Номенклатура дел — это основной учетный документ, который определяет состав, структуру и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организации. Для районных архивов (как государственных, так и архивов местных органов управления) этот документ имеет критическое значение, поскольку именно он служит основой для формирования архивного фонда, составления описей и обеспечения сохранности документооборота. В данной статье подробно разберем сущность номенклатуры, нормативную базу, порядок разработки, актуальные формы и частые ошибки.

Правовое регулирование и нормативная база

Деятельность по составлению номенклатуры дел в Республике Беларусь (исходя из контекста предоставленных данных) и в Российской Федерации регулируется различными актами, однако общие принципы едины:

• Закон об архивном деле и делопроизводстве (в РФ — ФЗ № 125-ФЗ, в РБ, Закон № 323-З). Статья 33 (упомянутая в источнике) устанавливает ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела.
• Приказы ведомств по архивам/делопроизводству, утверждающие Примерные номенклатуры дел для определенных типов организаций.
• Правила ведения делопроизводства, устанавливающие форму номенклатуры и порядок ее заполнения.

Ключевые нормативные акты (актуальные на 2024–2026 гг.)

1. Приказ Минюста РБ / Департамента по архивам от № 58 «Об утверждении Примерной номенклатуры дел районных, городских исполнительных комитетов». Это базовый документ для районных органов управления Беларуси.
2. Приказ Росархива от № 77 (для РФ) — утвердил Правила ведения делопроизводства и форму номенклатуры дел (Приложение 1). Важно: с в РФ вступает в силу новая форма номенклатуры дел.
3. Примерные номенклатуры для областных/зональных государственных архивов (утверждаются отдельными приказами профильных ведомств).

Внимание: Использование устаревших форм или примерных номенклатур, не соответствующих текущим приказам, является грубым нарушением и может повлечь административную ответственность (ст. 33 Закона об архивном деле).

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна?

Номенклатура дел — это перечень названий дел с указанием сроков их хранения, составляемый на календарный год. Это не просто список, а юридически значимый документ, который:

• Является основой для учета документов в организации на этапе их образования (в структурных подразделениях).
• Служит базой для составления описей дел при передаче их в архив (внутренний или государственный).
• Обеспечивает единообразие названий дел во всей организации, исключая хаос в документообороте.
• Фиксирует сроки хранения (временные, постоянные) в соответствии с актуальными перечнями (например, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций).

Без утвержденной номенклатуры невозможно законно сформировать опись дел для сдачи в архив. Как отмечается в практике: «как провести учет документов, если нет ни описей дел, ни номенклатур дел?» — ответ прост: никак, это прямое нарушение процедуры архивирования.

Структура и форма номенклатуры дел (Образец заполнения)

Форма номенклатуры дел утверждена в приложении к соответствующим Правилам (например, Приложение 1 к Приказу Росархива № 77 или аналогичному документу в РБ). Обязательные реквизиты строки номенклатуры:

Пример заполнения строки (универсальный формат):

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|---|--------|----------------------------------------------------------------|-----|----------------------------------------|
| 1 | Адм-01 | Документы по организации работы администрации района на 2025 г. | 5 | п. 123 Перечня типовых управл. документов |
| 2 | Кад-01 | Личные дела работников (прием, перевод, увольнение) за 2025 г. | 75 | п. 456 Перечня (персонифицированные) |

Порядок разработки и утверждения номенклатуры

Процесс разработки — это не работа одного архивариуса за вечер. Это коллективный процесс, требующий согласования.

Этапы разработки:

1. Анализ функций и структуры организации. Изучение устава, штатного расписания, функциональных регламентов подразделений. Изменение в номенклатуре дел может иметь суровые последствия для работы организации, потому нужно тщательное оформление и согласование.
2. Сбор инициатив от структурных подразделений. Руководители отделов (кадров, бухгалтерии, секретариата, юристов) предоставляют списки документов, которые они образуют.
3. Сопоставление с Примерной номенклатурой и Перечнями сроков хранения. Нельзя придумывать сроки — их нужно находить в нормативных актах. Для отдела кадров, например, существуют специфические сроки (личные дела — 75 лет, табели — 50/75 лет и т.д.).
4. Формирование проекта номенклатуры. Заполнение формы с присвоением индексов.
5. Согласование. Проект подписывается руководителями структурных подразделений, главным архивариусом/ответственным за архив, юристом.
6. Утверждение. Номенклатура утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации (главы районного исполкома, директора архива) на календарный год.
7. Распространение. Экземпляры направляются в структурные подразделения для ведения учета дел в течение года.

Сроки представления (типовые):

• Проект номенклатуры на грядущий год обычно готовят к концу текущего года (ноябрь-декабрь).
• Пример: «В декабре 2023 года вы сдаете в отдел делопроизводства номенклатуру дел бухгалтерии на 2024 год и опись за 2023 год».
• Утвержденная номенклатура вступает в силу с 1 января нового года.

Особенности номенклатуры для разных подразделений (Кадры, Бухгалтерия, Секретариат)

Районный архив (или архив районной администрации) формирует номенклатуру, охватывающую все структурные единицы. Специфика заполнения:

Отдел кадров (HR)

• Самый обширный раздел. Включает: личные дела, приказы по персоналу, табели учета рабочего времени, документы по обучению, пенсионное обеспечение.
• Актуально с : изменения в трудовом законодательстве (переход на электронные трудовые книжки, новые формы отчетности) требуют корректировки названий дел и сроков хранения. Необходимо завести отдельные дела для электронных документов и реестров.

