Ведение служебной документации — одна из ключевых обязанностей начальника контрольно-технического пункта (КТП). Качество учета проверок, состояния подвижного состава и выполнения заданий напрямую влияет на безопасность движения и бесперебойную работу транспорта. В данной статье подробно разбираются виды тетрадей, правила их заполнения, хранения и ответственности за сохранность, основанные на действующих инструкциях и типовых методических рекомендациях (актуально на ).

Нормативная база и назначение тетрадей

Деятельность начальника КТП регламентируется инструкциями по безопасности на транспорте, должностными инструкциями и локальными актами организации (АО «РЖД», структурные подразделения). Основные документы, определяющие порядок ведения учета:

• Инструкция по обязанностям начальника КТП (утверждена руководителем отделения/дороги).
• Положение о контрольно-технических пунктах (постах).
• Инструкции по техническому обслуживанию и ремонту подвижного состава (ПТЭ, ПТО, ТО, ТР).
• Акты проверок вышестоящих инспекций (Транспортного надзора, ВНИИЖТ, внутренние аудиты).

Назначение тетрадей: фиксация результатов осмотров, учет выявленных неисправностей, контроль за сроками их устранения, регистрация прохождения машин через КТП, учет сменных заданий и й (поручений) руководства.

Основные виды тетрадей (журналов) на рабочем месте начальника КТП

Согласно типовой документации (в т.ч. данным из порталов безопасности и форумов профильных специалистов), на столе начальника КТП в запирающихся ящиках должны находиться следующие виды служебных тетрадей/журналов:

Рабочая тетрадь по учету результатов проверки машин (Основной журнал КТП)

Это главный документ, подтверждающий факт проведения осмотра каждого поезда/локомотива/вагона.

• Колонки для заполнения: Дата/Время прохождения; Номер поезда/индекс локомотива; Номер вагона (при вагонном осмотре); ФИО проверяющего (инспектора КТП); Результат осмотра (соответствует/не соответствует); Выявленные неисправности (кратко по кодам/описанию); Подпись инспектора; Отметка об устранении (подпись ответственного, дата).
• Особенности: Заполняется ручкой (синей/черной), без зачисток. Ошибки перечеркиваются одной линией с надписью «Исправлено верно», подпись правильщика и дата.

Тетрадь учета сменных заданий и поручений (Задание начальнику КТП на неделю/сутки)

Составляется ЗКВ (Заведующий станцией/депо) или НАС (Начальник участка/смены). Содержит плановые и внеплановые задания:

• Плановые проверки (ПТЭ, ПТО, подготовка к сезонам).
• Внеплановые задания (проверка по сообщениям о неисправностях, проверка после аварий/инцидентов).
• Поручения вышестоящих должностных лиц (начальника ПЦТ, начальника депо, инспектора ТН).
• Контроль сроков выполнения и отчетность.

Журнал учета состояния инвентаря, приборов и СИЗ КТП

Фиксирует наличие и исправность: тормозномеров, манометров, тест-бензов, фонарей, средств связи (раций, телефонов *), СИЗ, бланков отчетности.

Тетрадь конспекта инструктажей и совещаний

Записи о проведении вводных, первичных, повторных, внеплановых инструктажей с персоналом КТП (инспекторами, дежурными). Фиксируются темы, даты, подписи инструктажа и инструктируемых.

Служебные тетради (конспекты) начальника КТП

Персональные записи начальника: выписки из новых приказов, разбор типовых неисправностей, расчеты нормативов времени на осмотр, конспекты совещаний на дороге/отделении. Хранятся в запирающемся ящике стола.

Общие правила оформления служебных тетрадей

Независимо от вида тетради, применяются единые стандарты делопроизводства и архивного дела:

Оформление обложки (титульного листа)

1. Наименование организации: Полное название (например, Филиал «» АО «РЖД», Депо ).
2. Структурное подразделение: Станция , Участок КТП № .
3. Наименование документа: «Рабочая тетрадь по учету результатов проверки машин», «Журнал учета сменных заданий» и т.д.
4. Период ведения: С «___» ________ 20__ г. по «___» ________ 20__ г.
5. Номер тома: Том № 1, Том № 2 (если тетрадь заполнена).
6. Количество пронумерованных и прошитых листов: «В тетради ___ (цифрами и прописью) листов, пронумерованных и прошитых нитью, запечатанных печатью организации/подписью ответственного лица».
7. Подписи: Должность, ФИО ответственного за ведение (Начальник КТП *), дата начала ведения.

