Справка о доходах и суммах удержанного налога (исторически известная как форма 2-НДФЛ) остается одним из самых востребуемых документов для подтверждения официального заработка. Несмотря на неофициальное название «2-НДФЛ»‚ с 2021 года действует утвержденная Приказом ФНС России форма «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (КНД 1175018). В этой статье подробно разберем актуальные образцы заполнения‚ изменения 2025–2026 годов‚ порядок получения и типичные ошибки.

Нормативная база и актуальная форма на 2026 год

На основным документом‚ регулирующим оформление справки‚ является Приказ ФНС России от № ЕД-7-11/874@ (с изменениями‚ вступившими в силу с 2023 и 2025 годов). Бланк имеет код по классификатору КНД 1175018.

• Важно: Старая форма по Приказу ФНС от № ММВ-7-3/172@ (редакция 2019 года) не применяется для отчетности за 2022 и последующие годы.
• Справка формируется на основании данных‚ отраженных в расчете по форме 6-НДФЛ.
• Срок сдачи 6-НДФЛ за 2025 год — 25 февраля 2026 года. Справки работникам выдаются на основании сданной отчетности.

Структура справки: разбор разделов (Образец заполнения)

Справка состоит из титульного листа и двух основных разделов. Ниже приведен подробный разбор каждого поля с пояснениями.

Титульный лист (Страница 1)

Содержит идентифицирующие сведения налогового агента и получателя справки.

Раздел 1: Сведения о доходах‚ подлежащих обложению налогом по ставке 13% (30% для нерезидентов)

Заполняется по строкам для каждого вида дохода. Ключевые графы:

1. Код вида дохода — согласно Приказу ФНС (например‚ 2000, заработная плата‚ 2001 — вознаграждение по ГПХ‚ 2760 — материальная помощь до 4000 руб.). С 2025 года актуализирован справочник кодов доходов.
2. Сумма дохода — начисленная за год сумма до удержания НДФЛ.
3. Сумма налога‚ удержанная налоговым агентом — фактически удержанная и перечисленная сумма.
4. Сумма налога‚ не удержанная (недоудержанная) — если дохода недостаточно для удержания всего налога.
5. Код основания неудержания — если есть недоудержание.

Раздел 2: Сведения о налоговых вычетах‚ предоставленных налоговым агентом

Отражает стандартные‚ социальные‚ имущественные и профессиональные вычеты‚ фактически примененные при расчете за год.

• Код вычета (например‚ 110 — стандартный на себя‚ 111 — на детей‚ 311 — социальный на обучение/лечение‚ 420 — имущественный при покупке жилья).
• Сумма предоставленного вычета — в рублях.
• Порядковый номер ребенка (для кодов 111‚ 112).
• Сведения о документе‚ дающем право на вычет (номер‚ дата справки/свидетельства).

Образец заявления на получение справки 2-НДФЛ

Согласно ст. 62 ТК РФ и п. 2.1 ст. 226 НК РФ‚ работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления. Единой утвержденной формы заявления нет‚ используется свободная форма.

Пример заявления (Шаблон):

Особенности оформления в 2025–2026 годах: что изменилось?

Изменения в кодах доходов и вычетов (с 2025 года)

Приказом ФНС от 2024 года (вступившим в силу ) обновлены справочники кодов. Основные нововведения:

• Введены новые коды для отражения доходов в виде выплат по программам материального стимулирования.
• Уточнены коды для доходов нерезидентов с учетом прогрессивной шкалы ставок (13/15/18/20/22%).
• Добавлены коды для отражения вычетов на детей-инвалидов и опеку недееспособных (повышенные суммы с 2025 г.).

Электронный формат и личный кабинет налогоплательщика

С 2023 года работодатели обязаны направлять справки в ФНС электронно вместе с 6-НДФЛ. Работник может получить справку самостоятельно:

• Через Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ФЛ) на сайте nalog.gov.ru или в приложении «Налоги ФНС России».
• Через портал Госуслуг (раздел «Справки и выписки»).
• Электронная справка‚ подписанная ЭЦП налогового органа‚ имеет такую же юридическую силу‚ как бумажная с печатью (хотя печать для юрлиц с 2023 г. не обязательна‚ для ИП — никогда не была обязательна).

