С момента объединения Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) в единый Социальный фонд России (СФР) отчетность работодателей кардинально изменилась. Старые привычные формы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ больше не действуют. На смену им пришел единый отчет — ЕФС-1.
В этой статье подробно разберем‚ какие разделы ЕФС-1 сдавать при приеме на работу‚ как их заполнить с учетом изменений 2026 года‚ какие сроки соблюдать и как избежать штрафов.
Какой отчет сдавать вместо СЗВ-ТД?
С 1 января 2023 года единственным отчетом о приеме на работу является ЕФС-1 (Единая форма сведений о застрахованных лицах).
Важно: С 30 мая 2026 года действует новая редакция бланка ЕФС-1 (утверждена приказом СФР). Старые бланки сдавать нельзя.
ЕФС-1 объединил в себе сразу четыре отмененных отчета:
- СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (теперь подраздел 1.1 раздела 1);
- СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже (теперь подраздел 1.2 раздела 1‚ сдается ежегодно до 25 января);
- ДСВ-3, сведения о застрахованных лицах для расчета пенсии (теперь подраздел 3 раздела 1);
- 4-ФСС — расчет страховых взносов на травматизм (теперь раздел 2‚ сдается ежеквартально).
Главное правило при приеме сотрудника: Заполнять и сдавать не весь ЕФС-1 целиком‚ а только три компонента:
- ьный лист;
- Подраздел 1 раздела 1 (анкетные данные сотрудника);
- Подраздел 1.1 раздела 1 (сведения о кадровом мероприятии «ПРИЁМ»).
Сроки сдачи отчета при приеме на работу
Сроки жестко регламентированы и зависят от вида кадрового мероприятия:
| Мероприятие | Срок сдачи |
|---|---|
| Прием на работу (трудовой договор) | Не позже следующего рабочего дня после дня подписания приказа (трудового договора). |
| Не позже следующего рабочего дня после дня начала исполнения договора. | |
| Перевод на другую должность / изменение условий труда | До 25 числа месяца‚ следующего за месяцем мероприятия. |
| Увольнение | Не позже следующего рабочего дня после дня увольнения. |
Пример расчета срока (2026 год):
- Приказ подписан пятницей‚ 27 февраля 2026 г.
- Следующий день — суббота (выходной).
- Срок переносится на ближайший рабочий день, понедельник‚ 2 марта 2026 г. (включительно).
Пошаговое заполнение ЕФС-1 при приеме (актуально на 2026 год)
ьный лист
Обязателен всегда. Заполняются реквизиты страхователя (работодателя):
- Регистрационный номер в СФР (ранее — в ПФР);
- ИНН‚ КПП‚ ОГРН (ОГРНИП для ИП);
- Полное или сокращенное наименование организации / ФИО ИП;
- Основной вид деятельности по ОКВЭД 2;
- Поля ОКФС‚ ОКОГУ‚ ОКПО — оставляются пустыми;
- Контакты: телефон ответственного лица и e-mail;
- Раздел «Сведения о страхователе‚ за которого предоставляют сведения» — заполняется только если отчет сдает третья сторона (аутсорсинг);
- Должность руководителя/уполномоченного‚ подпись‚ расшифровка‚ печать (при наличии)‚ дата сдачи.
Подраздел 1 раздела 1: Анкетные данные сотрудника
Здесь вносятся персональные данные принятого работника. В 2026 году появились обязательные новые поля:
- СНИЛС (если нет — указывается «000-000-000 00» или заявление о назначении).
- ФИО полностью.
- Дата рождения.
- ИНН (если есть).
- Статус зарегистрированного лица (НОВОЕ ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ПОЛЕ): Выбирается один код:
- ГРФ — граждане РФ;
- ПЖИГ, постоянно проживающие инострацы/лица без гражданства;
- ВЖИГ — временно проживающие (ВНЖ‚ временное убежище);
- ВПИГ — временно пребывающие (исключая ВКС);
- ВКС — высококвалифицированные специалисты.
- Гражданство (код страны): По классификатору № 529-СТ. Для РФ, 643. Без гражданства — 000.
Подраздел 1.1 раздела 1: Сведения о кадровом мероприятии («ПРИЁМ»)
Это основная табличная часть‚ заменившая СЗВ-ТД. Заполняется построчно для каждого сотрудника.