Правила заполнения внутренних страниц

• Инструмент: Только шариковая или гелевая ручка синего или черного цвета. Карандаш, красные/зеленые ручки для основного текста не допускаются (кроме специальных меток по согласованию).
• Писание: Чистое, разборчивое, каллиграфическим почерком (согласно методическим рекомендациям по оформлению служебных документов).
• Структура записи: Дата (ДД.ММ.ГГГГ) — Время (ЧЧ:ММ) — Суть события/результата — Подпись — Расшифровка подписи (ФИО).
• Пропуски строк: Между датой и заголовком записи, между видами работ/проверками строку не пропускают (экономия места, предотвращение подделок). Пустые строки в конце страницы зачеркиваются диагональной линией («Z» или «/»).
• Исправления: Недопустимы стиратели, корректоры, наклеивание бумажки. Неправильно написанное слово/цифра перечеркивается тонкой линией так, чтобы прочитать исходный текст, рядом пишется верный вариант. Ставится подпись лица, внесшего исправление, и дата.
• Запреты: Нельзя вырывать листы, делать пометки карандашом с последующим переписанием чернилами, оставлять незаполненными обязательные графы.

Особенности ведения ключевых тетрадей (Детализация)

Рабочая тетрадь проверки машин: алгоритм записи

1. Поезд подъехал на путь КТП / прошел пост КТП.
2. Инспектор КТП (или начальник лично) проводит осмотр по чек-листу (обходной лист, план ПТЭ/ПТО).
3. Если неисправностей нет: Ставится отметка «Неисправностей не выявлено», «Соответствует», подпись инспектора.
4. Если выявлены неисправности:
   • Вносится запись: «Вагон № , неисправность: трещина на ободе колеса (код ), превышение хода тормозного цилиндра».
   • Выдается Акт обследования (браковой ведомость) или вносится запись в Журнал учета неисправностей (форма по инструкции ПТЭ).
   • Начальник КТП принимает решение: допустить к движению / задержать на устранение / отцепить.
   • После устранения: запись «Устранено мастером , подпись , время ».

Тетрадь сменных заданий: контроль исполнения

Начальник КТП ежедневно (по сменам) проверяет выполнение заданий ЗКВ/НАС.

• Строка: «Задание от DD.MM.YYYY № : Провести ПТЭ поезда № * на пути *. Исполнитель: Инспектор *. Срок: до ЧЧ:ММ».
• Отметка об исполнении: «Выполнено полностью / Выполнено частично (причина) / Не выполнено (причина)».
• Подпись начальника КТП за смену с указанием времени сдачи/приема смены.

Хранение, сдача в архив и сроки хранения

Служебные тетради КТП относятся к документам строгой отчетности и документам по охране труда/технической безопасности.

Важно: Тетради, содержащие сведения, составляющие гостайну или коммерческую тайну (например, данные о грузах особой ценности, особенности охраны), хранятся в сейфе/металлическом шкафу с ограниченным доступом. Доступ к ним имеют только уполномоченные лица (Начальник КТП, Зам. начальника депо/станции по безопасности, инспекторы ТН).

Ответственность за неведение или некорректное ведение

Нарушение правил ведения документации на КТП влечет за собой:

• Дисциплинарную ответственность: замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ, Положение о дисциплинарных взысканиях на транспорте).
• Административную ответственность: ст. 11.1 КоАП РФ (нарушение правил ведения документации по безопасности транспорта) — штраф на должностное лицо до 30 000 – 50 000 руб. (суммы актуализируются ежегодно).
• Уголовную ответственность: ст. 293 УК РФ (Халатность), ст. 263 УК РФ (Нарушение правил безопасности движения на железнодорожном транспорте), если отсутствие записи/подделка привела к аварии/катастрофе.

