Оформление материальной ответственности заведующего хозяйством (завхоза) — одна из ключевых процедур при приеме на работу и в ходе трудовой деятельности данного специалиста. Поскольку завхоз непосредственно оперирует материальными ценностями организации (товары, материалы, оборудование, инструменты), законодатель устанавливает для этой категории работников особый режим ответственности — полную индивидуальную материальную ответственность.
С 1 сентября 2025 года вступают в силу кардинальные изменения, утвержденные Приказом Минтруда России от № 251н. Данный документ утвердил новые перечни должностей и обновленные типовые формы договоров. Использование старых бланков (утвержденных постановлением Госстата № 85 или приказом Минтруда № 167н) с этой даты станет неправомерным и создаст риски для работодателя при взыскании ущерба.
Правовая база: что изменилось с
- Приказ Минтруда № 251н от — основной документ, утверждающий новые перечни работников, с которыми допускается заключать договор о полной материальной ответственности, а также новые типовые формы договоров (индивидуального и коллективного/бригадного).
- Статья 243 ТК РФ — определяет основания для полной материальной ответственности.
- Статья 244 ТК РФ — перечень случаев, когда работник несет полную ответственность (в т.ч. передача имущества на основании договора).
- Постановление Пленума ВС РФ от № 2 — разъяснения по применению норм о материальной ответственности.
Ключевой момент: Условие о полной материальной ответственности нельзя ограничиться только включением пункта в трудовой договор. Согласно ст. 244 ТК РФ и судебной практике, такое условие в трудовом договоре без заключения отдельного договора о полной материальной ответственности юридической силы не имеет. Необходим отдельный документ — Договор о полной индивидуальной материальной ответственности (ДПИМО).
Кто из завхозов подпадает под новый перечень (Приказ № 251н)
Новый перечень должностей, утвержденный Приказом № 251н, детализирует категории работников. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности можно заключить с завхозами, которые:
- Непосредственно обслуживают, выдают, принимают, хранят, перемещают или используют денежные средства, товары, материалы, продукцию, инструменты, оснастку, хозяйственный инвентарь, спецодежду, спецобувь и иное имущество.
- Имеют доступ к ценностям в силу своих трудовых функций (ключи от складов, доступ к 1С/Учетным системам, права подписи накладных).
- Заняты на работах, связанных с перевозкой грузов (если завхоз совмещает функции экспедитора/водителя-экспедитора).
Важно: Если завхоз выполняет лишь управленческие функции (планирование, контроль, отчетность) и не имеет физического доступа к ценностям (нет ключей, не подписывает приходно-расходные ордера), заключение ДПИМО с ним может быть оспорено в суде. В таком случае применяется общая материальная ответственность (в пределах среднемесячного заработка).
Структура актуального Договора (по форме Приказа № 251н)
Новая типовая форма обязательна к применению с . Она должна содержать следующие обязательные реквизиты:
| Раздел договора | Содержание (что заполнять) |
|---|---|
| Стороны | Полное наименование организации (ИП), ФИО завхоза, данные паспорта (* * ), ТК РФ (страница ), СНИЛС (—* ). |
| Основание | Ссылка на трудовой договор № от .., должность «Заведующий хозяйством», структурное подразделение (Хозяйственный отдел/Склад № *). |
| Перечень ценностей | Критически важный пункт. Нельзя писать «все имущество на балансе». Необходимо сослаться на приложение (Ведомость передаваемых ценностей) или перечислить категории: товары (коды ), ОС (инв. номера ), МЦ, спецодежда (по карточке выдачи № ). |
| Права и обязанности работника | Обеспечение сохранности, соблюдение режима хранения, инвентаризация (график ), своевременное сообщение о порче/утерях, возмещение ущерба в полном объеме. |
| Права и обязанности работодателя | Создание условий хранения (охрана, сигнализация, стеллажи, температурный режим), предоставление СИЗ/спецодежды, проведение инвентаризаций, право требовать возмещения ущерба. |
