Деятельность делопроизводителя несекретного делопроизводства воинской части (далее — части) регламентируется нормативными правовыми актами Министерства обороны РФ, в первую очередь Приказом Министра обороны РФ от № 170 (в ред. от ) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» (далее — ИД-2017). Данная статья систематизирует основные задачи, возлагаемые на данного специалиста, на основе действующего законодательства и типовых должностных инструкций.

Нормативная база и организационное положение

Согласно пункту 79 ИД-2017, в каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от объема документооборота его ведение возлагается:

• На отдельное подразделение (канцелярию, секретариат, бюро делопроизводства);
• На конкретного должностного лица — делопроизводителя (референта, секретаря), в штате части.

Должностная инструкция делопроизводителя утверждается командиром части и может варьироваться в зависимости от штатной численности канцелярии и структуры органа управления, однако базовый перечень задач унифицирован.

Основные задачи делопроизводителя

Задачи делопроизводителя несекретного делопроизводства можно разделить на несколько ключевых блоков:

Обеспечение постоянной готовности делопроизводства

Это базовое требование ИД-2017. Делапроизводитель должен обеспечивать:

• Своевременное и грамотное оформление всех служебных документов несекретного характера;
• Соблюдение единых требований к подготовке, оформлению, регистрации, исполнению, учету, хранению и уничтожению документов;
• Готовность к переходу на работу в особых условиях (военное время, ЧС) в соответствии с планами части.

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

Это операционное ядро деятельности. В задачи входит:

1. Прием и первичная обработка входящих документов: вскрытие конвертов (кроме помеченных «Лично»), осмотр на предмет сохранности, наличия приложений, подписей, дат.
2. Регистрацию входящих документов: внесение в журнал учета входящей корреспонденции (Журнал № 1 или автоматизированная система) с присвоением регистрационного номера и даты.
3. Распределение (маршрутизацию): постановка резолюций начальников части/дежурных по части о передаче документов на исполнение ответственным исполнителям (ротам, службам, штабам).
4. Контроль за движением документов: отслеживание прохождения документа по стадиям исполнения (получение исполнителем, выполнение, согласование, подписание).
5. Подготовку и отправку исходящих документов: оформление проектов приказов, распоряжений, рапортов, справок, писем; регистрация в журнале исходящей корреспонденции (Журнал № 2); обеспечение подписания уполномоченными лицами; отправка почтой, курьером или через системы ЭДО.

Контроль за внутренним документооборотом

Делапроизводитель осуществляет контроль за:

• Соблюдением сроков исполнения документов, установленных командиром или вытекающих из приказов вышестоящих органов;
• Качеством исполнения (полнота ответа, законность, компетентность);
• Своевременным возвратом исполненных документов в канцелярию для завершения дела или отправки адресату;
• Ведением исполнителями личных дел (карточек) контроля поручений (если предусмотрено штатом).

Делообразование и архивное дело

Ключевая задача — формирование архива части. Делапроизводитель:

• Составляет нуменклатуру дел несекретного делопроизводства на год (утверждается командиром части);
• Осуществляет сборку дел по хронологическому, предметному или иному принципу в соответствии с нуменклатурой;
• Проводит экспертизу стоимости документов (определение сроков хранения) по истечении года;
• Оформляет дела для сдачи в архив части (сшивка, нумерация листов, заполнение обложек, составление описей);
• Сдает дела в архив части под опись (Акт приема-сдачи дел).

Ведение справочно-поискового аппарата

Для обеспечения оперативного доступа к информации делопроизводитель ведет:

• Алфавитный указатель входящей/исходящей корреспонденции;
• Предметный указатель (по ключевым словам/темам);
• Указатель поручений и контрольных сроков;
• Реестры типовых документов (приказы, распоряжения, планы, отчеты).

Обеспечение режима секретности и защиты информации

Несмотря на статус «несекретного» делопроизводства, делопроизводитель несет ответственность за:

• Недопущение попадания в несекретный документооборот сведений, составляющих государственную тайну или сведений ограниченного распространения (ДСП, сведения о частной жизни, служебная информация);
• Соблюдением правил работы с документами, содержащими персональные данные военнослужащих и сотрудников (ФЗ-152);
• Контролем за разглашением информации, ставшей известной в ходе работы с документами.