Ключевые графы (с учетом изменений с / ):
| Графа / Блок | Что указывать | Особенности 2026 года |
|---|---|---|
| Порядковый номер | По возрастанию от 1. | — |
| Дата кадрового мероприятия | Дата приема по приказу/договору. | Для ГПХ — дата начала исполнения договора. |
| Код мероприятия | ПРИЁМ (трудовой договор). НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ — для гражданско-правовых договоров. | — |
| Трудовая функция | Наименование должности по штатному расписанию. | Если есть право на льготную пенсию — строго по ОКПДТР / профстандартам. В поле «Иные сведения» можно добавить: «на декретную ставку»‚ «на частичную занятость». |
| Код выполняемой функции (КРИТИЧЕСКИ ВАЖНО) | Цифровой код типа договора и места работы: | Нововведение 2026 г. Коды «ДИСТ»‚ «НДОМ» для удаленщиков УДАЛЕНЫ. Удаленка указывается без спецкодов. |
| Таблица кодов выполняемой функции (Графа 4) | ||
| Основное место работы | 0 — бессрочный 0.1, срочный до 6 мес. 0.2 — срочный более 6 мес. | Для сезонных/декретных — 0.1 или 0.2. |
| Совместительство | 1 — бессрочный 1.1, срочный до 6 мес. 1.2 — срочный более 6 мес. | Обязательно ставить код совместительства (1)‚ а не 0. |
| ГПХ (договоры подряда/услуг) | Графа оставляется ПУСТОЙ. | Вид договора указывается в спец. кодах условий работы (см. ниже). |
| Условия работы (спец. коды) | Коды режима работы: | Коды «ДИСТ»‚ «НДОМ» больше не применяются. |
| Коды условий работы (Графа 5) | ||
| Неполный рабочий день | НЕПД | Влияет на расчет стажа. |
| Неполная рабочая неделя | НЕПН | Влияет на расчет стажа. |
| Крайний Север / приравненные | РКС (районы КС)‚ МКС (местности‚ приравненные) | Заполняют только работодатели КС/приравненных районов. |
| ГПХ (виды договоров) | ДГПХ‚ ДАВТ‚ ДОИП‚ ИЗЛД‚ ЛДПИ‚ ДГПХФЛНС‚ ДАВТФЛНС | Обязательны для заполнения при ГПХ. |
| Код выполняемой функции (ОКЗ) | Код должности по ОКЗ (Постановление № 677). | Минимум 5 знаков. Меньше — ошибка. |
| Причина увольнения | ПУСТО (заполняется только при увольнении). | — |
| Документ-основание | Название‚ номер‚ дата приказа (формы Т-1 / Т-1а). | Срок сдачи отсчитывается от даты этого документа. |
| Признак отмены | ПУСТО (ставится «Х» только при исправлении ошибки). | См. раздел «Исправление ошибок». |
Особенности оформления отдельных категорий сотрудников в 2026 году
Совместители
- Сдавать ЕФС-1 обязательно (срок — следующий рабочий день).
- В графе «Код выполняемой функции» ставим 1 (бессрочный) или 1.1 / 1.2 (срочный).
- Во всех остальных полях заполнение аналогично основному работнику.
Срочные трудовой договоры (сезонные‚ декретные‚ до 6 мес.)
- Код выполняемой функции: 0.1 (срок до 6 месяцев) или 0.2 (срок более 6 месяцев).
- Не путать с кодом 0 (бессрочный) — это частая ошибка‚ приводящая к запросам СФР.
Неполный день / неполная неделя
- Обязательно проставляем код в графе «Условия работы»: НЕПД или НЕПН.
- Это критично для правильного расчета страхового стажа сотрудника.
Удаленные работники (изменение с 2026 года!)
Внимание! С 2026 года коды «ДИСТ» (дистанционная работа) и «НДОМ» (работа на дому) исключены из перечня кодов условий работы подраздела 1.1.
Прием удаленного сотрудника оформляется в общем порядке без специальных кодов режима работы. Сам факт дистанционной работы фиксируется в трудовом договоре и приказе‚ но в ЕФС-1 не кодируется отдельно.
Иностранные граждане
- В Подразделе 1 обязательно заполнять «Статус зарегистрированного лица» (ВЖИГ‚ ВПИГ‚ ВКС и т.д.) и «Гражданство».
- Для ВКС (высококвалифицированных специалистов) — код статуса ВКС.
- Наличие патента/разрешения на работу проверяется заранее‚ в отчете это не отражается напрямую‚ но статус должен соответствовать документу.
Способы подачи ЕФС-1
- Численность сотрудников более 10 человек: Только в электронном виде через операторов ЭДО (ТКС‚ Контур‚ СБИС и др.) с использованием УКЭП (усиленной квалифицированной ЭП). Бумажный вариант не принимается.
- Численность до 10 человек (включительно): По выбору работодателя — электронно или на бумаге (в клиентской службе СФР / МФЦ). При бумажной сдаче — подпись руководителя и печать (при наличии).
Исправление ошибок в сданном отчете
Если после сдачи обнаружилась ошибка (неверная дата приема‚ опечатка в ФИО‚ неверный код функции):
- В исходной строке с ошибкой в графе «Признак отмены» (графа 11) ставим «Х».
- Ниже добавляем новую строку с корректными данными (новый порядковый номер).
- Сдаем корректирующий отчет (те же разделы: ьный‚ П.1‚ П.1.1).