| Порядок возмещения ущерба | Полный размер реального ущерба (рыночная/остаточная стоимость). Порядок удержаний из заработной платы (не более 20% от выплаты, ст. 138 ТК РФ), порядок взыскания через суд при увольнении или недостаточности зарплаты. |
| Срок действия | Обычно, на срок действия трудового договора. Вступает в силу с момента подписания (или с даты передачи имущества по акту приема-передачи № *). |
| Ответственность сторон | Ссылки на ст. 238, 243, 244, 248 ТК РФ. Освобождение от ответственности при форс-мажоре, необходимой обороне, крайней необходимости. |
| Подписи и даты | Подпись работодателя (Директор * * ) с печатью (есть/нет), подпись завхоза ( * *) с расшифровкой и датой. Обязательно: ознакомление под роспись с экземпляром договора. |
Образец заполнения ключевых блоков (Пример)
Преамбула и Предмет договора
ДОГОВОР О ПОЛНОЙ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ г. «___» ____________ 202_ г. ООО «» (ИНН , ОГРН ), в лице Генерального директора * , действующего на основании Устава, с одной стороны (далее — «Работодатель»), и гражданин(ка) РФ * *, паспорт серия * № , выдан * * г. * * *, код подразделения -, прописка: г. , ул. , д. , кв. , с другой стороны (далее — «Работник»), заключили настоящий Договор о нижеследующем: ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА Работник, занятый по трудовому договору № * от ..202_ г. на должности заведующий хозяйством (Хозяйственный отдел / Склад № *), берет на себя полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность переданных ему Работодателем материальных ценностей: — Товарно-материальные ценности (товары, сырье, материалы, комплектующие), перечень которых определяется актами приема-передачи (инвентаризационными описями, ведомостями передачи) и отражается в учетных системах (1С:Управление торговлей / ); — Основные средства (оборудование, инвентарь, мебель) по инвентарным номерам: ; — Специальная одежда, спецобувь, СИЗ, выданные по личной карточке учета выдачи № ; — Денежные средства (кассовый ящик № / безналичные средства на корп. карте № ) — если предусмотрено должностной инструкцией. Перечень конкретных ценностей, переданных Работнику на момент заключения настоящего Договора, фиксируется в Акте приема-передачи материальных ценностей № от ..202_ г. (Приложение № 1 к Договору).
Обеспечение условий хранения (Обязательства Работодателя)
ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ Обеспечить Работнику условия для сохранности материальных ценностей: — Помещения складов (адрес: г. , ул. , д. *, пом. *) оборудованы системой пожарной сигнализации, охранной сигнализации, видеонаблюдения, вентиляции/отопления (поддерживаемая температура: +...+ °C). — Установлены надежные замки на входных дверях, ключи от которых хранятся у Работника (перечень ключей по акту № ). — Предоставлены стеллажи, паллеты, поддоны, тара для раздельного хранения. — Осуществляется режим доступа на склад: только уполномоченные лица (перечень утвержден приказом № ). Проводить плановые инвентаризации в сроки, установленные Приказом Минфина № 119н (хотя бы 1 раз в год, при смене МОЛ — обязательно). Незамедлительно уведомлять Работника о выявленных при инвентаризации/проверках недостачах/излишках для составления объяснительной записки.
Обязательные приложения к договору (Чек-лист)
Договор без приложений считается незаконченным и не защитит работодателя в суде. Обязательный пакет:
- Приложение № 1: Акт приема-передачи материальных ценностей (Инвентаризационная опись). Составляется в 3-х экземплярах (Работодатель, Работник, Бухгалтерия). Должен содержать: наименование, единицу измерения, количество, стоимость (остаточную/начальную), состояние (новое/Б/У), инв. номер (для ОС). Подписи МОЛ (завхоза), председателя инв. комиссии, главбуха.
- Приложение № 2: Должностная инструкция завхоза. В ней должны быть прописаны функции: приемка, размещение, хранение, выдача, инвентаризация, составление актов списания/порчи. Договор ссылается на ДИ.
- Приложение № 3: Перечень ключей / кодов доступа / электронных подписей. Акт передачи ключей от складов, касс, кодов от СКУД, токенов ЭЦП/1С.
- Приложение № 4: Карточка учета выдачи СИЗ/спецодежды (Т-53/Т-53а). Если завхоз несет ответственность за СИЗ.