Бухгалтерия / Финансовый отдел

• Документы строго регламентированы: первичные документы (5 лет), финансовая отчетность (постоянно/50 лет), налоговый учет, кассовые документы.
• Важно разделять дела по видам отчетности и налоговым периодам.

Секретариат / Канцелярия (Управленческая документация)

• Приказы, распоряжения, поручения, входящая/исходящая корреспонденция, протоколы совещаний.
• Приказы по основной деятельности (постоянно), по кадровым вопросам (75 лет), по административным — согласно перечням.

Специфика районного государственного архива (как организации)

Если речь идет о номенклатуре дел самого архивного учреждения (районного госархива), то она включает дела по своей основной деятельности:

• Прием и учет фондов (акты приема-передачи, описи, инвентаризации).
• Хранение и обеспечение сохранности (акты осмотра, журнал температуры/влажности, планы ЧС).
• Информационно-справочный аппарат (путеводители, реестры, картотеки).
• Пользование фондами (заявки, выдачи, справки, договоры на оцифровку).
• Научно-издательская работа.
• Административно-хозяйственная деятельность (кадры, бухгалтерия архива как юрлица).

Изменения в номенклатуре в течение года

Номенклатура утверждается на год, но структура организации может меняться (ликвидация отдела, создание нового, передача функций).

Порядок внесения изменений:

1. Инициируется структурным подразделением или архивом.
2. Оформляется приказ об изменении/дополнении номенклатуры дел (не переутверждается весь документ целиком, если изменений мало).
3. В приказе указывается: «Внести в номенклатуру дел на 2025 год утвержденную приказом № * от * следующие изменения: строку № * исключить / добавить строку следующего содержания…».
4. Изменения вступают в силу с даты подписания приказа (или указанной в нем даты), но не ранее момента возникновения новых документов.

Критически важно: Нельзя менять названия уже открытых и идущих в работе дел. Новые названия и сроки применяются только к делам, формируемым после вступления изменений в силу.

Электронные документы и номенклатура

С 2023–2024 годов акцент смещается на учет электронных документов (ЭД); В номенклатуре это отражается так:

• В названии дела указывается форма: «Документы по приему на работу (электронные)» или «Реестр входящих электронных документов».
• Сроки хранения для ЭД и бумажных оригиналов должны быть идентичны (если ЭД является оригиналом).
• Необходимо заводить дела для реестров ЭД, ключей ЭП, протоколов проверки ЭП.

Типичные ошибки и риски

Ответственность за нарушения

Согласно ст. 33 Закона об архивном деле (и аналогичным нормам в РФ), виновные лица несут:

• Дисциплинарную ответственность (замечание, выговор, увольнение), за несоставление, несвоевременное утверждение, нарушение правил заполнения.
• Административную ответственность (штрафы по КоАП) — за уничтожение документов с истекшими сроками без экспертизы, за утрату документов постоянного хранения.
• Уголовную ответственность (в редких случаях) — за умышленное уничтожение или повреждение документов, имеющих особую ценность.

Ответственность несут: руководитель организации, главный архивариус/ответственный за архив, руководители структурных подразделений, формирующих документы.

Практический чек-лист для архивариуса районного архива/администрации (на 2025–2026 гг.)

1. [ ] Получить актуальный текст Примерной номенклатуры (Приказ от № 58 для РБ / Приказ Росархива № 77 для РФ + изменения от ).
2. [ ] Сверить структуру организации с уставом/штатным расписанием на грядущий год.
3. [ ] Разослать запрос в подразделения о планируемых видах документов (срок: ноябрь).
4. [ ] Составить проект номенклатуры, пронумеровать дела, присвоить индексы, подобрать сроки хранения по Перечню.
5. [ ] Согласовать проект с руководителями подразделений (подписи на ьном листе или в журнале согласования).
6. [ ] Подготовить проект приказа об утверждении.
7. [ ] Получить подпись руководителя организации (Главы райисполкома / Директора архива) до 31 декабря.
8. [ ] Распечатать/разослать электронные копии утвержденной номенклатуры в подразделения.
9. [ ] Обучить ответственных по делопроизводству в отделах правилам открытия дел по новой номенклатуре с 1 января.
10. [ ] Завести контрольный журнал учетных единиц хранения (дела) для отслеживания формирования описей к концу года.

Номенклатура дел районного архива (или районной администрации), это «карта» документооборота на год. Качество ее составления определяет: законность уничтожения документов по истечении сроков, скорость поиска информации, успешность сдачи дел в государственный архив и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов (Департамента по архивам, Росархива, прокуратуры).

Главные правила успеха: опирайтесь только на актуальные нормативные акты текущего года, вовлекайте специалистов подразделений в процесс, учитывайте электронные документы наравне с бумажными и устанавливайте сроки хранения исключительно по утвержденным Перечням. Своевременное утверждение номенклатуры до 1 января — залог спокойной работы архива и всей организации в течение года.

Данная статья подготовлена на основе открытых нормативных актов и интернет-источников (данные на ). Для составления конкретного документа необходимо использовать официальные тексты приказов Минюста РБ / Росархива и Перечни типовых управленческих архивных документов, действующие на момент разработки. Контактные данные ответственных лиц и адреса организаций скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности (*).