В ходе проверок (Транспортный надзор, Внутренний аудит, Проверка ПЦТ) первым делом запрашиваются именно рабочая тетрадь проверки машин и журнал сменных заданий. Их отсутствие или некорректное заполнение квалифицируется как грубое нарушение режима КТП.

Передача тетрадей при смене начальника КТП (Акт приема-передачи)

При переводе, увольнении или отстранении начальника КТП проводится инвентаризация документации. Составляется Акт приема-передачи служебных тетрадей и журналов в 2-х экземплярах.

Структура Акта:

1. Место и дата составления.
2. Состав комиссии (Председатель — начальник вышестоящего подразделения , Члены — ).
3. Лицо, сдающее дела (ФИО, должность, табельный номер ).
4. Лицо, принимающее дела (ФИО, должность, табельный номер ).
5. Перечень передаваемых тетрадей с указанием: Наименования, Периода ведения, Номера тома, Количества листов, Состояния (целые, обложки повреждены/нет).
6. Подписи комиссии, сдающего и принимающего лиц.

Один экземпляр акта остается у нового начальника КТП, второй — у сдавшего (или в архиве/у начальника депо).

Типичные ошибки молодых специалистов (Чек-лист для самопроверки)

• Отсутствие прошивки и нумерации листов до начала работы (нумеровать все листы, включая обложку, прошить нитью, заклеить концы нити бумажным полосковым клеем/пломбой с надписью «Пронумеровано и прошито ___ листов», подпись, печать).
• Ведение «на скорую руку» карандашом с намерением переписать вечером. Недопустимо. Запись вносится сразу по факту события.
• Использование сокращений, не закрепленных в инструкциях (например, «норм» вместо «неисправностей нет», «ОК» вместо «Соответствует»). Писать развернуто или по утвержденным кодам/аббревиатурам.
• Пропуск граф «Время» или «Подпись исполнителя». Это делает запись недействительной для расследования.
• Хранение тетрадей в открытом доступе (на столе, в незапертом ящике) по окончании смены.
• Несвоевременная сдача заполненных тетрадей в архив (накопление за 3-5 лет на рабочем месте).

Электронный документооборот (ЭДО) и перспективы

На 2026 год на многих участках АО «РЖД» и дочерних обществах внедряются АСУ КТП (Автоматизированные системы управления КТП) и мобильные приложения для инспекторов (планшеты/смартфоны).

• Параллельное ведение: В переходный период часто требуется двойной учет: в АСУ (электронный журнал) и в бумажной тетради (дубликат для надежности и работы при сбоях связи/питания).
• Правовая сила: Электронная запись, завершенная ЭЦП (усиленная/квалифицированная) ответственного лица, имеет равную с бумажной правовую силу (ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
• Резерв: Бумажная тетрадь остается обязательным резервным средством учета (Инструкция по КТП, п. о действиях при отказе АСУ/отсутствии связи). Начальник КТП обязан уметь вести учет вручную безупречно.

Резюме: Ключевые принципы надежного ведения

1. Своевременность: Запись в момент события, а не «в конце смены» или «на следующей неделе».
2. Достоверность: Только факты, увиденные лично или официально докладываемые подчиненными с их подписью.
3. Полнота: Все обязательные реквизиты (Дата, Время, Объект, Результат, Лицо, Подпись) заполнены без пропусков.
4. Целостность: Никаких вырванных листов, незаклеенных прошивок, посторонних вложений (чеков, записок на стикерах).
5. Безопасность: Хранение в сейфе/запирающемся ящике, передача только по акту.

Примечание: Данная статья носит обобщающий методический характер. Конкретные формы бланков, наименования колонок, сроки хранения и порядок взаимодействия с АСУ регламентируются локальными нормативными актами вашей организации (Дороги, Депо, Отделения) — Приказами начальника депо/станции, Положением о КТП конкретного подразделения. Обязательно сверяйтесь с актуальной редакцией документов вашего структурного подразделения.

При подготовке материала использованы типовые инструкции по обязанностям начальника КТП, рекомендации порталов по безопасности транспорта, данные форумов профильных специалистов (МВД, РЖД) и требования архивного законодательства РФ.