Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Муниципальный архив города Ижевска является ключевым учреждением, обеспечивающим сохранность и доступность документального наследия муниципального образования. В статье подробно рассматриваются этапы формирования архива, его текущие функции, порядок обращения за справками и выписками, а также контактная информация для граждан и организаций.

Историческая справка: создание объединенного архива

Основой для возникновения специализированного муниципального архива стало Решение исполнительного комитета Ижевского городского Совета народных депутатов Удмуртской Республики от 02 июля 1992 года № 284 «О создании объединенного архива для хранения документов по личному составу предприятий, организаций и учреждений г. Ижевска».

Принятие данного решения было обусловлено необходимостью централизованного хранения кадровых документов в связи с выполнением Программы приватизации государственных и муниципальных предприятий. В период масштабной реформы собственности возникла острая потребность в гарантированном сохранении трудовых книжек, личных дел, карточек учета стажа и иных документов, подтверждающих трудовые права граждан, работавших на реорганизуемых или ликвидируемых объектах.

Современное статус и структура

На данный момент функции по хранению и использованию документов по личному составу осуществляет Архивный отдел документов по личному составу Управления по делам архивов Администрации города Ижевска.

Учреждение входит в систему органов местного самоуправления и взаимодействует с:

Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (методическое руководство, контроль);
Государственным казенным учреждением «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (ГКУ ЦГА УР) — по вопросам перевода документов постоянного хранения на государственный учет;
АУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Удмуртской Республики» — через сеть МФЦ организуется прием запросов от граждан.

Основные фонды и состав документов

Архив формирует фонды из документов ликвидированных и реорганизованных муниципальных предприятий, учреждений и организаций. Основные категории хранящихся документов:

Документы по личному составу: трудовые книжки, личные карточки учетных записей (форма Т-2), личные дела служащих и рабочих, ведомости заработной платы, приказы о приеме/переводе/увольнении.
Документы по заработной плате и начислениям: расчетно-платежные ведомости, ведомости удержаний, справки о доходах (форма 2-НДФЛ за прошлые периоды).
Документы по пенсионному обеспечению: справки о стаже, заработной плате за любые 60 последовательных месяцев (до 2002 г.), подтверждающие право на пенсию.
Актовые документы: уставы, положения о структурах, штатные расписания ликвидированных организаций (для подтверждения наименований должностей, структуры).

Важно: Документы действующих организаций в архив не поступают — они хранятся у работодателя до ликвидации или реорганизации.

Услуги для граждан и организаций

Виды выдаваемых документов

Справки о стаже и заработной плате (для назначения пенсий, пособий, судебных разбирательств);
Выписки из приказов (о приеме на работу, увольнении, награждении, присвоении разрядов/категорий);
Копии трудовых книжек и личных карточек (с заверкой печатью архива);
Справки-дубликаты в случае утери оригиналов трудовых книжек (на основании архивных данных);
Информационные письма в адрес Пенсионного фонда (СФР), судов, нотариусов, МВД.

Порядок обращения и получения услуг

С целью повышения доступности и сокращения времени ожидания администрацией города Ижевска внедрена система предварительной записи.

Способы подачи запроса:

Через портал «Госуслуги» / региональный портал Удмуртии (раздел «Архивные услуги» / «Получение справок из архивов»). Это основной и наиболее быстрый канал.
Лично в МФЦ (Многофункциональном центре) по месту жительства или в МФЦ, обслуживающем архив (г. Ижевск, ул. *, д. ). Необходимо иметь паспорт и документы, подтверждающие смену фамилии (при наличии).
Почтовым отправлением (ценным письмом с описью вложения) на адрес архива.
Электронным обращением через официальный сайт Администрации города Ижевска (раздел «Управление по делам архивов» / «Обратная связь»).

Сроки и стоимость:

Предварительная запись и консультация — бесплатно.
Срок подготовки справки/выписки: согласно законодательству об архивном деле — до 30 календарных дней с момента регистрации запроса (на практике часто быстрее — 10–15 дней).
Плата за услуги: выдача архивных справок, выписок и копий документов для пенсионного обеспечения и социальных выплат — бесплатно. Для иных целей (суды, нотариусы, коммерческие организации) — по тарифам, утвержденным Комитетом по делам архивов УР.