Справка для банка (ипотека/кредит)

Банки часто требуют справку «по своей форме» или стандартную 2-НДФЛ с живой подписью руководителя и печатью (если печать есть у организации).

• Если организация отказалась от печати (зафиксировано в Уставе/Положении о документообороте)‚ банк не имеет права отказать в приеме справки только из-за отсутствия печати (пояснения ФНС‚ ЦБ РФ).
• Реквизиты банка в самой справке не указываются — это универсальный документ.

Типичные ошибки при заполнении (Чек-лист для бухгалтера)

1. Несоответствие 6-НДФЛ: Суммы в справке (Раздел 1 и 2) должны в точности совпадать с данными‚ сданными в 6-НДФЛ за тот же период.
2. Неверные коды доходов: Использование устаревших кодов (например‚ код «4800» для материальной помощи вместо актуальных «2760»‚ «2761» и др.).
3. Отсутствие кода вида справки: На титульном листе обязательно ставить «1» (работнику) или «2» (в ФНС).
4. Ошибки в ИНН/Кат. налогоплательщика: Для нерезидентов категория «2»‚ ставка 30% (или прогрессивная с 2025 г.)‚ коды доходов — специальные.
5. Незаполнен Раздел 2: Если вычеты предоставлялись (на детей‚ лечение)‚ Раздел 2 заполнять обязательно. Если не предоставлялись — ставим прочерк или «0» в строке «Всего по разделу 2».
6. Пропуск графы «Сумма налога‚ не удержанная»: Если по итогам года остался долг по НДФЛ (недоудержание)‚ графа 060 Раздела 1 заполняется‚ указывается код основания (например‚ «01», недостаточно дохода).

Сроки выдачи и ответственность

Ответственность за нарушение сроков:

• На должностных лиц — штраф от 1 000 до 3 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• На организацию, штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• За выдачу недостоверной справки — штраф на организацию от 50 000 до 100 000 руб. (ст. 126 НК РФ).

Как скачать актуальный бланк (XML/Excel/PDF)

Официальные бланки и схемы валидации (XSD) всегда доступны на сайте ФНС в разделе «Формы отчетности» -> «НДФЛ» -> «Справка о доходах (КНД 1175018)».

• Файл схемы (XSD): для программ 1С‚ «Мой бизнес»‚ Контур.Экстерн и др. (версия 5.04 или новее для 2025 года).
• Образец заполнения (PDF/XLSX): методические рекомендации ФНС с примерами заполнения сложных ситуаций (материальная помощь‚ вычеты‚ нерезиденты).
• Генератор справок: в личном кабинете налогового агента (ЛК ЮЛ/ИП) есть сервис «Формирование справок 2-НДФЛ» для ручного заполнения небольших объемов.

Резюме: пошаговый алгоритм действия бухгалтера в 2026 году

1. Сдать расчет по форме 6-НДФЛ за 2025 год до .
2. Проверить корректность начислений‚ удержаний и вычетов по каждому сотруднику (сверка с 6-НДФЛ).
3. Сформировать справки по форме КНД 1175018 (версия схемы 5.04+).
4. Подписать справки:
   • ЭЦП руководителя/уполномоченного — для отправки в ФНС (если требуется дублирование) и выдачи электронно.
   • Живая подпись + печать (при наличии) — для выдачи на руки работнику/банку.
5. Выдать справки работникам в течение 3 дней по заявлению или предоставить доступ к электронному виду через ЛК.
6. Хранить регистрационный журнал выдачи справок (форма свободная‚ но обязательна для контроля сроков).

Данная статья подготовлена на основе нормативных актов‚ актуальных на г. (Приказ ФНС от № ЕД-7-11/874@‚ НК РФ‚ ТК РФ). Перед применением рекомендуется проверить наличие свежих изменений на официальном сайте ФНС России (nalog.gov.ru) или в правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант).