В деловой практике нередко возникает ситуация, когда одной стороне необходимо получить от другой определённые сведения, документы или разъяснения. В таких случаях используется письмо-запрос — официальное обращение, которое можно отправить контрагенту, государственному органу или физическому лицу. Фраза «можете отправить ваш запрос» встречается на сайтах компаний, в коммерческих предложениях и в ответах на обращения, и важно знать, как правильно оформить такое письмо, чтобы получить быстрый и полный ответ.

Что такое письмо-запрос

Письмо-запрос — это разновидность делового письма, целью которого является получение информации, документов, образцов товаров, коммерческих предложений или разъяснений по конкретному вопросу. Запрос может быть:

• ответной реакцией на рекламную рассылку или коммерческое предложение;
• инициативным обращением к контрагенту или органу власти;
• запросом о предоставлении персональных данных;
• просьбой о выдаче копий документов.

Структура письма-запроса

Чтобы адресат чётко понял, какие именно сведения запрашивает ваша компания, письмо должно содержать обязательные реквизиты и быть оформлено по установленным правилам.

Реквизиты отправителя и получателя

В правом верхнем углу указываются данные адресата (в дательном падеже), затем — данные отправителя (в родительном падеже):

• наименование организации или ФИО получателя;
• должность руководителя (если письмо адресовано конкретному лицу);
• наименование, адрес и контакты отправителя.

Дата и регистрационный номер

Исходящий номер и дата проставляются в соответствии с правилами делопроизводства организации.

Заголовок и основная часть

Далее излагается суть обращения. Если причина запроса очевидна, допускается сразу перейти к изложению сути. Если ситуация сложная — можно подробно описать обстоятельства. В самом запросе формулируются конкретные вопросы с использованием типовых оборотов:

• «Просим сообщить о…»;
• «Просим выслать…»;
• «Будем признательны, если…»;
• «Просим предоставить информацию о…».

Подпись

Письмо подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо с указанием должности, фамилии и инициалов.

Требования к оформлению

Официальный запрос о предоставлении информации оформляется по установленным правилам (с учётом ГОСТ Р 7.0.97):

• верхнее и нижнее поля — не менее 20 мм;
• правое поле — не менее 10 мм;
• левое поле — не менее 30 мм;
• шрифт — как правило, Times New Roman, 12–14 кегль;
• текст выравнивается по ширине.

Образец письма-запроса

ООО «Пример»
ИНН 77, ОГРН 1157746
Адрес: 115, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, оф. 2
Тел.: +7 (495) —, e-mail: info@primer*.ru

Исх. № 45/26 от

Генеральному директору
ООО «Партнёр»
Иванову И.И.

О предоставлении информации

Уважаемый Иван Иванович!

В связи с подготовкой к заключению договора поставки просим предоставить следующую информацию:

1. действующий прайс-лист на продукцию;
2. условия оплаты и отсрочки платежа;
3. сроки поставки товара со склада в г. Москве.

Ответ просим направить на адрес электронной почты: info@primer.ru или почтой по указанному выше адресу.

С уважением,
Директор ООО «Пример» ____________ /Петров П.П./
Исп.: Сидорова А.А., тел. +7 (495) —*, доб. 1*

Как ответить на запрос

Ответ на письмо-запрос может быть положительным или отрицательным. При его составлении следует:

1. внести сведения об отправителе;
2. указать наименование или ФИО получателя;
3. поставить номер и дату исходящего письма, сослаться на номер входящего запроса;
4. изложить суть ответа, например: «На ваш запрос о предоставлении информации сообщаем следующее…»;
5. дать исчерпывающие сведения в той же последовательности, в какой вопросы были заданы в запросе.

Важно: ответ должен зеркально отражать стиль запроса. Если обращение написано официально-строго, отвечать следует в том же регистре. Если запрашиваются документы, к ответу прикладываются их копии с сопроводительным письмом; если сведения — их можно изложить прямо в тексте ответа.

Куда и как отправить запрос

Отправить запрос можно несколькими способами:

• электронной почтой — на официальный адрес организации (например, info@*.ru);
• через форму обратной связи на сайте компании — именно там чаще всего встречается фраза «можете отправить ваш запрос»;
• почтой России — заказным письмом с уведомлением о вручении;
• через ЭДО — если между сторонами настроен электронный документооборот;
• лично — через канцелярию с отметкой о приёме на втором экземпляре.

Полезные рекомендации

• Формулируйте вопросы конкретно, это ускорит получение ответа.
• Указывайте срок, в который желательно получить ответ.
• Сохраняйте копию отправленного запроса и подтверждение его отправки.
• При запросе персональных данных помните о требованиях законодательства о защите таких сведений.

Грамотно составленный запрос — залог оперативного и полного ответа. Используйте приведённую структуру и образец, и ваша деловая переписка будет эффективной и профессиональной.