Примечание: В отличие от секретного делопроизводства, здесь не ведутся журналы секретной корреспонденции, не используються сейфы для хранения секретных носителей, но применяются меры физической защиты помещений и доступа к АРМ.

Завершение рабочего года и сдача дел на хранение (Критически важный этап)

Согласно практическим рекомендациям и ИД-2017, по окончании календарного года делопроизводитель выполняет строгий регламент:

1. Прекращает регистрацию новых документов в журналах текущего года (обычно с 31 декабря).
2. Завершает исполнение всех поручений и собирает документы в дела согласно нуменклатуре.
3. Закрывает дела: прошивает, опечатывает (проклеивает клеймёные этикетки с подписями ответственных), заполняет обложки и внутренние инвентаризационные листы.
4. Составляет Опись дел на сдачу в архив части.
5. Сдает дела в архив части под расписку в Книге приема и сдачи служебных помещений (или акте приема-сдачи).
6. Сдает под охрану оперативному дежурному (начальнику караула) ключи от сейфов/металлических шкафов и помещений канцелярии, зафиксировав это в соответствующей книге учета ключей.

Контроль за состоянием несекретного делопроизводства (Раздел XII ИД-2017)

Делапроизводитель не только выполняет задачи, но и являеться объектом и субъектом контроля; Он обязан:

• Ежедневно проверять состояние журналов регистрации, своевременность регистрации документов;
• Еженедельно/ежемесячно отчитываться перед начальником штаба (начальником службы делопроизводства) о состоянии контроля сроков исполнения;
• Подготавливать материалы для проверок (внутричастных, вышестоящих органов управления, прокуратуры, Военной прокуратуры);
• Устранять выявленные нарушения в установленные сроки.

Взаимодействие со смежными структурами

Дополнительные задачи (на усмотрение командира части)

Как отмечается в типовых должностных инструкциях, перечень задач не является исчерпывающим. Делапроизводителю могут быть поручены:

• Ведение учета бланков строгой отчетности, печатей и штампов части;
• Обеспечение работы с обращениями граждан (в рамках компетенции части);
• Работу по оцифровке документов и ведению электронного архива (ЭДО);
• Участие в комиссиях по проверке делопроизводства подчиненных подразделений;
• Временное исполнение обязанностей секретаря командира части или начальника штаба;
• Кадровую или материально-техническую работу (в малых частях без выделенного штата канцелярии).

Требования к квалификации и ответственность

Для качественного выполнения задач делопроизводитель должен знать:

• ИД-2017 (Приказ № 170) в последней редакции;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Национальная система стандартов. Информация и документооборот);
• Устав Внутренней Службы ВС РФ (в части режима и документации);
• Основы архивного дела иRecords Management;
• Навыки работы в АСУ делопроизводства (например, АСУ «Делопроизводство», «Контур.Экстерн», ведомственные системы).

Ответственность наступает за:

• Несвоевременную регистрацию и исполнение документов;
• Потерю, порчу или несанкционированный доступ к документам;
• Нарушение сроков хранения и порядка уничтожения документов;
• Неисполнение приказов и распоряжений командиров.

Делапроизводитель несекретного делопроизводства части — это ключевой звено обеспечивающее управляемость подразделением через документооборот. Его задачи выходят далеко за рамки простой «регистрации бумаг»: это организация непрерывного информационного потока, правовая экспертиза проектов документов, формирование исторической памяти части (архив) и обеспечение правовых интересов военнослужащих через грамотное оформление приказов, распоряжений и служебной переписки. С введением редакции ИД-2017 от акцент смещается на интеграцию с электронными системами управления и усиление контроля за сроками исполнения в условиях цифровизации войск.

Статья подготовлена на основании Приказа Минобороны РФ № 170 (ИД-2017), материалов КонсультантПлюс, КиберЛенинки и типовых должностных инструкций. Конкретные ФИО ответственных лиц, номера телефонов внутренней связи и адреса расположения канцелярий в соответствии с требованиями безопасности заменены маской *.