Акт приема-передачи (или акт об оказании услуг), это ключевой первичный учетный документ, фиксирующий факт передачи квартиры в аренду и принятия ее арендатором. В отличие от договора, который устанавливает условия отношений, акт подтверждает факт исполнения обязательств: собственник сдал жилье, а наниматель его принял. Без подписанного акта стороны остаются в правовом вакууме: арендодатель не может подтвердить исполнение обязательства по передаче, а арендатор — факт принятия объекта в определенном состоянии.

В данной статье мы подробно разберем виды актов, обязательные реквизиты, отличия для физических и юридических лиц, предоставим актуальные образцы на 2026 год и проанализируем судебную практику и налоговые риски.

Правовая природа акта: почему он обязателен?

Согласно ст. 655 ГК РФ (Передача вещи арендатору) и ч. 1 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», передача имущества в аренду должна оформляться документом, подтверждающим факт передачи. Для налогового учета (НДС, налог на прибыль) акт является основанием для признания доходов/расходов (п. 1 ст. 248, ст. 313 НК РФ).

• Для юрлиц и ИП: Акт — строгий бухгалтерский документ. Без него невозможно легально списать НДС с арендных платежей или подтвердить расходы по налогу на прибыль.
• Для физических лиц (найм жилого помещения, ст. 671 ГК РФ): Закон не требует акта под страхом недействительности договора, но без акта обязанность передать жилье считается неисполненной. В суде акт — единственное доказательство состояния квартиры на момент заселения/выселения (позиция Минфина в Письме от № 03-03-07/803).

Важное различие терминологии

• Аренда — передача имущества в пользование за плату юридическому лицу или ИП (для предпринимательской деятельности).
• Найм, передача жилого помещения гражданину для проживания (ст. 671 ГК РФ).
• На практике документы часто называют «Акт приема-передачи квартиры при аренде» независимо от статуса сторон, суть от этого не меняется.

Основные виды актов при аренде квартиры

Не путайте два принципиально разных документа:

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»)

Любой акт (и приема-передачи, и об оказании услуг) должен содержать:

1. Наименование документа (например, «Акт приема-передачи квартиры» или «Акт об оказании услуг по договору аренды»).
2. Дата составления и место составления (город).
3. Номер документа (сквозная нумерация или по договору).
4. Наименование сторон:
   • Юрлицо/ИП: Полное наименование, ИНН, КПП, адрес, ФИО представителя, основание действия (Устав/Доверенность).
   • Физлицо: ФИО полностью, паспортные данные (серия, номер, кем выдан, когда, код подразделения), адрес регистрации. В примерах ниже чувствительные данные замаскированы: серия * номер , выдан * г.*
5. Ссылка на основание: Номер и дата Договора аренды/найма.
6. Суть бизнес-события: что именно передается/оказывается (адрес квартиры, кадастровый номер, площадь, период аренды).
7. Измерение в натуральных единицах: кв. м., шт. (ключи), кВт·ч/м³ (показания счетчиков).
8. Стоимость (для акта об услугах): сумма цифрами и прописью, НДС выдельно (если арендодатель на общем режиме).
9. Подписи уполномоченных лиц с расшифровкой (ФИО) и датой. Для юрлиц — печать (при наличии).

Образец №1: Акт приема-передачи квартиры (между физическими лицами)

Наиболее детальная форма, защищающая интересы обеих сторон при сдаче жилья в наем. Основана на практике судов и рекомендациях экспертов (источник: Amulex, КонсультантПлюс).

Структура документа

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ КВАРТИРЫ ПРИ НАЕМЕ
г. , «___» _____________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Наниматель (Арендатор): ________________________________________________________
Паспорт: серия  № , выдан  * г. , код подразделения -*
Проживающий по адресу: , д. , кв. *
с одной стороны, и

Наймодатель (Арендодатель): ________________________________________________________
Паспорт: серия * № , выдан  * г. , код подразделения -*
Проживающий по адресу: , д. , кв. *
с другой стороны, действующий от своего имени / на основании доверенности № * от ,

в соответствии с Договором найма жилого помещения №  от «___» ________ 20__ г.,
составили настоящий Акт о следующем:

ПРЕДМЕТ ПЕРЕДАЧИ
Наймодатель сдал, а Наниматель принял в наем квартиру общей площадью ___ кв.м.
по адресу: , д. , кв. , этаж .
Кадастровый номер: ___:___:______:___.

