Актуальность темы. В условиях усиления требований к документированию деятельности‚ внедрения электронного документооборота и перехода на архивные стандарты нового поколения‚ грамотное составление и применение номенклатуры дел становится фундаментальной задачей для каждого структурного подразделения прокуратуры. Данная статья рассматривает теоретические и практические аспекты работы с номенклатурой дел районной (межрайонной) прокуратуры Российской Федерации.

Нормативно-правовая база

Формирование номенклатуры дел осуществляется в строгом соответствии с действующим законодательством и ведомственными нормативными правовыми актами. К ключевым документам относятся:

• Федеральный закон от № 5-ФЗ «О прокуратуре Российской Федерации» (ст. 21‚ 22 — учет и регистрация документов).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Генерального прокурора РФ (актуальная редакция‚ например‚ Приказ от № 460 или более поздние актуализации) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации».
• Приказ Росархива (например‚ Приказ от № 236) «Об утверждении Типовой номенклатуры дел управления‚ образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти…» (применяется по аналогии/методическим рекомендациями для прокуратуры).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Номенклатура дел управления. Общие требования к составлению».
• Внутренние приказы прокурора района/города * об утверждении номенклатуры дел на текущий год.

Понятие и назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел — это систематический перечень дел‚ образующихся в деятельности районной прокуратуры‚ с указанием сроков их хранения. Является основным справочным и учетным документом‚ регулирующим:

1. Порядок раскладки документов по делам в текущем году.
2. Сроки хранения дел (временные‚ постоянные).
3. Порядок отбора документов на уничтожение или передачу в архив.
4. Формирование описей дел для передачи в архив прокуратуры субъекта РФ или в государственный архив.

Важно: Номенклатура утверждается ежегодно не позднее 31 января года‚ следующего за отчетным‚ и действует в течение календарного года. Внесение изменений в утвержденную номенклатуру в течение года допускается только приказом прокурора района.

Структура номенклатуры дел районной прокуратуры

Традиционно номенклатура делится на три основных раздела‚ соответствующие функциям прокуратуры:

Раздел I: Дела по организационному обеспечению деятельности прокуратуры

Содержат документы‚ связанные с внутренней жизнью органа‚ кадровым обеспечением‚ материально-техническим снабжением‚ охраной гостайны и секретными документами.

Раздел II: Дела по надзорной деятельности (Основной раздел)

Наиболее обширный раздел‚ отражающий ключевые компетенции прокуратуры по ст. 21 ФЗ «О прокуратуре». Структура дела зависит от вида надзора.

Примерная структура подразделов:

• Подраздел II-А: Общий надзор за исполнением законов (ст. 21 ФЗ).
  • Дела по проверкам исполнения законов федеральными органами власти‚ органами местного самоуправления (хранение: 10 лет / Постоянно для материалов генеральной проверки).
  • Материалы рассмотрения обращений граждан о нарушении законов (по статьям дела).
  • Акты прокурора (представления‚ протесты‚ предупреждения‚ постановления) — регистрируются в отдельных делах по видам актов.
• Подраздел II-Б: Надзор за соблюдением прав человека и свобод (ст. 21 ч. 2 ФЗ).
  • Проверки условий содержания в местах лишения свободы (СИЗО‚ колонии‚ ИВС МВД по району).
  • Надзор за соблюдением законности при применении меры принуждения в виде заключения под стражу.
  • Проверки в психиатрических стационарах‚ соцучреждениях.
• Подраздел II-В: Уголовно-процессуальный надзор (ст. 22 ФЗ).
  • Регистрация и учет сообщений о преступлениях (КУСП — журнал учета‚ сейчас АИС «КУСП»).
  • Надзор за досудебным производством (согласование арестов‚ обысков‚ перехват почты/телефона — дела по ходатайствам следователя/дознавателя).
  • Утверждение обвинений‚ передача уголовных дел в суд.
  • Надзор за исполнением приговоров‚ определений‚ постановлений судов (проверки ЕИС/ГИАЦ).
• Подраздел II-Г: Гражданский‚ административный‚ арбитражный процессуальный надзор.
  • Вступление в дела по гражданским/административным делам (ходатайства‚ заключения‚ апелляционные/кассационные протесты).
  • Надзор за исполнением вступивших в законную силу судебных актов (проверки судебных приставов).
  • Защита неопределенного круга лиц (интересы общества).
• Подраздел II-Д: Координационно-методическая работа.
  • Планы проверок‚ графики выездов.
  • Методические рекомендации‚ разъяснения вышестоящей прокуратуры (прокуратуры * области/края/республики).
  • Отчетность (формы 1-проц‚ 2-проц‚ 3-проц‚ отчеты о движении дел).

