Инвентаризация, это обязательная процедура проверки фактического наличия имущества и обязательств организации путем их сверки с учетными данными. Ключевым итоговым документом этого процесса является заключительный акт инвентаризации. Именно он фиксирует результаты проверки, выявленные расхождения (излишки или недостачи) и служит основанием для принятия управленческих решений и корректировки бухгалтерского учета.
В статье подробно разберем виды актов, единые формы, правила заполнения в 2024–2026 годах, а также предоставим типичные образцы для различных ситуаций. Актуальность информации подтверждена на .
Нормативная база и единые формы
До 2013 года использование единых форм было обязательным для всех. Сейчас, согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9), организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, включая акты инвентаризации, и закреплять их в учетной политике.
Тем не менее, большинство предприятий продолжают использовать утвержденные ранее Госкомстатом единые формы, так как они содержат все реквизиты, предусмотренные ст. 9 ФЗ-402, и не вызывают вопросов у проверяющих органов.
Основные единые формы актов (Приказ Минфина № 88 от ):
- Форма № ИНВ-1 — Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
- Форма № ИНВ-3, Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами.
- Форма № ИНВ-5 — Акт инвентаризации финансовых вложений.
- Форма № ИНВ-6, Акт инвентаризации основных средств.
- Форма № ИНВ-7, Акт инвентаризации библиотечных фондов.
- Форма № ИНВ-11 — Акт инвентаризации кассовых денежных средств.
- Форма № ИНВ-15, Акт инвентаризации предметов бесприходного достояния.
- Форма № ИНВ-18 — Акт инвентаризации непрофильных активов.
- Форма № ИНВ-19 — Акт инвентаризации имущества, переданного в аренду.
- Форма № ИНВ-22 — Акт инвентаризации имущества, находящегося у третьих лиц.
- Форма № ИНВ-23 — Акт инвентаризации нематериальных активов.
- Форма № ИНВ-26 — Акт инвентаризации работ в процессе выполнения (незавершенное производство).
Важно: Если организация разрабатывает собственную форму, она обязана содержать следующие реквизиты (ст. 9 ФЗ-402):
- Наименование документа.
- Дата составления.
- Наименование организации.
- Содержание хозяйственной операции (факты экономической жизни).
- Единицы измерения (в натуре и денежном выражении).
- Должности лиц, составивших документ, их подписи с расшифровкой.
Структура заключительного акта: обязательные элементы
Независимо от используемой формы (единой или собственной), заключительный акт состоит из трех логических блоков:
Шапка документа
- Наименование организации (полное или сокращенное).
- Наименование документа: «Акт инвентаризации…».
- Дата составления (день, месяц, год).
- Место составления (город, населенный пункт).
- Номер документа (по порядку или сквозная нумерация).
Сведения о комиссии и основании
- Номер и дата приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации.
- Состав инвентаризационной комиссии: ФИО председателя и членов (Фамилии маскируются: Иванов И.И. → * * *).
- Должности членов комиссии.
- Период проведения инвентаризации (даты начала и окончания).
- Объект инвентаризации (касса, склад №1, расчеты с покупателями и т.д.).
Табличная часть (Сведения о результатах)
Это основная часть акта. Структура строк зависит от объекта, но общие колонки:
- Порядковый номер.
- Наименование объекта (код, артикул, номер счета).
- Единица измерения.
- По учетным данным (количество, сумма).
- По фактическим данным (количество, сумма).
- Отклонения:
- Излишки (количество, сумма).
- Недостачи (количество, сумма).
- Примечания (причины расхождений, ссылки на документы-основания).
Заключительная часть и подписи
- Решение по списанию/капитализации (если принято на заседании).
- Подписи всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО → * * *).
- Подпись материально ответственного лица (МОЛ) с указанием согласия/несогласия с результатами.
- Подпись руководителя организации (утверждающего акт).
- Печать организации (при наличии).
