Настоящая статья подготовлена на и отражает актуальное законодательство по состоянию на эту дату. Внимание: в соответствии с правилами конфиденциальности, все конкретные адреса, фамилии, номера телефонов, ИНН и номера счетов в примерах заменены на маску *.

Часто под фразой «две справки НДФЛ» подразумевают смену форм, произошедшую в 2023–2024 годах. Налоговые агенты (работодатели) должны знать разницу между:

1. Справкой в форме 2-НДФЛ — старой формой, действовавшей до 2023 года (используется для периодов до или для корректировок по прошлым годам).
2. Справкой в единой форме (Приказ ФНС ЕД-7-11/562@ от ), обязательной формой с 2023 года для выдачи налогоплательщикам (физическим лицам).

Важно не путать: Справка для сотрудника (2-НДФЛ / Единая) и Расчет по форме 6-НДФЛ — это разные документы. Информация из интернета верно указывает: «С налоговые агенты обязаны платить НДФЛ дважды в месяц… последний день для подачи справки НДФЛ за 2024 год, … в составе 6-НДФЛ». Форма 6-НДФЛ сдается в ИФНС, а справки выдаются сотрудникам.

Образец старой формы 2-НДФЛ (до 2023 года)

Форма утверждена Приказом ФНС от № ММВ-7-3/587@. Сейчас она используется только для предоставления сведений о доходах за 2021–2022 годы или при подаче уточняющих сведений по этим периодам.

Структура титульного листа

Структура раздела 1 (Сведения о доходах)

• Строка 010: Фамилия, имя, отчество получателя дохода, .
• Строка 020: ИНН получателя — .
• Строка 030: Код вида дохода (справочник) — например, 2000 (заработная плата).
• Строка 040: Сумма дохода, полученная налогоплательщиком — руб. коп.
• Строка 050: Сумма налога, удержанная налоговым агентом — руб. коп.
• Строка 060: Сумма налога, перечисленная в бюджет, * руб. коп.
• Строки 070–100: Сведения о вычетах (стандартные, социальные, имущественные) — заполняются при наличии права.

Особенность: В форме 2-НДФЛ нет разделения по кодам бюджетной классификации (КБК) для каждого вида дохода, суммы указываются сводно за год.

Образец Единой справки о доходах и удержанных суммах налога (с 2023 года)

Утверждена Приказом ФНС ЕД-7-11/562@ от . Обязательна к применению при выдаче справок за 2023, 2024, 2025 годы и далее. Ключевое отличие — детализация по кодам вида дохода (КВД) и КБК, а также возможность формирования в XML/JSON для Госуслуг.

Блок 1: Сведения о налоговом агенте (Раздел 1)

Блок 2: Сведения о получателе дохода (Раздел 2)

• ФИО: (Фамилия, Имя, Отчество полностью маскируются в открытых образцах).
• ИННФЛ: .
• КатПер / Категория лица: 1 (резидент РФ) или 2 (нерезидент).
• ДатаРожд / Дата рождения: …
• КодДокУдЛич / Код документа, удостоверяющего личность: (например, 21 — паспорт РФ).
• СерияНомДок / Серия и номер документа: .

Блок 3: Сведения о доходах и удержанном налоге (Раздел 3 — повторяющийся для каждого КВД)

Это главное отличие: для каждого кода вида дохода (КВД) создается отдельный блок.

Блок 4: Сведения о неденежных доходах (Раздел 4)

Заполняется, если были доходы в натуральной форме (КВД 2760, 2761 и др.), по которым налог не удержан полностью.

• СумНеденДох: руб.
• СумНалНеУд: руб. (неудержанный налог).

Сравнительная таблица ключевых отличий

Порядок выдачи и сроки в 2024–2026 годах

Сроки выдачи сотруднику

1. Ежегодная справка (за прошлый год): не позднее 28 февраля года, следующего за отчетным (ст. 226 НК РФ).
   • За 2024 год — до (в 2025 г. это пятница, срок не переносится на понедельник, так как это не выходной для налоговых агентов, но лучше выдать заранее).
   • За 2025 год — до .
2. При увольнении: в день последней выплаты (в день расчета).
3. По требованию сотрудника (за текущий или прошлые годы): в течение 3 рабочих дней с даты заявления.