Раздел III: Дела по вопросам‚ не входящим в основные функции (Вспомогательные)

Включают дела по взаимодействию с СМИ‚ международное сотрудничество (если применимо)‚ работу с молодежью‚ профилактику правонарушений‚ учет служебного оружия и спецсредств.

Принципы составления номенклатуры (Методология)

При разработке проекта номенклатуры сотрудник делопроизводства (делопроизводитель/референт канцелярии) прокурора * (ФИО замаскировано) должен соблюдать следующие принципы:

1. Принцип системности: Дела группируются по функциям/видам деятельности‚ а не по хронологии или исполнителям.
2. Принцип единства: Одноименные дела в разных подразделениях (если в прокуратуре есть отделы/группы) должны иметь единую рубрику и срок хранения.
3. Принцип годовой обособленности: Номенклатура составляется на каждый календарный год отдельно. Дела закрываются по 31 декабря.
4. Принцип обоснованности сроков: Сроки хранения устанавливаются на основании Типовых номенклатур Росархива и ведомственных приказов. Запрещается устанавливать сроки «до прекращения дела» или «1 год» для документов‚ подлежащих архивному хранению.
5. Учет электронных документов: В современной номенклатуре обязательно указываеться форма хранения: «бумажный»‚ «электронный» или «смешанный». Для электронных дел указывается путь к каталогу в АИС (например‚ АИС «Делопроизводство Прокуратуры»‚ АИС «Проводитель»).

Процедура утверждения и внесения изменений

1. Подготовка проекта: Делопроизводитель готовит проект на основе номенклатуры прошлого года с учетом изменений в законодательстве‚ структуре прокуратуры (создание/ликвидация отделов) и новых видов деятельности (например‚ внедрение новых модулей АИС).
2. Согласование: Проект согласовывается с начальниками отделов/групп (надзора‚ уголовно-процессуального‚ гражданского‚ организационного отдела). Подписи ставятся на ьном листе проекта.
3. Утверждение: Приказом прокурора района/города * (номер‚ дата) номенклатура вступает в силу. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов.
4. Размещение: Экземпляр номенклатуры хранится в канцелярии‚ у ответственных исполнителей (начальников отделов)‚ загружается в АИС делопроизводства.
5. Изменения: Оформляются отдельным приказом прокурора («О внесении изменений в номенклатуру дел на 202X год»). Нумерация дел при этом не меняется‚ добавляются новые строки с присвоением следующего порядкового номера в разделе.

Раскладка документов по номенклатуре (Практический аспект)

Каждый входящий/исходящий/внутренний документ должен получить индекс дела по номенклатуре. Пример индексации:

ИНДЕКС = [Код раздела] ⎼ [Порядковый номер дела] ⎼ [Год]

Например: II-Б-04-2026 (Раздел II‚ Подраздел Б‚ Дело №4 «Проверки условий содержания в СИЗО №*»‚ год 2026).

Типичные ошибки раскладки:

• Раскладка одного документа в разные дела (дублирование).
• Создание «сборных» дел типа «Разное» или «Временные» (недопустимо).
• Невключение в номенклатуру новых видов документов (например‚ протоколы проверки исполнения предписаний по результатам проверок ГНИВЦ/ГИБДД).
• Игнорирование электронных оригиналов: печать электронного документа для дела без отметки об электронном оригинале в АИС.

Электронная номенклатура и АИС

На 2026 год деятельность районных прокуратур полностью переведена на электронное делопроизводство (АИС «Делопроизводство Прокуратуры»‚ интеграция с АИС «Проводитель»‚ «КУСП»‚ ГИАС «Суды»).

