Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние документы организации, которые адаптируют действующее трудовое законодательство к работе конкретного предприятия. Согласно трудовому праву, каждый сотрудник компании должен быть ознакомлен с этими документами и внесенными в них изменениями под собственную подпись. Игнорирование этой процедуры несет серьезные правовые риски для работодателя;
Правовая основа и обязательность процедуры
Главный документ, регулирующий порядок ознакомления, — Трудовой кодекс РФ (ТК РФ).
- Ч. 3 ст. 68 ТК РФ: При заключении трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.
- Ст. 22 ТК РФ (обязанности работодателя): «Знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью».
- Ст. 190 ТК РФ: Местные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с законом, не применяються.
Важно: Ознакомление проводится не только при приеме на работу. Уже работающих сотрудников нужно ознакомить с любыми новыми ЛНА или изменениями в действующих документах. Когда документ создается и вводится в действие впервые, с ним знакомят под подпись всех работников, деятельности которых он касается. Такие положения вводят в действие приказами, в которых между утверждением и введением документа в действие выделяется время (обычно несколько дней), чтобы все сотрудники успели ознакомиться и подписаться.
С какими документами необходимо ознакомить сотрудника
Перечень обязательных к ознакомлению ЛНА зависит от специфики работы конкретного сотрудника, однако существует базовый минимум:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — обязательно для всех без исключения.
- Коллективный договор, если он заключен в организации.
- Положение об оплате труда (система оплаты, тарифные ставки, бонусы).
- Положение о персональных данных (согласие на обработку и порядок защиты).
- Локальные акты по охране труда (инструкции по охране труда за рабочим местом, правила техники безопасности).
Дополнительные акты (по характеру работы):
- Если работа предполагает командировки, Положение о командировках.
- Если сотруднику установлен ненормированный рабочий день — Положение о ненормированном рабочем дне.
- При работе с коммерческой тайной — Положение о коммерческой тайне.
- Должностная инструкция конкретного сотрудника.
- Положение о премировании, графика сменности, правила внутреннего трудового распорядка филиалов и т.д.
Способы оформления ознакомления
Самый распространенный и проверенным временем способ, получение подписей персонала в листе ознакомления. Существует два основных варианта оформления этого документа:
Вариант 1: Отдельный лист на каждый ЛНА
Создается индивидуальный документ для каждого локального акта (например, «Лист ознакомления с ПВТР», «Лист ознакомления с Положением о премировании»).
Плюсы: Удобно для контроля версий документов. Если ПВТР изменился, печатаеться новый лист только для него, не затрагивая остальные акты.
Минусы: Большой объем бумажного документооборота при большом штате и множестве ЛНА.
Вариант 2: Общий (сводный) лист ознакомления
Один документ, в котором перечислены все ЛНА, с которыми должен быть ознакомлен конкретный сотрудник (или группа сотрудников).
Плюсы: Компактность, удобство при приеме на работу (один лист — полный пакет документов).
Минусы: При изменении хотя бы одного акта приходится переподписывать весь сводный лист или выпускать дополнение.
Обязательные реквизиты листа ознакомления
Независимо от выбранного варианта, в листе ознакомления обязательно должна быть графа с датой ознакомления. Она используется проверяющими сотрудниками (ГИТ, Роскомнадзор, прокуратура) для сопоставления номера редакции документа и даты введения в действие с датой фактического ознакомления сотрудника.
Структура документа (рекомендуемая):
| Реквизит | Описание / Требования |
|---|---|
| Наименование организации | Полное или сокращенное наименование согласно Уставу. |
| Название документа | «Лист ознакомления с локальными нормативными актами» или «Лист ознакомления с [Наименование конкретного ЛНА]». |
| Дата составления | Дата подготовки листа (обычно совпадает с датой приказа о введении ЛНА в действие или датой приема сотрудника). |
| Номер регистрации (опционально) | Если ведется журнал регистрации листов ознакомления; |
| Ссылка на основание | Номер и дата приказа (распоряжения) о введении ЛНА в действие или о приеме на работу. |
| Табличная часть | См. детали ниже. |
| Подпись ответственного лица | Лицо, выдавшее ознакомление (HR-менеджер, секретарь, руководитель структурного подразделения). |
Колонки табличной части (обязательный минимум):
- № п/п
- Фамилия, Имя, Отчество сотрудника (полностью).
- Подразделение / Должность.
