Уход главного бухгалтера без организованного процесса передачи дел может нанести компании серьезный ущерб. Из-за отсутствия или утери документов, незакрытых обязательств перед бюджетом и контрагентами организация рискует столкнуться со штрафами, налоговыми доначислениями и проблемами при проверках. Именно поэтому передача дел главбухом должна быть оформлена документально — в виде акта приема-передачи дел.

Зачем нужен акт передачи дел

Акт передачи дел, это документ, который фиксирует факт передачи новому главному бухгалтеру (или иному уполномоченному лицу) всех документов, ценностей, ключей, печатей и доступов, связанных с ведением бухгалтерского и налогового учета. Он выполняет несколько функций:

• защищает увольняющегося главбуха от претензий в будущем;
• определяет круг ответственности нового сотрудника;
• фиксирует состояние учета на дату передачи;
• служит доказательством при возможных спорах и проверках.

Когда составляется акт

Акт оформляется в следующих случаях:

1. увольнение главного бухгалтера (по собственному желанию, соглашению сторон и т.д.);
2. перевод главбуха на другую должность;
3. длительный отпуск, декрет, больничный;
4. смена руководителя организации (по решению собственников);
5. реорганизация или ликвидация компании.

Что подлежит передаче

Перед составлением акта рекомендуется провести инвентаризацию. Передаче подлежат:

• первичные документы — накладные, акты, счета-фактуры, кассовые документы;
• регистры бухгалтерского и налогового учета;
• бухгалтерская и налоговая отчетность за текущий и прошлые периоды;
• учетная политика организации;
• договоры с контрагентами;
• банковские документы, ключи от системы «клиент-банк», токены, ЭЦП;
• печати и штампы (если хранятся у главбуха);
• доступы к программам (1С, личные кабинеты ФНС, ПФР, ФСС, Госуслуги);
• архивные документы и опись дел;
• сведения о дебиторской и кредиторской задолженности.

Структура акта передачи дел

Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому организация разрабатывает его самостоятельно. Документ должен содержать:

1. наименование организации и реквизиты;
2. дату и место составления;
3. ФИО и должности передающей и принимающей сторон;
4. перечень передаваемых документов, ценностей и доступов;
5. состояние расчетов с бюджетом, контрагентами, сотрудниками;
6. выявленные недостачи или расхождения (при наличии);
7. подписи сторон и (при необходимости) членов комиссии.

Образец акта передачи дел главным бухгалтером

АКТ № ___
приема-передачи дел главного бухгалтера

г. Москва                                 &