Разработка и утверждение Положения об отпусках — это обязательный этап организации труда в любой компании․ Несмотря на то, что Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) устанавливает базовые гарантии, множество вопросов остается на усмотрение работодателя․ Именно этот локальный нормативный акт (ЛНА) фиксирует «правила игры» внутри организации, предотвращая споры и ошибки при расчете сроков, порядка предоставления и оплаты отдыха․

Ниже представлен подробный разбор структуры документа, порядка его утверждения и актуальных требований на 2026 год․

Юридическая природа и необходимость документа

Согласно ст․ 8 ТК РФ, местные нормативные акты принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников․ Положение об отпусках относится к категории обязательных ЛНА, если в организации есть наемные работники․

Важно: Единого образца положения об отпусках, утвержденного государством, не существует․ Каждый работодатель разрабатывает его самостоятельно, учитывая специфику производства, штатное расписание и коллективный договор (если он есть)․ Это прямо подтверждается практикой Минтруда России (см․ Письмо Минтруда России от N 14-5/ООГ-3622)․

Основные цели документа:

• Детализация порядка составления и утверждения графика отпусков (ст․ 123 ТК РФ)․
• Определение условий предоставления дополнительных отпусков (за вредные условия, нестандартный рабочий день, стаж, особые заслуги и т․д․)․
• Фиксация порядка предоставления отпусков без сохранения заработной платы (по желанию работника, ст․ 128 ТК РФ)․
• Регламентация процедуры переноса, разделения и отзыва из отпуска․
• Установление сроков выплаты отпускных (не позднее 3 дней до начала отпуска, ч․ 9 ст․ 136 ТК РФ)․

Структура типового положения об отпусках (образец заполнения)

Хотя единой формы нет, деловая практика и рекомендации систем типа «КонсультантПлюс» выработали стандартную структуру․ Ниже приведен перечень обязательных разделов․

Общие положения

• Основание разработки (ссылка на ТК РФ, Коллективный договор, Устав организации)․
• Сфера действия: к кому применяется (все работники, включая временных и сезонных)․
• Определение ключевых терминов: календарный год, рабочий год, учетный период․

Ежегодные основные оплачиваемые отпуска

• Продолжительность (минимум 28 календарных дней, ст․ 115 ТК РФ)․
• Категории работников с удлиненным отпуском (несовершеннолетние — 31 день, педагоги, врачи, работники Дальнего Севера и приравненных местностей и др․)․
• Условия предоставления первого отпуска (после 6 месяцев непрерывной работы, исключения — ст․ 122 ТК РФ)․
• Порядок предоставления отпуска частями (одна из частей не менее 14 дней, остальное по соглашению сторон)․

Дополнительные оплачиваемые отпуска

Здесь работодатель фиксирует свои обязательства (если они вытекают из закона) и волевые решения:

1. За вредные/опасные условия труда: минимум 7 дней (ст․ 117 ТК РФ)․ Указать ссылку на Карту специальной оценки условий труда (СОУТ)․
2. За нестандартный рабочий день: минимум 3 дня (ст; 119 ТК РФ)․ Перечень должностей должен быть закреплен в отдельном приказе или штатном расписании․
3. За особый характер работы: перечень профессий/должностей по отраслевым соглашениям или перечням Правительства РФ․
4. За длину службы/стаж: если предусмотрено коллективным договором или отраслевыми тарифными соглашениями․
5. Иные виды: за особые заслуги, инноваторскую деятельность и т․д; (по инициативе работодателя)․

График отпусков: составление, утверждение, контроль

Это ключевой операционный раздел․ На основе информации из открытых источников (в т․ч․ практики Министерства по делам молодежи РТ и др․ ведомств) алгоритм выглядит так:

1. Сроки: График составляется на календарный год (обычно до 1 января или в декабре предшествующего года)․
2. Структура: Отдельно по каждому структурному подразделению (отделу, цеху, филиалу)․
3. Согласование: Проект графика доводится до сведения работников под роспись (или через ЭДО/портал) не позднее чем за 2 недели до утверждения․
4. Утверждение: Приказом (распоряжением) руководителя организации․
5. Контроль: Ответственное лицо (HR-специалист, секретарь) отслеживает соблюдение сроков․ Нарушение графика — основание для штрафов по ст․ 5․27 КоАП РФ․

Порядок оформления отпуска (документооборот)

• По графику: Заявление от работника не требуется (ст․ 123 ТК РФ)․ Основание — приказ по графику․
• Вне графика / По соглашению сторон / Без сохранения ЗП: Обязательно заявление работника (образец заявления об отпуске за свой счет)․
• Приказ (форма Т-6 / единая форма): Издается на основании графика или заявления․ Обязателен гриф утверждения «УТВЕРЖДАЮ», подпись руководителя, дата, номер․
• Расчет и выплата: Не позднее 3 календарных дней до начала отпуска․
• Уведомление работника: Под роспись о получении копии приказа и ознакомлении с расчетом․

Специальные случаи

• Перенос отпуска: По инициативе работодателя (производственная необходимость), только с письменного согласия работника и с предоставлением в течение 12 месяцев․ По инициативе работника — по заявлению (болезнь, рождение ребенка и др․)․
• Отзыв из отпуска: Только с письменного согласия работника (ст․ 125 ТК РФ)․ Оплата неиспользованных дней + компенсация за отзыв․
• Замена отпуска денежной компенсацией: Только за часть, превышающую 28 дней (дополнительные отпуска)․ Для отдельных категорий (несовершеннолетние, вредные условия), запрещено․
• Отпуск без сохранения ЗП: Основания ст․ 128 ТК РФ (пенсионеры, инвалиды, ветераны, брак, рождение ребенка, смерть родственника) — по желанию работника на срок до 14-60 дней․ Иные основания — по соглашению сторон․