- Наименование локального нормативного акта (для сводного листа) или Наименование раздела/главы (для отдельного листа).
- Дата ознакомления (ДД.ММ.ГГГГ) — Критически важно!
- Подпись сотрудника (расшифровка подписи рядом желательна).
Образцы заполнения (Примеры)
Пример 1: Отдельный лист ознакомления с ПВТР (Классический вид)
ООО «Ромашка» Утверждаю Генеральный директор Иванов И.И. «___» _____________ 202_ г. ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ с Правилами внутреннего трудового распорядка (Редакция от «01» сентября 2026 г., Приказ № 125-ОД от «01» сентября 2026 г.) Основание: Приказ № 125-ОД от «01» сентября 2026 г. «О введении в действие Правил внутреннего трудового распорядка в новой редакции» ┌──┬──────────────────────┬────────────────────┬────────────────────┬───────────────┬────────────┐ │№ │ ФИО сотрудника │ Подразделение │ Должность │ Дата ознакомл.│ Подпись │ ├──┼──────────────────────┼────────────────────┼────────────────────┼───────────────┼────────────┤ │1.│ Петров Петр Петрович │ Отдел продаж │ Менеджер │ │ * │ │2.│ Сидорова Анна Сергеевна│ Бухгалтерия │ Главный бухгалтер │ │ * │ │3.│ Козлов * * │ Склад │ Кладовщик │ │ * │ └──┴──────────────────────┴────────────────────┴────────────────────┴───────────────┴────────────┘ Ознакомление провел: HR-менеджер Смирнова Е.В. / * / «03» сентября 2026 г.
Пример 2: Сводный лист ознакомления при приеме на работу (Для нового сотрудника)
АО «Вектор» ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ НОВОГО СОТРУДНИКА С ЛОКАЛЬНЫМИ НОРМАТИВНЫМИ АКТАМИ Сотрудник: Козлов Алексей Викторович Должность: Водитель экспедитор Подразделение: Автотранспортный цех Дата приема на работу (Приказ № 45-к от ): ┌──┬────────────────────────────────────────────┬────────────────────┬───────────────┬────────────┐ │№ │ Наименование локального нормативного акта │ Номер/Дата акта │ Дата ознакомл.│ Подпись │ ├──┼────────────────────────────────────────────┼────────────────────┼───────────────┼────────────┤ │1.│ Правила внутреннего трудового распорядка │ Приказ № 10 от │ │ * │ │ │ │ │ │ │ │2.│ Коллективный договор │ от │ │ * │ │3.│ Положение об оплате труда │ Приказ № 55 от │ │ * │ │ │ │ │ │ │ │4.│ Должностная инструкция водителя экспедитора│ Утв. Приказом № 88 │ │ * │ │ │ │ от │ │ │ │5.│ Инструкция по охране труда водителя │ Утв. Приказом № 90 │ │ * │ │ │ │ от │ │ │ │6.│ Положение о командировках │ Приказ № 33 от │ │ * │ │ │ │ │ │ ││7.│ Положение о защите персональных данных │ Приказ № 200 от │ │ * │ │ │ │ │ │ │ └──┴────────────────────────────────────────────┴────────────────────┴───────────────┴────────────┘ С ознакомленным: Козлов А.В. / * / «05» сентября 2026 г. Ознакомил: Инспектор КДЦ Орлова М.П. / ** / «05» сентября 2026 г.
Процедура проведения ознакомления: пошаговый алгоритм
- Подготовка акта: Проект ЛНА согласован, утвержден приказом руководителя с указанием даты вступления в силу.
- Формирование списка лиц: Определяется круг сотрудников, которых касается документ (все сотрудники организации, конкретный филиал, отдельное подразделение или категория работников).
- Выбор формы листа: Отдельный или сводный.
- Обеспечение доступа к тексту: Сотрудник должен иметь возможность прочитать полный текст ЛНА перед подписью. Нельзя просто подсовывать лист для подписи. Текст можно вывесить на стенде, выдать на руки, отправить по корпоративной почте/в ЭДО с требованием подтверждения прочтения.
- Сбор подписей: Ответственное лицо (HR, секретарь, начальник отдела) вручает лист, контролирует заполнение даты (сотрудник пишет дату своими руками) и ставит свою подпись в графе «Ознакомил».
- Контроль сроков: Все подписи собраны до даты вступления ЛНА в силу (или в день приема на работу).