Особенности оформления по видам активов (Образцы)
Ниже приведены типичные примеры заполнения для самых частых объектов инвентаризации. Во всех образцах конфиденциальные данные (ФИО, адреса, телефоны, ИНН/КПП конкретных контрагентов) заменены на *.
Акт инвентаризации кассовых денежных средств (по форме ИНВ-11)
Проводится ежегодно к 31 декабря, при смене кассира, при выявлении хищений.
Форма № ИНВ-11
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Дата составления: 31 декабря 2025 г.
Место составления: г.
Основание: Приказ директора ООО «Ромашка» № от г.
Состав комиссии:
Председатель: Зам. директора по экон. вопросам * * (подпись) ___________
Член: Главный бухгалтер * (подпись) ___________
Член: Начальник отдела внутреннего аудита * * (подпись) ___________
Инвентаризацию производили: с 10:00 до 12:30 г.
ТАБЛИЧНАЯ ЧАСТЬ:
———————————————————————————
| № | Валюта | По учетным данным | По факту (пересчет) | Отклонение |
| | | Сумма | Сумма | Излишек | Недостача |
———————————————————————————
| 1 | Рубль | 150 000,00 | 150 000,00 | 0 | 0 |
| 2 | USD | 5 000,00 (450 000)| 5 000,00 (450 000) | 0 | 0 |
———————————————————————————
ИТОГО по учету: 600 000,00 руб. | ИТОГО по факту: 600 000,00 руб.
Подписи:
Кассир (МОЛ): * /Согласен/ ___________
Председатель комиссии: * ___________
Утверждаю: Директор ООО «Ромашка» * * ___________ «___» ________ 202_ г.
М.П.
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей (по форме ИНВ-1 / ИНВ-3 для оптовых баз)
Оформляется в двух экземплярах: один остается в бухгалтерии, второй — у МОЛ (кладовщика).
Форма № ИНВ-1
Организация: АО «СтройМаш»
Склад: Центральный склад (г. , ул. , д. )
Комиссия (Приказ № от ):
Председатель: Тех. директор *
Члены: Зав. складом * , Экономист * *
РЕЗУЛЬТАТЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ:
| № | Номенклатура / Код | Ед.изм. | По учете (кол-во/сумма) | Факт (кол-во/сумма) | Излишки | Недостача | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Цемент М500 / 001 | Мешок | 1000 / 350 000 | 1005 / 351 750 | 5 / 1 750 | — | Сортировка при приемке без акта |
| 2 | Арматура А500 / 045 | Тонна | 50,000 / 3 000 000 | 49,800 / 2 988 000 | — | 0,200 / 12 000 | Естественная убыль (сушка) |
| 3 | Краска акрил. / 112 | Банка | 200 / 100 000 | 198 / 99 000 | — | 2 / 1 000 | Брак упаковки (акт № *) |
ИТОГО ИЗЛИШКИ: 1 750 руб; | ИТОГО НЕДОСТАЧА: 13 000 руб.
Излишки цемента (5 мешков) капитализировать за счет доходов будущих периодов (Дт 91.1 / Кт 10).
Недостачу арматуры (0,2 т) списать на издержки производства в пределах норм естественной убыли (Дт 20 / Кт 10).
Недостачу краски (2 банки) взыскать с МОЛ (зав. складом * * ) по основанию приказа № от (Дт 73.02 / Кт 10).
Подписи членов комиссии: ___________ / * * / ___________ / * / ___________ / *
МОЛ (Зав. складом): * / С результатами не согласен по п.2, пишу объяснительную / ___________
Утверждаю: Генеральный директор АО «СтройМаш» * * ___________ «15» января 2026 г.
Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (Форма ИНВ-3 / ИНВ-17)
Критически важен для создания резерва под сомнительные долги и налогового учета (НДФЛ, НДС).
Организация: ИП * *
Комиссия: Председатель — ИП * , Член — Бухгалтер * *.