Электронные ресурсы и дистанционное взаимодействие

Для предварительного поиска информации гражданам доступен Электронный архив Удмуртии (модернизируемая версия). Ресурс содержит:

Описи фондов и дела (по наименованиям организаций);
Сведения о населенных пунктах по приходам церквей (для геноалогических запросов);
Формы для составления запроса и отслеживание статуса готовности.

Рекомендация: Перед личным визитом или отправкой почтового запроса проверьте наличие нужной организации в электронных описях. Если название предприятия изменилось (например, в ходе приватизации «Завод №Х» стал «АО «Название»), поиск ведется по последнему известному наименованию на момент ликвидации.

Контактная информация и реквизиты

Адрес Архивного отдела документов по личному составу (основной прием посетителей):

Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. М. Горького, д. * (точный номер дома уточняйте на сайте Администрации или по телефону справочной).

Адрес Комитета по делам архивов при Правительстве УР (высший куратор):

Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. М. Горького, д. .

Телефоны справочно-информационной службы (маскированы):

Приемная / Справка о готовности: +7 () -*-*
Отдел выдачи справок (прямая линия): +7 () -*-*
Методический отдел (для организаций): +7 () —

Режим работы для посетителей (типовый):

Понедельник – Четверг: : – : (перерыв : – :);
Пятница: : – : (перерыв : – :);
Суббота, Воскресенье — выходные дни.

Примечание: Режим работы может меняться в предпраздничные дни и летний период. Обязательно подтверждайте актуальное расписание по телефону или на сайте adm-izh.ru перед визитом.

Электронная почта Управления по делам архивов: arhiv-*@adm-izh.ru (точный адрес скрыт для защиты от спама, доступен на официальном сайте).

Частые вопросы (FAQ)

Могу ли я получить справку, если предприятие, где я работал, не ликвидировалось, а сменило название?

Нет. Документы по личному составу действующих организаций (даже если они сменили наименование или форму собственности, но сохраняют правопреемство) хранятся у текущего работодателя. Обращайтесь в кадровую службу текущей организации.

Что делать, если в электронном каталоге нет моей организации?

Это может означать: а) фонд еще не описан/не загружен в Электронный архив; б) документы хранятся в ГКУ ЦГА УР (если предприятие было ведомственным республиканского/федерального подчинения); в) организация не была ликвидирована. Напишите запрос в архив с указанием полного наименования, адреса и годов работы — архивисты проведут поиск по учетным документам.

Нужен ли мне нотариально заверенная доверенность, если справку забирает родственник?

Да. Для получения архивных документов, содержащих персональные данные, третьими лицами требуется нотариально заверенная доверенность с указанием полномочий на получение справок/копий в архивных учреждениях. Паспорт доверенного лица обязателен.

Как получить справку, если я живу в другом регионе (не в Удмуртии)?

Рекомендуется оформить запрос через портал «Госуслуги» (выбрав ведомство «Управление по делам архивов Администрации г. Ижевска») или направить почтовый запрос с нотариально заверенным подписью и копией паспорта. Готовые документы направят почтой (ценным письмом) или в электронном виде (если технически возможно и согласовано).

Муниципальный архив города Ижевска выполняет социально значимую миссию по защите трудовых и пенсионных прав граждан. Благодаря решению 1992 года были спасены от уничтожения миллионы кадровых документов приватизируемых предприятий. Сегодня архив активно внедряет цифровые технологии: предварительная запись, Электронный архив Удмуртии и взаимодействие через МФЦ делают процесс получения справок максимально удобным и прозрачным.

При подготовке запроса тщательно собирайте исходные данные: точное название организации на момент работы, годы трудоустройства/увольнения, структурное подразделение. Это существенно ускорит поиск и выдачу нужного документа.

Статья подготовлена на основе открытых данных Администрации города Ижевска, Комитета по делам архивов УР и решений исполкома горсовета 1992 года. Контактные данные (номера домов, телефоны, e-mail) частично замаскированы (*) в целях информационной безопасности. Актуальные реквизиты подтверждайте на официальном сайте adm-izh.ru или по телефону единой справочной службы города.