Пример: Приняли * * 3 июня‚ а нужно было 4 июня.
- Строка 1: Дата ‚ Признак отмены — «Х».
- Строка 2: Дата ‚ Признак отмены — пусто.
Ответственность за нарушение сроков и ошибки (КоАП РФ)
За несвоевременную сдачу или несдачу ЕФС-1 (в т.ч. при приеме) предусмотрены штрафы по ст. 15.6.1 КоАП РФ (в ред. от 2023 г.):
- На должностных лиц / ИП: от 500 до 1 000 руб. (за каждое нарушение / каждого сотрудника).
- На юрлиц: от 10 000 до 30 000 руб.
- При повторном нарушении в течение года: дисквалификация должностного лица (до 1 года) или штраф на юрлицо от 30 000 до 50 000 руб.
Важно: Штрафы накладываются за каждого сотрудника‚ по которому отчет не сдан или сдан с опозданием. При приеме группы людей (например‚ 5 человек) за опоздание на день штраф на организацию может составить 50 000 – 150 000 руб.
Чек-лист перед отправкой (для 1С / Личного кабинета СФР / ЭДО)
- [ ] Используется актуальный формат ЕФС-1 (редакция от / приказом СФР).
- [ ] Заполнены ьный лист‚ Подраздел 1‚ Подраздел 1.1. Остальные разделы пустые/не сдаются.
- [ ] У сотрудника заполнен Статус зарегистрированного лица и Гражданство (код).
- [ ] В Подразделе 1.1: Код мероприятия «ПРИЁМ» (или «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ»).
- [ ] Код выполняемой функции верный (0‚ 0.1‚ 0.2‚ 1‚ 1.1‚ 1.2) — не пустой для ТД.
- [ ] Код ОКЗ (выполняемой функции) — минимум 5 знаков.
- [ ] Для неполного дня/недели — коды НЕПД / НЕПН проставлены.
- [ ] Для удаленщиков, НЕТ кодов ДИСТ/НДОМ.
- [ ] Дата приема в отчете = Дата приказа/договора.
- [ ] Отчет отправлен не позже следующего рабочего дня после даты приказа.
- [ ] Подписано УКЭП уполномоченного лица (или распечатано и подписано ручкой для малых работодателей).
Резюме: алгоритм действий HR/Бухгалтера в день приема
- Подписан приказ о приеме (форма Т-1) и трудовой договор.
- Собраны документы сотрудника (паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ документы об образовании‚ военный учет‚ медосмотр‚ разрешение на работу для инострацев).
- Внесены данные в программу учета (1С‚ «Мой бизнес»‚ «Эльба» и др.) или ЛК СФР.
- Сформирован ЕФС-1 (ьный + П.1 + П.1.1).
- Проверены критичные поля: Статус лица‚ Гражданство‚ Код выполняемой функции‚ Код ОКЗ‚ Коды НЕПД/НЕПН (если нужно).
- Отчет подписан УКЭП и отправлен через ЭДО (или сдан на бумаже).
- Получена квитанция о приеме от СФР / оператора ЭДО — сохранить в архиве!
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли сдавать ЕФС-1‚ если сотрудник уволился до следующего рабочего дня?
- Да‚ нужно. Факт приема был. Сдаете Прием (ПРИЁМ) и Увольнение (УВОЛЬН) в одном отчете (две строки в П.1.1) в срок следующего рабочего дня после увольнения.
- Что делать‚ если у сотрудника нет СНИЛС на момент приема?
- В Подразделе 1 в графе СНИЛС ставим «000-000-000 00». Параллельно оформляем заявление на назначение СНИЛС через СФР (можно через работодателя). Когда СНИЛС выдан, сдаем корректирующий ЕФС-1 с правильным номером.
- Меняется ли режим работы (офис -> удаленка) — сдавать ЕФС-1?
- Нет. Изменение режима рабочего времени (перевод на удаленку‚ гибрид) не входит в перечень кадровых мероприятий‚ требующих подачи ЕФС-1 (п. 4.1 Приказа СФР). Это фиксируется только во внутренних документах и доп. соглашении к ТД.
- Сдаем ли мы Подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ) при приеме?
- Нет. Подраздел 1.2 сдается один раз в год — до 25 января следующего года за отчетный год.
- Где взять актуальный бланк и формат файла (XSD-схему)?
- На официальном сайте СФР (sfr.gov.ru) в разделе «Отчетность» -> «Формы отчетности» -> «ЕФС-1» или в личном кабинете работодателя. Программы 1С/ЭДО обновляют схемы автоматически.
Данная статья основана на нормативных актах‚ действующих на г. (Приказ СФР об утверждении формы ЕФС-1 в ред. от / ‚ КоАП РФ ст. 15.6.1). Перед сдачей отчетности рекомендуется проверить актуальность форматов на сайте СФР или в используемом ПО.