СВЕДЕНИЯ О ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПОКУПАТЕЛЕЙ (Дебиторская задолженность):
| Контрагент | Договор/Счет № | Сумма по учете | Подтверждено контрагентом | Расхождение | Срок просрочки | Резерв (оценка) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ООО «Вектор» | Дог. № * от | 500 000 | 500 000 | 0 | 0 дней | Не создается |
| АО «СтройГрупп» | Счет № * от | 1 200 000 | 1 000 000 | 200 000 (спор) | 45 дней | Резерв 50% = 600 000 |
| ИП * * | Дог. № | 300 000 | Не подтверждено | 300 000 | 360+ дней | Резерв 100% = 300 000 |
СВЕДЕНИЯ О ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПЕРЕД ПОСТАВЩИКАМИ (Кредиторская задолженность):
| Контрагент | Документ основание | Сумма по учете | Подтверждено | Протухшие (Срок > 3 лет) |
|---|---|---|---|---|
| Завод «Металл» | Накл. № | 800 000 | Да | Нет |
| ООО «Логистик Плюс» | Акт сверки № | 50 000 | Нет (контрагент ликвидирован) | Да (4 года) |
РЕШЕНИЯ КОМИССИИ:
Признать долг ИП * * * на сумму 300 000 руб. безнадежным, списать на финансовый результат (Дт 91.2 / Кт 76.АВ).
Создать резерв под сомнительные долги на ООО «СтройГрупп» 600 000 руб. (Дт 91.2 / Кт 63).
Кредиторскую задолженность перед ООО «Логистик Плюс» 50 000 руб. признать протухшей, включить в доходы (Дт 62 / Кт 91.1) с начислением НДС/НП.
Подписи: ___________ / * * / ___________ / * *
Акт инвентаризации основных средств (Форма ИНВ-6)
Проводится реже (раз в 3 года обычно), но обязательно при смене МОЛ, реорганизации, пожарах.
Форма № ИНВ-6
Организация: Бюджетное учреждение «Школа № »
Подразделение: Корпус 1, Кабинет информатики №
Комиссия (Приказ директора № ):
Председатель: Зав. хозчастью *
Члены: Сисадмин * , Учитель информатики * *
РЕЗУЛЬТАТЫ:
| Инв. № | Наименование ОС | Год ввода | Исх. стоимость | Состояние | Факт нахождения | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 00125 | Сервер HP ProLiant | 2021 | 450 000 | Исправен | На месте | — |
| 00126 | МФУ Canon | 2020 | 80 000 | Требует ремонта | На месте | Оформлен акт на списание № * |
| 00127 | Ноутбук Lenovo | 2022 | 120 000 | — | ОТСУТСТВУЕТ | Не выдан по росписи. Расследование. |
| Б/Н | Монитор Samsung (не учтен) | 2023 (предп.) | 15 000 (оц.) | Исправен | На месте | ИЗЛИШЕК. Капитализировать. |
ОС инв. № 00126 (МФУ) передать на списание в установленном порядке.
По ОС инв. № 00127 (Ноутбук) выявлена недостача. Составить акт расследования, направить в (полиция/СБ). Взыскать с виновного лица.
Монитор Samsung (излишек) принять на учет по рыночной стоимости 15 000 руб. (Дт 01 / Кт 91.1).
Подписи: ___________ / * / ___________ / * / ___________ / *
МОЛ (Сисадмин): * ___________
Директор: * * ___________
Типичные ошибки при заполнении актов (Чек-лист для проверки)
- Отсутствие приказа о проведении инвентаризации. Акт без основания (приказа) не имеет юридической силы.
- Неполный состав комиссии. Отсутствует представитель бухгалтерии или МОЛ не включен в комиссию (для кассы/склада МОЛ должен быть в комиссии, но не председателем).
- Стирание и исправления без оформления. Любые исправления должны быть заверены подписями всех членов комиссии с датой. Использование корректора запрещено.
- Отсутствие подписи МОЛ или пометки «С результатами не согласен». Если МОЛ не согласен, он пишет объяснительную, которая прикладываеться к акту. Акт все равно подписывается комиссией.
