Акт — один из самых востребованных документов в деловом обороте любой компании. С его помощью фиксируют факты выполнения работ, оказания услуг, приема-передачи товаров и документов, результаты проверок и многие другие события. В этой статье разберем, какие виды актов существуют, какие реквизиты обязательны, и приведем образец составления.
Что такое акт и зачем он нужен
Акт — это документ, который составляют несколько лиц (как правило, представители сторон договора или комиссия) для подтверждения какого-либо факта, события или действия. Акт служит:
- доказательством исполнения обязательств по договору;
- основанием для оплаты выполненных работ или оказанных услуг;
- первичным учетным документом для бухгалтерии;
- защитой интересов компании при возникновении споров и в суде.
Основные виды актов для фирмы
- Акт выполненных работ (оказанных услуг) — ключевой документ в отношениях заказчика и подрядчика. Выставляется в день завершения работ подрядчиком.
- Акт приема-передачи — товаров, документов, оборудования, помещений.
- Акт сверки взаиморасчетов, подтверждает состояние расчетов между контрагентами.
- Акт о расхождении и несоответствии товара (например, по форме ТОРГ-2) — составляется при выявлении недостачи или брака.
- Акт проверки — фиксирует результаты внутренней или внешней проверки.
- Акт об отказе работника ознакомиться с документом — составляется кадровой службой, когда сотрудник отказывается подписывать приказ или положение.
- Акт списания — материалов, основных средств, малоценных ценностей.
Обязательные реквизиты акта
Унифицированной формы для большинства актов не существует — компания вправе разработать собственный бланк и утвердить его в учетной политике. Однако согласно ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, первичный документ должен содержать:
- наименование документа (например, «Акт сдачи-приемки выполненных работ»);
- дату составления;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину измерения (в натуральном и денежном выражении);
- должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Образец акта выполненных работ
Ниже приведен примерный шаблон, который можно адаптировать под нужды вашей фирмы:
АКТ № ___ сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг)
г. Москва «___» __________ 20___ г.
ООО «__________», ИНН 77**, в лице генерального директора Иванова И. И., именуемое в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны, и ООО «__________», ИНН 77**, в лице директора Петрова П. П., именуемое в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:
Исполнитель выполнил, а Заказчик принял следующие работы (услуги) по договору № ___ от «___» ________ 20___ г.:
- Наименование работы — количество — цена — сумма;
Работы выполнены в полном объеме, в установленные сроки и с надлежащим качеством.
Претензий по объему, качеству и срокам выполнения работ Заказчик не имеет.
Исполнитель: Генеральный директор __________ /Иванов И. И./
Заказчик: Директор __________ /Петров П. П./
Правила оформления и типичные ошибки
На что обратить внимание
- Акт составляется минимум в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
- Дата акта должна соответствовать фактическому завершению работ.
- Обязательно указывайте реквизиты договора, в рамках которого выполнялись работы.
- Подписывать акт должны уполномоченные лица, руководители или представители по доверенности.
- Суммы прописывайте цифрами и прописью, чтобы исключить разночтения.
Частые ошибки
- отсутствие ссылки на договор;
- неполные реквизиты сторон (нет ИНН, адреса);
- подпись лица без полномочий;
- несоответствие сумм в акте и счете-фактуре;
- отсутствие даты составления.
Сроки хранения актов
Акты как первичные учетные документы необходимо хранить не менее 5 лет после окончания отчетного года. Кадровые акты (например, об отказе от ознакомления с документами) могут храниться значительно дольше — до 50–75 лет в зависимости от вида документа.
Грамотно составленный акт — это надежная защита интересов фирмы и основа корректного бухгалтерского и налогового учета. Разработайте шаблоны актов для типовых ситуаций вашей компании, утвердите их в учетной политике и используйте в повседневной работе. При необходимости образцы актов можно скачать в форматах Word, Excel или PDF на профильных бухгалтерских порталах либо заполнить онлайн и сразу отправить контрагенту;
Обратите внимание: приведенный образец носит ознакомительный характер. Для сложных сделок рекомендуется согласовать форму акта с юристом или бухгалтером вашей организации.