Номенклатура дел — это основной справочный указатель и управленческий документ, определяющий состав, сроки хранения и порядок организации документов, подлежащих архивному хранению. Для городского архива этот документ имеет критическое значение, так как от его качества зависит сохранность.documentary heritage города, доступность информации для граждан и организаций, а также законность деятельности самого архива.

Нормативно-правовая основа формирования

Работа над номенклатурой дел городского архива ведется в строгом соответствии с законодательством РФ. К ключевым нормативным актам относятся:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 18, 22).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых номенклатур дел муниципальных органов…» (актуальная редакция на 2026 год).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования к составу и параметрам».
• Региональные законы и постановления администрации города (например, Постановление Администрации г. * № * от *..202*);

Важно: С 2020 года действует переход на единые типовые номенклатуры, утвержденные Росархивом, что исключает произвольное сокращение сроков хранения или изменение наименований дел со стороны ведомств-образователей.

Структура номенклатуры дел городского архива

Номенклатура представляет собой таблицу, содержащую обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):

1. Код дела — уникальный идентификатор (индекс) для автоматизированных систем (АИС «Архив», 1С:Архив и др.).
2. Наименование дела — четкое, официальное название, отражающее тематику документов (например: «Дela по вопросам градостроительной деятельности», «Личные дела работников отдела образования»).
3. Срок хранения — устанавливается только типовыми номенклатурами Росархива. Допустимые значения: «Временное» (10, 30, 50, 75 лет) или «Постоянное».
4. Примечания — дополнительные сведения: основание для выделения дела в отдельную единицу хранения, особенности доступа (конфиденциальность, ГСТ), ссылка на пункт типовой номенклатуры.

Основные разделы (блоки) номенклатуры

Структура номенклатуры городского архива обычно повторяет структуру органов местного самоуправления (Администрация, Департаменты, Комитеты, Управления):

• Блок 1: Организационно-распорядительная документация (распоряжения главы города, приказы администрации, постановления городской думы, протоколы совещаний). Срок хранения — чаще всего Постоянный или 75 лет.
• Блок 2: Документация по основным видам деятельности (градостроительство, земельные отношения, архитектура, благоустройство, образование, здравоохранение, социальная защита, культура, спорт). Сроки варьируются от 10 до 75 лет и Постоянного.
• Блок 3: Кадровая и кадровый учет документация (личные дела, служебные записки, приказы по кадрам, табели учета рабочего времени). Критически важный блок: личные дела — 75 лет, списки к приказам о приеме/увольнении — Постоянно.
• Блок 4: Документация по финансово-хозяйственной деятельности (бюджет, отчетность, договора, акты приема-передачи, налоговый учет). Сроки: 5–10 лет (оперативная), 50–75 лет (отчетность).
• Блок 5: Контрольно-ревизионная и правовая документация (материалы проверок, прокуратурные акты, судебные иски).
• Блок 6: Внутреннее делопроизводство и архивное дело (номенклатуры прошлых лет, акты приема-передачи дел в архив, описи, реестры выдачи).

Процедура утверждения и актуализации

Номенклатура дел не является статичным документом. Она подлежит ежегодной актуализации (пересмотру) в связи с:

• Изменениями в структуре администрации города (ликвидация/создание департаментов).
• Выпуском новых типовых номенклатур Росархивом.
• Появлением новых видов деятельности (например, внедрение «Умного города», цифровых платформ).
• Изменениями в сроках хранения отдельных категорий документов.

Этапы работы:

1. Подготовительный этап (январь-февраль): Архив (отдел архивного дела Администрации г. *) рассылает уведомления структурным подразделениям-образователям с просьбой предложить изменения.
2. Сбор предложений: Ответственные секретари/архивисты подразделений заполняют проект изменений (форма по Приказу Росархива № 236).
3. Экспертиза: Главный архивист города (ФИО: *) проводит правовую экспертизу предложений на соответствие типовым номенклатурам.
4. Согласование: Проект согласовывается с юристами Администрации, департаментом информационных технологий (при переходе на электронный документооборот).
5. Утверждение: Приказом главы Администрации г. * (или распоряжением руководителя органа власти) номенклатура вступает в силу с 1 января отчетного года.
6. Регистрация: Утвержденная номенклатура регистрируется в территориальном органе Росархива (Управление архивного дела * области/края) в установленном порядке.

Особенности работы с электронными документами

В 2026 году ключевым аспектом является интеграция номенклатуры с Системой электронного документооборота (СЭД) города. Номенклатура дел должна быть загружена в СЭД как классификатор (справочник «Виды дел» / «Номенклатура»).

• Каждому электронному делу присваивается код из номенклатуры.
• Срок хранения проставляется автоматически при создании дела по коду номенклатуры.
• Формирование описей к электронным делам ведется в АИС «Архив» с последующим экспортом в XML-формате для сдачи в архив (согласно Приказу Минцифры/Росархива).
• Обеспечивается единообразие наименований дел в бумажном и электронном виде (гибридные фонды).

Типичные ошибки и риски

Практическое значение для пользователей архива

Для граждан и организаций, обращающихся в городской архив (адрес: г. , ул. , д. , тел.: -*—), номенклатура дел является главным поисковым инструментом:

• Она позволяет определить, существует ли дело на интересующую тему (например, история земельного участка, архив школы/больницы, разрешение на строительство 1980-х гг.).
• Помогает составить правильный запрос (указав индекс дела или точное наименование из номенклатуры), что ускоряет выдачу справки или копии документа.
• Показывает срок хранения и, как следствие, вероятность сохранения документов (дела с истекшим сроком хранения могли быть уничтожены по акту экспертизы).

Контроль за выполнением номенклатуры

Контроль за соблюдением номенклатуры дел возлагается на:

• Главного архивиста города / Начальника отдела архивного дела Администрации (внутренний контроль).
• Территориальный орган Росархива (государственный контроль — плановые и внеплановые проверки).
• Прокуратурой города (надзор за исполнением законов об архивном деле).

По итогам проверок составляются акты, предписания об устранении нарушений (например, оформление дел без номенклатуры, несвоевременная сдача в архив).

Перспективы развития: Номенклатура как данные (Data-Driven Archive)

На 2026–2027 годы запланирован переход от «плоской» таблицы номенклатуры к онтологической модели (Linked Data):

• Номенклатура становится семантической сетью: «Дело» — связано с «Функцией» — «Полномочием» — «Нормативным актом» — «Сроком хранения» — «Правилом доступа».
• Автоматическое формирование дел в СЭД на основе классификации документов (ИИ/ML модели).
• Единый федеральный реестр номенклатур (ЕРН) с открытым API для межведомственного обмена.

Резюме

Номенклатура дел городского архива — это не просто бюрократическая таблица, а правовой фундамент архивного дела муниципалитета. Ее грамотное формирование, ежегодная актуализация в строгом соответствии с типовыми номенклатурами Росархива и интеграция в электронные информационные системы города гарантируют законность управления документами, сохранность архивного фонда и доступность информации для общества.

Для консультаций по применению номенклатуры, оформлению дел к сдаче в архив или получению справок обращайтесь в Отдел архивного дела Администрации г. (тел.: -*—, email: *@.ru) или непосредственно в Городской архив (тел.: -*—).