Процедура увольнения — одна из самых рискованных с правовой точки зрения кадровых операций. Ошибки в оформлении документов могут привести к судебным искам‚ штрафам со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) и обязанности восстановить работника на месте. С учетом изменений‚ вступивших в силу с 2025 года (в частности‚ массовый переход на электронные трудовые книжки и новые правила работы с персональными данными)‚ требования к пакету документов стали жестче.

В этой статье мы подробно разберем полный перечень необходимых документов‚ порядок их подготовки и частые ошибки‚ которых стоит избегать.

Базовый пакет документов (обязателен при любом основании)

Независимо от того‚ по какой статье ТК РФ происходит расторжение трудового договора‚ работодатель обязан подготовить следующие документы:

1. Заявление работника (при увольнении по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ при переводе к другому работодателю) или Акт/Служебная записка/Объяснительная записка (при увольнении по вине работника‚ например‚ прогулы‚ явка в нетрезвом виде).
2. Приказ (распоряжение) об увольнении — основной правовой документ (формы № Т-8 или Т-8а‚ либо собственная форма‚ утвержденная локальным нормативным актом).
3. Расчетный лист (форма Т-51 или собственная) — подтверждение полной выплаты заработной платы‚ компенсаций и отгулов.
4. Сведения о заработке за последние 2 календарных года (справка в форме‚ утвержденной Приказом Минтруда № 373н) — выдается работнику в день увольнения для расчета пособий по безработице.
5. СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности и стаже), формируется в информационной системе Пенсионного фонда (СФР) работодателем в порядке электронного документооборота. Важно: С 2025 года для абсолютного большинства сотрудников бумажная трудовая книжка не ведется‚ поэтому СТД-Р является главным документом‚ подтверждающим стаж.
6. Уведомление о праве получения пособия по безработице (форма утверждена Минтрудом), выдается вместе с расчетом.

Особенности оформления в 2025–2026 годах: Электронные трудовые книжки

Согласно предоставленной информации из открытых источников: «С 2025 года все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому‚ что впервые устроились после…». Это фундаментальное изменение.

Что делает работодатель в день увольнения:

• Если у работника электронная трудовая книжка (ЭТК): Работодатель направляет сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) в СФР не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения. В приказе об увольнении ставится отметка: «Сведения о трудовой деятельности направлены в СФР в электронном виде».
• Если у работника бумажная трудовая книжка (отказ от ЭТК): Работодатель делает запись в книжке (основание‚ номер приказа‚ дата)‚ ставит печать (если есть) и подпись ответственного лица. Книжка выдается работнику в день увольнения под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
• Справка СТД-Р на руки: Независимо от вида трудовой книжки‚ работодатель обязан распечатать СТД-Р (выписку из ЭТК) и выдать её работнику в день увольнения под роспись (ст. 66.1 ТК РФ).

Документы в зависимости от основания увольнения

К базовому пакету добавляются специфические документы:

А. Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

• Заявление работника (написанное от руки или напечатанное‚ с личной подписью).
• Уведомление работодателя за 2 недели (или 3 дня для сезонных/срочных договоров). Важно: Работник имеет право забрать заявление в любой момент до истечения срока уведомления‚ если на его место не приглашен другой человек в письменном порядке.

Б. Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

• Соглашение об уволении (договор о расторжении ТД). Обязательные условия: дата увольнения‚ размер выплачиваемой компенсации (если есть)‚ порядок расчетов.
• Заявление работника (часто пишут «Прошу уволить меня по соглашению сторон от DD.MM.YYYY в соответствии с соглашением №…»).

В. Увольнение за прогулы и грубые нарушения (ст. 81 ТК РФ)

Здесь риск оспаривания максимален. Необходимо безупречное доказательство:

• Акт о прогуле (составляется комиссией не менее 3 человек) или Акт о явке в нетрезвом виде (с освидетельствованием врачом/полицией).
• Объяснительная записка работника (запрашивается в течение 2 рабочих дней после обнаружения факта). Если работник не пишет — составляется Акт об отказе от написания объяснительной записки.
• Приказ о применении дисциплинарного взыскания (выговор/замечание) — если увольнение не за единичную прогулу‚ а за систематическое нарушение.
• Служебная записка руководителя подразделения с предложением уволить.

Контекст из интернета: «Многие руководители искренне верят‚ что испытательный срок, это такая серая зона‚ где законы не работают‚ а человека можно выставить за…» — это опасное заблуждение. На испытательном сроке увольнение также требует обоснования (несоответствие должности)‚ письменного уведомления за 3 дня и акта проверки результатов испытания.

Г. Увольнение в связи с ликвидацией организации или сокращением штата (ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

• Приказ о ликвидации / Приказ о сокращении штата/численности.
• Решение учредителей/собственника о ликвидации или утверждении нового штатного расписания.
• Протокол комиссии по рассмотрению претензий (если был создан).
• Уведомление Центра занятости населения (не позднее чем за 2 месяца до увольнений).
• Персональные уведомления каждому затрагиваемому работнику (под роспись или почтой) не позднее чем за 2 месяца.
• Акты о предложении другой имеющейся вакантной работы (включая низкооплачиваемую) с отказом работника.