- Приложение № 5: Ознакомление под роспись. Лист, где завхоз подтверждает: «С условиями Договора, ДИ, правилами хранения, перечнем ценностей ознакомлен(а), экземпляр получен(а)». Дата, подпись, расшифровка.
Коллективная (бригадная) материальная ответственность: когда применима к завхозам
Если на складе/хозяйственном отделе работает бригада (несколько кладовщиков, грузчиков, водителей-экспедиторов) под руководством завхоза, и невозможно разграничить вину каждого при ущербе, заключается Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности (форма также обновлена Приказом № 251н).
Особенности:
- Стороной является бригада, представленная старшиной бригады (часто это и есть завхоз или старший кладовщик).
- Необходимо утвердить Состав бригады (Приложение к договору) и Распределение доли ответственности между участниками (в % или равными долями), зафиксированное в локальном нормативном акте или доп. соглашении.
- Взыскание ущерба производится пропорционально долям, если вина конкретного виновника не установлена.
Типичные ошибки при оформлении (Риски для работодателя)
- Использование старых форм (до ). Суды могут признать договор несоответствующим требованиям закона, что приведет к применению ограниченной ответственности (до 1 зарплаты).
- Отсутствие Акта приема-передачи (Приложение № 1). Без акта невозможно доказать, что именно и в каком количестве было передано завхозу на момент возникновения ущерба.
- Формулировка «Вся имущество на складе». Недопустима неопределенность предмета договора. Нужен перечень или ссылка на актуализируемый реестр.
- Нарушение процедуры взыскания. Удержание > 20% от зарплаты без письменного согласия работника (ст. 138 ТК РФ), взыскание без приказа о взыскании, без объяснительной записки работника.
- Отсутствие условий хранения у работодателя. Если склад не заперт, нет сигнализации, нет стеллажей — суд может освободить завхоза от ответственности (п. 27 Постановления Пленума ВС РФ № 2).
Порядок взыскания ущерба: пошаговый алгоритм
- Обнаружение ущерба (инвентаризация, проверка, заявление ответственного лица).
- Акт о выявленном ущербе (Комиссия: председатель, главбух, завхоз, профсоюз). Описание причин, размера ущерба (в рублях по учетным/рыночным ценам).
- Запрос объяснительной записки у завхоза (срок 2 рабочих дня). Отказ фиксируется актом.
- Приказ о взыскании ущерба (в течение месяца после обнаружения, но не позднее года со дня обнаружения); Указание суммы, основания (Договор № , Акт № ), порядка удержания.
- Удержание из заработной платы (не более 20% от каждой выплаты). При увольнении — в полной сумме из последней зарплаты.
- Обращение в суд — если ущерб превышает среднемесячный заработок, или работник уволен/не согласен, или удержание невозможно. Иск подается в течение года со дня обнаружения ущерба.
Резюме: чек-лист для HR и руководителя
✅ Действия к и далее:
- Проверить, входит ли должность «Заведующий хозяйством» в новый перечень Приказа № 251н (да, входит, если есть прямой доступ к ценностям).
- Скачать новую типовую форму ДПИМО из Приказа № 251н (Приложение № 1 или № 2 в зависимости от редакции приказа).
- Подготовить Акт приема-передачи (инвентаризацию) на день подписания нового договора.
- Обеспечить выполнение обязательств Работодателя (склад, сигнализация, доступ, СИЗ).
- Получить подпись завхоза на ознакомлении с Договором, ДИ, Актом передачи.
- Хранить экземпляр договора в личном деле (раздел «Договоры»), второй — у завхоза, третий — в бухгалтерии/у МОЛ.
Грамотное оформление договора о полной материальной ответственности по новым формам 2025 года — это не просто бюрократия, а единственный легальный инструмент защиты имущественных интересов организации при работе с завхозом. Прокламация ответственности в трудовом договоре без отдельного ДПИМО и акта передачи не создает правовых оснований для взыскания ущерба в полном объеме.
Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретных документов рекомендуется консультироваться с трудовым юристом с учетом специфики деятельности организации и актуальной судебной практики. Данные паспортов, адреса, телефоны и ФИО в примерах замаскированы (*).