Учет рабочего времени и хранение документов

• Ведение карточек учета рабочего времени (формы Т-13, Т-12 или электронные аналоги)․
• Сроки хранения приказов об отпусках, графиков, заявлений: 50 лет (документы, касающиеся выплат и стажа) или 5 лет (административные документы) в зависимости от классификации по Листу типовых документов․ Рекомендуется хранить 50 лет для исключения рисков при пенсионных спорах․

Порядок утверждения Положения об отпусках: пошаговая инструкция

Процедура введения в действие ЛНА строго регламентирована ст․ 372 ТК РФ (для коллективного договора) и ст․ 8 ТК РФ (для остальных ЛНА)․

1. Разработка проекта: HR-отдел или юрист готовит текст с учетом актуального ТК РФ, отраслевых соглашений и Коллективного договора организации․
2. Согласование с профсоюзом / представительным органом: Направляется письменное уведомление с проектом․ Срок для рассмотрения — обычно 5-7 рабочих дней (если иное не установлено Коллективным договором)․ Обязательно протокол сдачи/приемки или мотивированное заключение․
3. Учет мнения: Если есть замечания — проводится переговорный процесс․ Если согласия нет — работодатель вправе утвердить документ в одностороннем порядке, зафиксировав несогласие в протоколе․
4. Издание приказа об утверждении: Выпускается приказ (распоряжение) руководителя․
   • Реквизиты приказа: Номер, дата, место составления․
   • Гриф утверждения: На титульном листе Положения ставится печать/штамп «УТВЕРЖДЕНО Приказом № * от ․․202* г․», подпись руководителя * (ФИО замаскировано), М․П․ (место печати)․
   • Вступление в силу: С момента подписания или с указанной в приказе даты (не ранее дня ознакомления работников)․
5. Ознакомление работников: Каждый работник должен ознакомиться с Положением под роспись (в журнале ознакомления или через ЭДО) до вступления в силу․ Срок, не позднее дня вступления в силу․
6. Регистрация и хранение: Приказ и Положение нумеруются, регистрируются в журнале приказов, хранятся в архиве/ЭДО․

Образец приказа об утверждении Положения об отпусках

Ниже приведена структура приказа․ Конкретные данные (адреса, ФИО руководителя, номера телефонов) замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности․

Типовые ошибки и риски при разработке

Актуальные изменения на 2026 год (мониторинг законодательства)

На дату публикации () ключевыми трендами являются:

• Цифровизация: Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и электронные табели․ Положение должно регламентировать порядок формирования графика и приказов в ЭДО/СЭД (1С, SAP, «Мой Офис» и др․)․ Подпись ЭЦП/ЭПОЭС приравнивается к ручной․
• ГОСТ Р 7․0․97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Документы управленческие․ Общие требования к составлению и оформлению»: Новые требования к реквизитам приказов и положений (грифы утверждения, идентификаторы документов)․ Образец грифа: УТВЕРЖДЕНО Приказом № * от ․*․202 г․
• Работа удаленно / гибридно: Если в штате есть удаленщики (ст․ 312․1–312․5 ТК РФ), Положение должно предусматривать особенности их графика (совпадение календарных дней отдыха с офисными сотрудниками или индивидуальный порядок)․
• Отраслевые соглашения: Проверьте, не вступил ли в силу новый отраслевой тарифный договор или соглашение, устанавливающее большие гарантии (доп․ дни за стаж, «северные» коэффициенты к отпускным)․

Чек-лист для HR-специалиста перед подписанием приказа

1. [ ] Текст Положения не противоречит ТК РФ, Конституции РФ, Коллективному договору․
2. [ ] Пройдена процедура согласования с профсоюзом/представителями (есть протокол/заключение)․
3. [ ] В Положении нет ссылок на отмененные нормативные акты (старые ГОСТы, приказы Минтруда до 2000-х)․
4. [ ] Четко прописан порядок составления графика (кто, когда, как согласовывает)․
5. [ ] Перечень должностей для доп․ отпусков (вредность, нестандартный день) актуален и совпадает с приказами по СОУТ и штатным расписанием․
6. [ ] Указаны сроки выплаты отпускных (3 дня до начала)․
7. [ ] Предусмотрена процедура ознакомления работников (журнал/ЭДО)․
8. [ ] Приказ об утверждении имеет все реквизиты ГОСТ Р 7․0․97-2025 (гриф УТВЕРЖДЕНО, подпись, М․П․, дата вступления в силу)․
9. [ ] Предыдущая версия Положения официально отменена пунктом приказа․

Грамотно составленное и своевременно утвержденное Положение об отпусках, это не просто формальность для инспекции труда, а рабочий инструмент HR-менеджера и бухгалтера․ Он снимает неопределенность в спорных ситуациях (перенос, отзыв, разделение, компенсация), защищает интересы компании при проверках ГИТ и судебных разбирательствах․

Рекомендация: Используйте представленную выше структуру как базу, но обязательно адаптируйте её под специфику вашей организации (филиалы, удаленка, сезонность, отраслевые особенности)․ Проводите ревизию документа ежегодно (обычно в ноябре-декабре перед утверждением графика на новый год) и при каждом изменении трудового законодательства․

Данная статья подготовлена на основе открытых источников, практики Министерства труда РФ, судебной практики и требований ТК РФ по состоянию на ․ Персональные данные (ФИО, адреса, телефоны, номера приказов) в примерах замаскированы символами * в целях безопасности․