Д. Увольнение работника‚ длительно не выходящего на работу

Из запроса в интернете: «Работник не выходит на работу около двух лет. Какой-либо информацией о причинах отсутствия работодатель не располагает. Каковы действия…»

В таком сложном случае алгоритм действий:

1. Фиксация отсутствия: ежедневные акты о неявке (ежедневно или периодически).
2. Направление официальных требований (телеграммами/ценными письмами) на адрес регистрации работника с просьбой явиться и объяснить причины (адрес маскируется: г. ‚ ул. ‚ д. *).
3. Если работник не явился и не связался в течение длительного времени (обычно более 4 месяцев подряд), основание п. «б» ч. 6 ст. 77 ТК РФ (неявка на работу в течение более 4 месяцев подряд по причине временной нетрудоспособности‚ за исключением случаев‚ когда законом установлен более длительный срок сохранения работы).
4. Если причина — болезнь‚ но больничных нет — действует п. «а» ч. 6 ст. 77 ТК РФ (смерть работника / признание безвестно отсутствующим / объявление умершим — через суд).
5. Приказ об увольнении с указанием основания и даты последнего рабочего дня (дня составления акта о неявке или истечения 4 месяцев).

Порядок расчетов и выдачи документов (День «Х»)

Согласно ст. 140 ТК РФ‚ в день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан:

1. Выдать работнику трудовую книжку (бумажную) или СТД-Р (распечатку из ЭТК).
2. Полностью рассчитаться: зарплата за отработанное время + компенсация за неиспользованный отпуск + иные выплаты (северные‚ за выслугу лет и т.д. по ТК/КТ/ЛНА).
3. Выдать справку о заработке за 2 года (для пособия по безработице).
4. Выдать уведомление о праве на пособие по безработице.

Если работник отсутствует: деньги перечисляются на карту/счет‚ документы отправляются почтой (ценным письмом с вложением и описью вложения) на адрес: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв. . В приказе об увольнении делается отметка: «Документы и расчет направлены почтовым отправлением от DD.MM.YYYY».

Работа с персональными данными при увольнении (152-ФЗ)

После увольнения работодатель не имеет права хранить персональные данные сотрудника бессрочно.

• Персональная карточка учетная (Т-2) хранится 75 лет (архив).
• Приказы о приеме/переводе/увольнении — 75 лет.
• Документы по расчетам зарплаты (расчетные листы‚ ведомости) — 75 лет (с 2021 года‚ ранее 50/75).
• Медицинские осмотры‚ обучение Охране труда — сроки хранения по отраслевым правилам.
• Копии документов работника (паспорт‚ СНИЛС‚ диплом‚ военный билет) — подлежат уничтожению после увольнения (в течение 30 дней‚ если иное не установлено законом)‚ так как цель обработки (трудовые отношения) достигнута. Исключение — если есть неразрешенные споры/суды.

Типичные ошибки‚ ведущие к штрафам и судам

Чек-лист для HR-специалиста/Руководителя (Скачайте и используйте)

1. [ ] Определено законное основание увольнения (статья ТК РФ).
2. [ ] Соблюдены процедуры (уведомления‚ комиссии‚ объяснительные‚ предложения работы).
3. [ ] Подготовлен Проект приказа (сверен с ТК‚ ЛНА‚ ТД).
4. [ ] Подписан Приказ руководителем (дата = день увольнения или дата истечения уведомления).
5. [ ] Ознакомлен работник с приказом под роспись (лично или почтой).
6. [ ] Проведен полный расчет (зарплата + компенсация отпуска + выплаты по ТК/ЛНА).
7. [ ] Деньги перечислены/выданы в кассе в день увольнения.
8. [ ] Сформирована и отправлена СТД-Р в СФР (дедлайн — следующий рабочий день).
9. [ ] Распечатана СТД-Р (выписка ЭТК) для выдачи на руки.
10. [ ] Подготовлена справка о заработке за 2 года (ф. 182н / 373н).
11. [ ] Подготовлено уведомление о праве на пособие по безработице.
12. [ ] Выданы все документы работнику (или отправлены почтой с описью) в день увольнения.
13. [ ] Сделаны отметки в карточке Т-2‚ личной карточке‚ книге учета приказов/ТК.
14. [ ] Копии паспорта/СНИЛС/диплома из личного дела изъяты и отправлены на уничтожение (акт уничтожения).

Грамотное оформление увольнения, это не просто бюрократия‚ а защита бизнеса от финансовых и репутационных рисков. В 2025–2026 годах ключевым моментом является работа с электронными трудовыми книжками (СТД-Р) и строгое соблюдение сроков выдачи документов и расчетов. Всегда фиксируйте каждый шаг письменно (акты‚ уведомления‚ росписи)‚ храните почтовые квитанции и сканы отправленных писем.

При сложных случаях (увольнение за прогулы‚ ликвидация‚ длительное отсутствие работника‚ защищенные категории лиц) настоятельно рекомендуется согласовывать пакет документов с трудовой юристом до подписания приказа.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Нормы трудового законодательства (ТК РФ‚ Федеральные законы) могут меняться. Для принятия решений в конкретной ситуации обратитесь к квалифицированному юристу. Контактные данные специалистов и адреса организаций в тексте замаскированы (*) в целях безопасности.