комиссии и МОЛ на каждой странице.
4. Игнорирование естественной убыли. Недостачи в пределах норм естественной убыли списываются на издержки производства (Дт 20/25/44, Кт 10), а не взыскиваются с МОЛ.
5. Просрочка проведения. Инвентаризация должна быть завершена к дате составления отчетности (для годовой — к 31.12). Акт, составленный в 2027 году за 2026 год, некорректен для отчетности 2026 года.

Образец заполнения реквизитов (маскированный)

Грамотно составленный акт переписи, это гарантия того, что результаты инвентаризации будут приняты налоговыми органами, аудиторами и судами. В 2026 году ключевыми моментами остаются: строгое соблюдение процедуры (приказ -> опись -> акт), независимость комиссии от МОЛ, корректная оценка выявленных расхождений (по учетным ценам) и своевременное оформление бухгалтерских проводок на основании акта. Используйте унифицированные формы (ИНВ-22, ИНВ-18) или утвержденные в Учетной политике собственные бланки, обязательно включая все реквизиты ст. 9 ФЗ-402;

Статья подготовлена на основании действующего на законодательства (ФЗ-402, ФСБУ 27/2021, Приказ Минфина № 49, Постановление Госстата № 286). Персональные данные, адреса и номера документов в примерах замаскированы символами * в соответствии с требованиями конфиденциальности.