Особенности работы с номенклатурой в АИС:

• Номенклатура загружается в справочник системы до начала календарного года.
• При регистрации документа система требует обязательного выбора дела из справочника номенклатуры.
• Формирование описей к архиву (Акт отбора‚ Опись дел) происходит автоматически на основе метаданных дел в АИС.
• Электронные дела формируются в формате PDF/A-1b (для долгосрочного хранения) с применением усовершенствованной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) ответственного лица при передаче в архив.

Оценка стоиности и передача в архив

По итогам года (обычно в I квартале следующего года) проводится экспертиза стоиности документов (акта отбора). Комиссия по экспертизе (утверждается приказом прокурора‚ председатель — зам. прокурора *‚ секретарь — делопроизводитель) решает судьбу каждого дела:

• Постоянное хранение: Приказы прокурора‚ доклады о законности‚ материалы генеральных проверок‚ уголовные дела с приговорами (передача в архив прокуратуры субъекта / ГА РФ).
• Временное хранение (10‚ 50‚ 75 лет): Кадровые дела‚ материалы оперативно-розыскной деятельности‚ дела по надзору за местами лишения свободы.
• Уничтожение: Дела со сроком хранения до 10 лет (справки‚ запросы‚ черновики‚ копии)‚ по истечении срока — по акту уничтожения комиссией.

Дела постоянного хранения передаются в архив не позднее чем через 3 года после окончания года их формирования (с учетом сроков экспертизы). Временные — по истечении установленного срока.

Контроль за соблюдением номенклатуры

Контроль за правильностью раскладки документов‚ своевременным формированием дел и их оформлением осуществляет:

• Делопроизводитель канцелярии (ежедневно/еженедельно).
• Начальники отделов/групп (по делам своего ведомства — ежемесячно).
• Заместитель прокурора‚ курирующий делопроизводство (плановые проверки раз в полугодие).
• Высшая прокуратура (прокуратура * области/края) — в ходе плановых проверок состояния делопроизводства (раз в 2-3 года).

Нарушения (утрата дел‚ несвоевременное оформление‚ несоответствие номенклатуре) влекут за собой служебную ответственность до взысканий (выговор‚ строгий выговор) по ст. 192 ТК РФ и ст. 47 ФЗ «О прокуратуре».

Рекомендации по оптимизации работы с номенклатурой в 2026 году

1. Автоматизация раскладки: Использовать правила автоматической раскладки в АИС по атрибутам документа (вид‚ автор‚ ключевые слова).
2. Единый реестр дел: Вести реестр сформированных дел в Excel/АИС с полями: Индекс‚ Наименование‚ Дата открытия/закрытия‚ Объем (л./Мб)‚ Ответственный‚ Срок хранения‚ Статус (текущий/в архиве/уничтожен).
3. Работа с «тяжелыми» делами: Дела уголовно-процессуального надзора (ходатайства об аресте/обыске) имеют огромный объем; Рекомендуется формировать подделы по месяцам или по видам процессуальных решений для удобства поиска;
4. Цифровизация архива: Начать подготовку к переходу на электронный архив (создание АИС «Архив прокуратуры»)‚ сканирование дел постоянного хранения прошлых лет с верификацией.
5. Обучение: Проводить ежеквартальные инструктажи для сотрудников-составителей документов (следователей‚ помощников прокурора‚ инспекторов) по правилам оформления документов и выбору дела в АИС.

Номенклатура дел районной прокуратуры — это не просто бюрократический регламент‚ а инструмент управления информационными ресурсами органа. От качества ее составления зависит: правовая защищенность прокуратуры (возможность быстро найти документ для суда или вышестоящего руководства)‚ соблюдение сроков рассмотрения обращений граждан‚ эффективность архивного хранения и безопасность государственной тайны. Системный подход‚ использование возможностей АИС и строгая дисциплина исполнителей — залог безупречного делопроизводства.

Примечание: В статье используются обобщенные данные типовой номенклатуры. Конкретные индексы‚ наименования дел и сроки хранения для конкретной районной прокуратуры (например‚ прокуратуры ского района г. ) уточняются в локальном нормативном акте, Приказе прокурора данного района на текущий год. Контактный телефон канцелярии для уточнений: +7 () —;