Нотариальный архив Минского областного нотариального округа — это специализированное государственное учреждение, обеспечивающее сохранность и предоставление нотариальных документов, составленных на территории Минской области (за исключением г. Минска, имеющего свой отдельный округ). Архив играет ключевую роль в защите прав граждан и юридических лиц, связанных с наследством, сделками недвижимостью, доверенностями и другими нотариальными действиями.

Общая информация и статус

Учреждение функционирует в подчинении Белорусской нотариальной палаты и Министерства юстиции Республики Беларусь. Его главная задача — централизованное хранение дел нотариальных контор, вышедших из обращения, а также архивов нотариусов, прекративших свою деятельность (в связи с уходом на пенсию, лишением лицензии, смертью и т.д.).

Важно отличать данный архив от двух других крупных учреждений в Минске:

• Нотариальный архив Минского городского нотариального округа (хранит документы нотариусов г. Минска, адрес: ул. Мазурова, д. ).
• Учреждение «Государственный архив Минской области» (хранит документы органов власти, управления, предприятий области, адрес: ул. Козлова, д. ).

Адрес и контактные данные (частично замаскированы)

Архив расположен на территории г. Минска, в Советском районе (район Сельхозпосёлок / переулок Некрасова).

Внимание: Перед визитом обязательно уточняйте актуальный режим работы и необходимость предварительной записи по указанным телефонам, так как график может меняться в связи с карантинными мерами или внутренними регламентами.

Режим работы и прием граждан

Типичный график работы нотариальных архивов Республики Беларусь:

Перерыв на обед: как правило, с 13:00 до 13:45 (длительность 45 минут). В этот время прием граждан и выдача документов не производится.

Какие документы хранятся в архиве

Фонды архива формируются за счет передачи дел из нотариальных контор Минской области. Основные категории документов:

1. Наследственные дела (заявления о принятии наследстве, отказе от наследства, свидетельства о праве на наследство, инвентаризации имущества).
2. Доверенности (общего вида, нотариально заверенные, в т.ч. на право управления транспортными средствами, представление интересов в судах/органах госвласти).
3. Сделки с недвижимостью (договоры купли-прожи, дарения, обмена, ренты, заявы о согласии супруга и др.), совершенные до введения единого реестра недвижимости (до 2013 г. и переходного периода).
4. Завещания (закрытые, открытые, эквивалентные им документы).
5. Протоколы осмотра доказательств, протоколы наложения исполнительного надписи, морские протесты и иные редкие виды актов.
6. Реестры нотариальных действий (журналы учета совершенных действий).

Сроки хранения: Большинство нотариальных документов подлежат хранению 75 лет (наследственные дела, 75 лет со дня открытия наследства), после чего они перебираются на предмет исторической ценности и либо уничтожаются, либо переводятся в Государственный архив Минской области для вечного хранения.

Порядок получения копий и выписок

Кто имеет право обратиться

• Лица, в отношении которых составлен документ (участники сделки, наследники, доверенные лица).
• Наследники и иные правопреемники (по предъявлении свидетельства о праве на наследство или иных оснований).
• Суды, прокуратура, органы следствия, нотариусы — по официальным запросам.
• Иные лица — только на основании нотариальной доверенности с указанием полномочий на получение архивных документов или решения суда.

Необходимые документы для личного обращения

• Паспорт гражданина РБ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Документ, подтверждающий родственные/правовые отношения (свидетельство о рождении, браке, о праве на наследство) — при запросе чужого документа.
• Нотариальная доверенность (если действует представитель);

Способы обращения

1. Лично в приемной архива (наиболее быстрый способ получения копии «на руки» в день обращения или в краткий срок).
2. Через любого нотариуса РБ (нотариус направит официальный запрос в архив; удобно, если вы находитесь в другом регионе).
3. Почтовым отправлением (заказным письмом с вложенным нотариально заверенным заявлением и копией паспорта).
4. Электронно через портал «Нотариат Беларуси» (notariat.by) или ЕРИП (услуга «Заказ копии документа из нотариального архива»), если для конкретного фонда доступен цифровой доступ.

Платность и сроки исполнения

Выдача копий нотариальных документов и выписок из реестров — платная услуга. Тарифы устанавливаются Советом Министров Республики Беларусь (обычно базовые величины за поиск и за выдачу копии/выписки).

• Срок поиска: до 10 рабочих дней со дня поступления запроса (по сложным делам может продлеваться до 30 дней с уведомлением заявителя).
• Срок выдачи: сразу после обнаружения документа (при личном обращении) или в день готовности (при почтовом/электронном запросе).

Что делать, если документ не найден в архиве

Если в Нотариальном архиве Минской области документ не обнаружен, рекомендуется:

1. Обратиться в Нотариальный архив Минского городского нотариального округа (ул. Мазурова, д. ), возможно, нотариус действовал в г. Минске.
2. Проверить Государственный архив Минской области (ул. Козлова, д; ) — если срок хранения истек (75+ лет) и дело передано в госхранение.
3. Обратиться к действующему нотариусу по месту нахождения имущества или открытия наследства для запроса в Единую информационную систему нотариата (ЕИСН) — там учтены все действия с 2000-х годов.

Нормативная правовая база

Деятельность архива регулируется:

• Законом РБ «О нотариате и нотариальной деятельности».
• Законом РБ «Об архивном деле в Республике Беларусь».
• Указом Президента РБ № 600 «Об утверждении Положения о Министерстве юстиции…».
• Постановлением Совета Министров РБ «Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения учета, хранения и использования фондов нотариальных архивов».
• Приказами Министерства юстиции и Белорусской нотариальной палаты.

Практический совет

Если вы ищете наследственное дело по умершему родственнику, начните с обращения к действующему нотариусу по месту последнего места жительства умершего (или по месту нахождения имущества). Нотариус бесплатно (в рамках консультации) проверит ЕИСН и скажет, в каком именно архиве (областном или городском) или у какого нотариуса находится дело. Это сэкономит ваше время и исключит лишние поездки по адресу: г. Минск, пер. Некрасова, д. .

Статья подготовлена на основе открытых данных интернета по состоянию на . Контактные данные и режим работы могут изменяться. Обязательно верифицируйте информацию по телефонам 8 (017) -51—* перед визитом.