- Несвоевременное оформление. Акт должен быть составлен непосредственно по окончании инвентаризации, а не через неделю.
- Игнорирование «нулевых» строк. Если расхождений нет, в табличной части должно быть указано «Расхождений нет» или проставлены нули, а не оставлены пустые строки.
- Несогласованность с учетной политикой. Используется форма, не закрепленная в учетной политике на текущий год.
Бухгалтерские проводки по результатам инвентаризации
Заключительный акт — основание для следующих проводок (типовые):
| Ситуация | Дебет | Кредит | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Излишки ТМЦ/ОС | 10, 01 | 91.1 | Капитализация по рыночной стоимости |
| Недостача в пределах норм естественной убыли | 20, 26, 44 | 10 | Списание на издержки производства/продаж |
| Недостача сверх норм (вина МОЛ) | 73.02 | 10 | Взыскание с зарплаты/иного дохода МОЛ |
| Недостача сверх норм (виновник не найден/суд отказал) | 91.2 | 10 | Списание на убытки (прочие расходы) |
| Создание резерва под сомнительные долги | 91.2 (44, 26) | 63 | Для налогового учета — по налоговому учету (п. 1 ст. 266 НК РФ) |
| Списание безнадежных долгов | 91.2 (76.АВ) | 62, 76 | По истечении срока давности (3 года) или ликвидации должника |
| Протухшая кредиторская задолженность | 62, 76 | 91.1 | Включение в доходы (есть нюансы по НДС/НП) |
Электронный документооборот (ЭДО) и акты инвентаризации
С 2024–2025 годов все активнее внедряется ЭДО для первички. Акт инвентаризации может быть оформлен в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) всех членов комиссии и МОЛ.
- Требования: формат XML/PDF по стандарту ФНС (для формализованных) или произвольный формат (для неформализованных) с УКЭП.
- Хранение: в информационной системе оператора ЭДО или в собственной ЭДО организации не менее 5 лет (срок хранения первички).
- Вид подписи: Простая ЭП (для внутреннего обмена, если регламентировано локальным актом) или УКЭП (для внешнего обмена и юридической значимости).
Сроки хранения актов инвентаризации
Согласно Росархиву (Приказ от № 236 — Перечень типовых документов…):
- Акты инвентаризации имущества, сверки расчетов — 5 лет после составления.
- Акты инвентаризации, связанные с выявлением хищений, краж, порчи имущества (материалы расследований), 10 лет (или до закрытия уголовного/административного дела).
- Акты инвентаризации при реорганизации/ликвидации — 75 лет (передаются в архив).
Грамотно оформленный заключительный акт инвентаризации — это не просто формальность для налоговой инспекции, а инструмент внутреннего контроля и защиты активов бизнеса.
Ключевые рекомендации на 2026 год:
- Закрепите используемые формы (единые ИНВ или свои) в Учетной политике на 2026 год до 31 декабря 2025 / 90 дней с момента регистрации для новых ИП/ООО.
- Проводите незапланированные инвентаризации при смене МОЛ, аренде имущества, перед годовой отчетностью.
- Обязательно составляйте акты сверки взаиморасчетов к 31 декабря для создания налогового резерва под сомнительные долги.
- Используйте программное обеспечение (1С, SAP, «МойСклад» и др.) для автоматического формирования акта на основе данных учета — это исключает арифметические ошибки.
- Маскируйте персональные данные (ФИО, паспорта, адреса) в публичных образцах и обучающих материалах, заменяя их на *, как показано в данной статье.
Используйте приведенные выше образцы как шаблоны, адаптируя табличную часть под специфику вашей организации. Помните: подпись МОЛ с пометкой «Не согласен» не отменяет акт, а лишь фиксирует спор для последующего разрешения в суде или по соглашению сторон.
Статья подготовлена на основании действующего законодательства РФ (ФЗ-402, НК РФ, Приказы Минфина, Росархива) и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к профессиональному бухгалтеру или юристу.