СОСТАВ ПОМЕЩЕНИЙ И ИХ ПЛОЩАДИ

 
Жилая комната 1: ___ кв.м.
 
Жилая комната 2: ___ кв.м.
 
Кухня: ___ кв.м.
 
Ванная комната / Санузел: ___ кв.м.
 
Коридор: ___ кв.м.
 
Лоджия / Балкон: ___ кв.м.
 
Встроенные шкафы: ___ кв.м.


ТЕХНИЧЕСКОЕ СОСТОЯНИЕ И КОММУНИКАЦИИ
Квартира оборудована: центральным отоплением, холодным/горячим водоснабжением, канализацией, электроосвещением, газоснабжением (да/нет), интернетом/ТВ (да/нет).
Состояние отделки: описано детально ниже / пригодное для проживания / требует косметического ремонта.
Рекомендуется фотофиксация каждого дефекта (царапины, сколы, пятна) с приложением к акту.

ОПИСЬ ИМУЩЕСТВА, ПЕРЕДАВАЕМОГО В ПОЛЬЗОВАНИЕ (ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ)
Заполняется поштучно: наименование, модель, цвет, состояние (новое/б/у, дефекты), инвентарный номер (есть).


 
№
Наименование (модель)
Кол-во
Состояние / Дефекты
 

 
1
Холодильник (Бренд, Модель)
1
Рабочее, царапина на боковой стенке справа
 
2
Стиральная машина (Бренд, Модель)
1
Рабочее, без видимых дефектов
 
3
Диван (угловой, ткань)
1
Пятно на левом подлокотнике (диаметр 5 см)
 
...
...
...
...
 

Приложение: Фотографии квартиры и имущества на ___ листах, подписанные обеими сторонами.

ПОКАЗАНИЯ СЧЕТЧИКОВ РЕСУРСОВ НА МОМЕНТ ПЕРЕДАЧИ

 
Ресурс
Тип счетчика / №
Показания
Статус расчетов (долг есть/нет)
 

 
Электричество (день/ночь)
№ * / № 
___ / ___ кВт·ч
Долга нет / Долг за ___ мес. остается за Наймодателем
 
Холодная вода
№ 
___ м³
Долга нет
 
Горячая вода
№ *
___ м³
Долга нет
 
Газ
№ *
___ м³
Долга нет
 

КЛЮЧИ И СРЕДСТВА ДОСТУПА
Передано комплектов ключей от входной двери квартиры: ___ шт.
Передано ключей от домофона / двери подъезда: ___ шт.
Передано пультов от шлагбаума / двери подъезда: ___ шт.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Стороны подтверждают, что квартира передана в надлежащем состоянии, соответствующем п.п. 2-4 настоящего Акта.
Наниматель не имеет претензий к состоянию квартиры и имущества на момент приемки.
Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой Стороны.
При выезде возврат квартиры оформляется аналогичным Актом приема-передачи (возврата) с сверкой данного документа.

ПОДПИСИ СТОРОН:

НАЙМОДАТЕЛЬ (АРЕНДОДАТЕЛЬ) НАЕМАТЕЛЬ (АРЕНДАТОР)
__________________ / __________________ __________________ / __________________
(Подпись) (Ф.И.О. полностью) (Подпись) (Ф.И.О. полностью)

Образец №2: Акт об оказании услуг по аренде (для расчетов с юрлицами/ИП)

Документ строгой отчетности для бухгалтерии. Используется ежемесячно для подтверждения арендных платежей. Основан на форме из системы ГАРАНТ (источник [2]) и типовых бланках (источник [1]).

АКТ ОБ ОКАЗАНИИ УСЛУГ ПО ДОГОВОРУ АРЕНДЫ № ___ от «___» ________ 20__ г.

г. , «___» _____________ 20__ г.

Арендодатель: ООО «» / ИП *
ИНН * КПП * (для юрлиц)
Адрес: , д. , офис 
В лице: _________________________ (Должность, Ф.И.О.), действующего на основании Устава / Доверенности № 
с одной стороны,

Арендатор: ООО «» / ИП 
ИНН * КПП *
Адрес: , д. , офис *
В лице: _________________________ (Должность, Ф.И.О.), действующего на основании Устава / Доверенности № *
с другой стороны,

подписали настоящий Акт о нижеследующем:

В соответствии с Договором аренды № ___ от «___» ________ 20__ г. (далее — Договор), услуги по аренде нежилого/жилого помещения (квартиры) общей площадью ___ кв.м., расположенного по адресу: , д. , кв. *, кадастровый номер ___:___:______:___, в период с «___» ________ 20__ г. по «___» ________ 20__ г. оказаны в полном объеме и надлежащем качестве.