Связь с формой 6-НДФЛ (отчетность в ФНС)

Напоминаем, согласно информации из открытых источников: «С налоговые агенты обязаны платить НДФЛ дважды в месяц… последний день для подачи справки НДФЛ за 2024 год — … в составе 6-НДФЛ».

• 6-НДФЛ сдается в налоговую инспекцию (ИФНС по месту учета налогового агента).
• С 2024 года сдается квартально (до последнего числа месяца, следующего за кварталом) и за год (до 25 февраля следующего года).
• Данные в Единой справке (выдаваемой сотруднику) и в 6-НДФЛ (сдаваемой в ФНС) обязаны сходиться по суммам доходов, удержанного и перечисленного налога, КБК и ОКТМО.

Типичные ошибки при заполнении образцов (Чек-лист)

• Ошибка 1: Использование формы 2-НДФЛ за 2023–2025 годы. Это грубое нарушение. Инспекция может расценить это как несдачу справки (штраф по ст; 126.1 НК РФ, 200 руб. за каждую справку).
• Ошибка 2: Отсутствие КБК или неверный КБК в Единой справке. С 2023 года КБК обязателен. Для НДФЛ с зарплаты резидентов: 1###-###-####11000110. Для нерезидентов: 1###-###-####11000120. Для дивидендов резидентов: 1###-###-####11000130.
• Ошибка 3: Несовпадение сумм «Удержано» и «Перечислено». В Единой справке поля СумНалУд и СумНалПереч должны совпадать, если налог перечислен в срок. Если есть переплата/недоплата, заполняется корректирующая справка.
• Ошибка 4: Неуказание ОКТМО. ОКТМО указывается по коду ИФНС, в которую платился налог (обычно по месту нахождения организации). Не ставить «0» или код региона.
• Ошибка 5: Маскировка данных в реальных документах. Внимание: Маска * используется только в обучающих образцах/статьях. В реальных справках, выдаваемых сотрудникам или сдаваемых в ФНС, указываются реальные ФИО, ИНН, адреса, суммы.

Программное обеспечение для формирования

Ручное заполнение XML/JSON не рекомендуется из-за риска ошибок формата. Используйте:

• Бухгалтерские программы: 1С:ЗУП / 1С:Бухгалтерия 8.3 (релизы с поддержкой Приказа ЕД-7-11/562@).
• Специализированные сервисы: Контур.Экстерн, СБИС, Астрал.Отчетность, 1С-Отчетность.
• Сервис ФНС «Налогоплательщик ЮЛ» / «Личный кабинет налогоплательщика» (для ручного ввода малого количества справок).

При генерации файла для Госуслуг (формат JSON) проверяйте валидацию по XSD-схеме, публикуемой на сайте ФНС (раздел «Форматы обмена данными»).

Пример оформления корректирующей справки

Если после выдачи справки обнаружены ошибки (неверная сумма, пропущен вычет, изменен КБК), формируется Корректирующая справка.

• В поле ТипСправки / ВидСправки указывается код 2 (Корректирующая).
• Обязательно заполняется блок ИсхСправка (Исходная справка): номер и дата исходной справки, которую корректируют (например, № * от ..2024).
• В разделах с доходами указываются итоговые верные суммы (не разница, а полная правильная сумма).
• Срок выдачи корректирующей справки сотруднику — в течение 3 рабочих дней после обнаружения ошибки.

На актуальной формой для выдачи сотрудникам является исключительно Единая справка о доходах и удержанных суммах налога (Приказ ЕД-7-11/562@). Форма 2-НДФЛ является архивной. Главные требования к качеству справки: корректные КВД и КБК, совпадение данных с расчетами 6-НДФЛ, своевременная выдача (не позднее 28 февраля за прошлый год и в день расчета при увольнении).

Используйте актуальные релизы бухгалтерских программ и следите за обновлениями справочников КВД и КБК, публикуемых на сайте ФНС России (*).