- Хранение: Подписанные листы складываются в дело (к приказу об утверждении ЛНА) или в личное дело сотрудника (при приеме на работу). Срок хранения — согласно перечню документов организации (обычно 50–75 лет для документов по кадрам).
Электронное ознакомление (ЭДО и порталы)
В условиях перехода на безбумажный документооборот допускается ознакомление с ЛНА в электронном виде.
- Используются системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-Документооборот) или корпоративные порталы.
- Сотрудник открывает документ в системе, нажимает кнопку «Ознакомлен» / «Подписать».
- Система автоматически фиксирует дату, время и автора действия (квалифицированная электронная подпись или простая в рамках закрытого контура с идентификацией пользователя).
- Важно: В локальном акте «Положение об электронном документообороте» или «Правила работы с ЭДО» должен быть прописан порядок ознакомления и правовая сила электронной подписи/подтверждения.
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствия |
|---|---|
| Отсутствие даты ознакомления у сотрудника | Невозможно доказать, что сотрудник знал правила до совершения правонарушения или несчастного случая. Признание ознакомления несостоявшимся. |
| Подпись за сотрудника третьим лицом (HR-ом, коллегой) | Фальсификация документа. Уголовная ответственность (ст. 292 УК РФ — подделка документов) при установлении факта. В суде такой лист не имеет силы. |
| Ознакомление после вступления ЛНА в силу / после возникновения спора | Нарушение ст. 22, 68 ТК РФ. Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (для юрлиц до 50-100 тыс. руб., для ИП до 5-10 тыс. руб.). В случае травмы, уголовная ответственность (ст; 143 УК РФ). |
| Сотрудник не видел текста документа (подписал «вслепую») | Суды признают такое ознакомление фиктивным. Работодатель не исполнил обязанность по ст. 22 ТК РФ. |
| Не ознакомили с изменениями в ЛНА | Действует старая редакция для неознакомленных сотрудников. Риск применения неактуальных норм. |
| Отсутствие листа ознакомления у руководителя организации | Руководитель — тоже работник (если не является единственным учредителем). Его тоже нужно ознакомлять под подпись. |
Ответственность работодателя
Нарушение порядка ознакомления с ЛНА влечет за собой:
- Административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) — штрафы на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц до 100 000 руб. (при повторении — дисквалификация или штраф до 200 000 руб.).
- Гражданско-правовые последствия: Недействительность примененных к сотруднику санкций (уволнение, лишение премии, замечание), если сотрудник не был ознакомлен с регламентирующим их ЛНА.
- Уголовную ответственность (ст. 143 УК РФ) — в случае тяжелого вреда здоровью или смерти человека из-за нарушения правил охраны труда, с которыми сотрудник не был ознакомлен (штраф до 400 000 руб., принудительные работы, лишение свободы до 4 лет).
- Проблемы с Роскомнадзором: Отсутствие подписи на Положении о персональных данных/согласии — основание для штрафов по ст. 13.11 КоАП РФ.
Чек-лист для HR-специалиста / Секретяря
- [ ] Есть ли приказ об утверждении/введении в действие ЛНА?
- [ ] Определен ли круг лиц для ознакомления?
- [ ] Выбрана форма листа (отдельный/сводный)?
- [ ] В листе есть колонка «Дата ознакомления» (заполняемая сотрудником от руки)?
- [ ] Текст ЛНА доступен для чтения (на стенде, в папке, в ЭДО, на руках)?
- [ ] Сотрудник ставит подпись лично?
- [ ] Дата ознакомления не позднее даты вступления ЛНА в силу (или даты приема на работу)?
- [ ] Лист подписан лицом, провевшим ознакомление?
- [ ] Оригинал листа зафиксирован в журнале регистрации (если ведется) и сшит в соответствующее дело?
Лист ознакомления с локальными нормативными актами — это не просто формальность, а ключевое доказательство исполнения работодателем своих обязанностей по информированию персонала. Грамотно оформленный лист (с датой, личной подписью, ссылкой на конкретную редакцию документа и порядковым номером) защищает компанию от штрафов, судебных исков и уголовного преследования в чрезвычайных ситуациях. Рекомендуется утвердить внутренний стандарт (образец) листа ознакомления и включить его в Архивное дело или Положение о делопроизводстве организации.
Статья подготовлена на основе материалов журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» (статья от ), ТК РФ и судебной практики. Актуально на .