Стоимость указанных услуг по аренде за указанный период составляет:

 
№
Наименование услуги
Ед. изм.
Кол-во (мес.)
Цена за мес. (руб.)
Сумма (руб.)
 

 
1
Аренда квартиры по адресу: , д. , кв. *
мес.
1 (один)
___ ___ руб. ___ коп.
___ ___ руб. ___ коп.
 


ИТОГО: ___ ___ руб. ___ коп.
В том числе НДС (20% / 10% / 0% / без НДС): ___ ___ руб. ___ коп.
Сумма прописью: ________________________________________________________________________ рублей ___ копеек.

Оплата производится путем перечисления денежных средств на расчетный счет Арендодателя:
Банк: , БИК , к/с , р/с .

Стороны подтверждают отсутствие претензий друг к другу по объему, качеству, срокам оказания услуг и расчетам за указанный период.

Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

ПОДПИСИ СТОРОН:

АРЕНДОДАТЕЛЬ АРЕНДАТОР
М.П. (при наличии) М.П. (при наличии)
__________________ / __________________ __________________ / __________________
(Должность, Подпись, Ф.И.О.) (Должность, Подпись, Ф.И.О.)

Критически важные детали заполнения (Чек-лист)

А. Адрес и кадастровый номер

Указывайте точный адрес (как в ЕГРН/БТИ) и кадастровый номер. Если квартира состоит из нескольких комнат, перечислите их площади отдельно. Это исключает споры о «площади балкона» или «встроенных шкафах».

Б. Опись имущества — главная защита залога

Фраза «мебель в хорошем состоянии» — бесполезна в суде. Пишите детально:

• Холодильник Samsung RB30, серебристый, царапина на двери морозильной камеры (фото №1).
• Диван-кровать IKEA Friheten, серый, пятно от кофе на правом сиденье диаметром 10 см (фото №2).

Приложите фотографии к акту, пронумеруйте их и поставьте подписи сторон на обороте каждого фото или в приложении.

В. Показания счетчиков — источник 90% споров

Обязательно фиксируйте:

1. Тип ресурса (электричество день/ночь, ХВС, ГВС, газ).
2. Номер счетчика (заводской).
3. Показания на момент передачи.
4. Статус задолженности: «Долга нет» или «Долг за период ___ остается за Арендодателем».

Г. Ключи и доступ

Укажите точное количество комплектов ключей от квартиры, подъезда, домофона, пультов от шлагбаума. При выезде арендатор вернет столько же. Потеря ключей = замена замков за счет залога.

Д. НДС в акте об услугах

• Арендодатель на ОСНО (общей системе): НДС 20% выделяется строкой. Арендатор принимает к вычету.
• Арендодатель на УСН «Доходы» / Патент / Аренда физлицу: строка «Без НДС» или «НДС не облагается».
• Арендодатель на УСН «Доходы минус расходы»: НДС не выделяется, но доход учитывается полностью.

Важно: Если в договоре цена «с НДС», а арендодатель сменил режим на УСН — нужен доп. соглашение и новый акт без НДС.

Налоговые риски и ошибки (по материалам КонсультантПлюс)

Риск 1: «Арендные каникулы» как дарение

Если в акте/договоре зафиксирован период бесплатного пользования между коммерческими организациями — это дарение, запрещенное п. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ. Условие недействительно. Налоговая доначислит НДС с безвозмездной реализации (п. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ) у арендодателя и налог на прибыль у арендатора (п. 8 ст. 250 НК РФ).

Риск 2: Акт вместо счета-фактуры

Акт об оказании услуг НЕ заменяет счет-фактуру для целей вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Арендодатель на ОСНО обязан выставить СФ в ЭДО/бумажном виде. Акт, подтверждение факта услуги для сторон, СФ — для налоговой.

Риск 3: Передача ОС (основных средств) в аренду

Если сдаеться квартира, числящаяся на балансе компании как ОС, при передаче/возврате обязателен Акт приема-передачи ОС (форма ОС-1 или свой бланк) для бухгалтерии (амортизация, списание/поступление). Обычный бытовой акт не подойдет для учета ОС.

