Служебная справка — один из самых распространённых внутренних информационно-справочных документов в организации. Она используется для фиксации фактов‚ подтверждения сведений‚ информирования руководства или смежных подразделений о каких-либо событиях и обстоятельствах. Несмотря на кажущуюся простоту‚ к оформлению справки предъявляются определённые требования‚ которые закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Что такое служебная справка и чем она отличается от других документов
На практике часто путают три похожих документа: справку‚ служебную записку и докладную записку. Разница между ними принципиальна:
- Справка — носит информационно-описательный характер. Она лишь констатирует факты‚ подтверждает сведения‚ описывает ситуацию. Справка не содержит просьб‚ предложений и выводов с призывом к действию.
- Служебная записка — используется для коммуникации между подразделениями или сотрудниками‚ находящимися на одном уровне иерархии. Может содержать предложения и просьбы.
- Докладная записка, адресуется вышестоящему руководителю и обычно содержит не только изложение проблемы‚ но и выводы‚ предложения‚ требующие принятия решения.
Таким образом‚ если задача — просто подтвердить факт или описать обстоятельства (например‚ факт нарушения трудовой дисциплины‚ результаты проверки‚ сведения о сотруднике)‚ оформляется именно справка.
Обязательные реквизиты служебной справки по ГОСТ Р 7.0.97-2016
Набор реквизитов внутренних информационно-справочных документов регламентирован ГОСТом. Служебная справка должна содержать:
- Наименование организации (или структурного подразделения) — автор документа.
- Наименование вида документа — слово «СПРАВКА»‚ пишется прописными буквами по центру.
- Дата — проставляется в формате ДД.ММ.ГГГГ (например‚ ).
- Регистрационный номер — присваивается в соответствии с принятой в организации системой регистрации.
- Заголовок к тексту — кратко отражает содержание документа‚ оформляется с предлогом «о» / «об» (п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например: «О результатах проверки складского учёта».
- Текст — изложение фактов и сведений.
- Подпись — должность‚ личная подпись и расшифровка (инициалы‚ фамилия) составителя.
- Отметка об исполнителе, фамилия‚ инициалы и телефон лица‚ подготовившего документ.
Если справка адресуется конкретному лицу или внешней организации‚ дополнительно оформляется реквизит «Адресат» (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Структура текста справки
Текст служебной справки‚ как правило‚ состоит из двух частей:
- Вводная (констатирующая) часть — указываются основания составления справки: приказ‚ распоряжение‚ запрос‚ служебная необходимость. Например: «В соответствии с приказом директора от № 12* проведена проверка…».
- Основная часть, излагаются факты‚ сведения‚ результаты проверки‚ статистические данные. Информация должна быть объективной‚ без оценочных суждений и эмоциональных формулировок.
В отличие от докладной записки‚ заключительная часть с выводами и предложениями в справке не обязательна — документ может заканчиваться простой констатацией фактов.
Образец служебной справки (пример оформления)
Ниже приведён условный образец справки о нарушении трудовой дисциплины (персональные данные частично скрыты):
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
СПРАВКА