Акт при возврате квартиры (Выездной акт)

Это второй экземпляр акта приема-передачи, подписываемый в день окончания договора.

Алгоритм действий:

1. Возьмите первый акт заселения (оригинал или копию).
2. Пройдитесь по всем пунктам: опись имущества, состояние отделки, показания счетчиков.
3. В новом акте (или в графе «Состояние при возврате» старого, если форма позволяет) фиксируйте: «Соответствует акту заселения» или «Выявлены отличия: …».
4. Снимайте свежие фото/видео.
5. Рассчитываете коммуналку по показаниям на день выезда.
6. Прописываете: «Залог в размере ___ руб. возвращен Арендатору в полном объеме / удержан в части ___ руб. за ущерб: (перечень). Претензий больше нет».

Принцип: Естественный износ (потертости ламината за 3 года, пожелтение обоев) — за счет арендодателя. Ущерб (прожженная дырка в диване, разбитое стекло, сдирающийся ламинат из-за залива), за счет арендатора (из залога). Доказательная база — сравнение двух актов.

Электронный документооборот (ЭДО) и ЭЦП

Для юрлиц и ИП с 2026 года актуально использование ЭДО (Диадок, СБИС, Контур.Экстерн и др.).

• Акт об оказании услуг подписывается квалифицированной ЭЦП уполномоченных лиц.
• Акт приема-передачи (при передаче имущества) также может оформляться в ЭДО, если стороны согласовали это в договоре (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 9 ФЗ-402).
• Для физлиц ЭЦП не обязательна, но удобна (Госуслуги/Квалифицированная ЭЦП физлица). Простая письменная форма (ручная подпись на бумаге) остается золотым стандартом для жилья.

Типичные ошибки, ведущие к спорам

1. Нет акта приема-передачи при заселении. Арендатор засел, через месяц утечка воды у соседей снизу. Арендодатель винит арендатора, арендатор говорит «было до меня». Суд делит убытки пополам или в пользу арендатора (недоказанность вины).
2. Общие формулировки в описи. «Мебель есть, техника работает». Невозможно доказать, что дырка в диване сделала именно кошка арендатора, а не предыдущий жилец.
3. Не сняты показания счетчиков. При выезде арендатор оставляет долг 15 000 руб. за электричество. Арендодатель платит сам, удерживает из залога. Арендатор судится — нет доказательств показаний на заселении; Суд в пользу арендатора.
4. Акт подписан только одной стороной. Юридической силы нет. Нужен оригинал с двумя подписями (или два оригинала с подписями обеих сторон на каждом).
5. Несоответствие договору. В договоре адрес: «ул. Ленина, д. 10, кв. 5», в акте: «ул. Ленина, д. 10, кв. 5А» или площадь 45 кв.м. вместо 42 кв.м. Налоговая может не принять расходы, суд — не применить акт к договору.

Резюме: чек-лист идеального акта

• [ ] Название: «Акт приема-передачи» (заселение/выезд) ИЛИ «Акт об оказании услуг» (ежемесячный).
• [ ] Номер, дата, город.
• [ ] Полные реквизиты сторон (паспорта физлиц / ИНН, КПП, Устав/Доверенность юрлиц).
• [ ] Ссылка на номер и дату Договора аренды/найма.
• [ ] Точный адрес, кадастровый номер, площадь, состав комнат.
• [ ] Детальная опись имущества с дефектами + фотофиксация (приложение).
• [ ] Показания ВСЕХ счетчиков + статус долгов за КУ.
• [ ] Количество ключей/пультов.
• [ ] Фраза «Претензий нет» / «Претензии: …».
• [ ] Сумма, НДС (для акта услуг), прописью.
• [ ] 2 экземпляра, 2 подписи (с расшифровкой), печати (если есть).

Грамотно составленный акт — это не бюрократия, а ваш главный страховой полис в арендных отношениях. Для физических лиц он спасает залог и нервы при выезде. Для бизнеса, это основа для налоговых вычетов, расходов и защиты от претензий налоговой инспекции.

Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируйте под свою сделку (добавьте парковку, кладовку, специфическое оборудование) и всегда подписывайте в двух экземплярах лично при встрече. Если сумма аренды высока или объект ценный — потратьте 3-5 тысяч рублей на юриста для подготовки индивидуального бланка акта и договора; это дешевле любого судебного процесса.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Актуальность нормативной базы проверена на . Для решения конкретных вопросов обратитесь к профессиональным юристам.