Табель учета рабочего времени — это не формальность, а важный инструмент кадрового учета. Он помогает фиксировать рабочие часы сотрудников, подтверждает факт их присутствия или отсутствия на рабочем месте и служит основанием для начисления заработной платы. Правильное отражение отпусков в табеле, обязанность каждого работодателя, и ошибки здесь могут привести к спорам с работниками и претензиям со стороны проверяющих органов.
Какие формы табеля используются
Работодатель вправе применять:
- Форму Т-12 — универсальная, позволяет вести учет как рабочего времени, так и расчетов с персоналом;
- Форму Т-13 — упрощенная, используется чаще всего при автоматизированном учете;
- Форму 0504421 — обязательна для государственных и муниципальных учреждений;
- Самостоятельно разработанную форму — с 2013 года коммерческие организации могут утверждать собственный бланк, закрепив его в учетной политике.
Обозначения отпусков в табеле
Каждый вид отпуска имеет свое буквенное и цифровое обозначение. Основные коды:
- ОТ (09) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
- ОД (10) — ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
- У (11) — учебный отпуск с сохранением заработка;
- УД (13) — учебный отпуск без сохранения заработной платы;
- Р (14), отпуск по беременности и родам;
- ОЖ (15) — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет;
- ДО (16) — отпуск без сохранения заработной платы с согласия работодателя;
- ОЗ (17), отпуск без сохранения зарплаты в случаях, предусмотренных законом;
- ДБ (18) — дополнительный отпуск без сохранения заработной платы.
Как правильно заполнить табель: пошаговая инструкция
- Проверьте наличие приказа на отпуск. Записи в табеле делаются только на основании изданного приказа (форма Т-6 или самостоятельно разработанная).
- Определите период отпуска. Отметки проставляются за каждый календарный день отпуска, включая выходные дни, попадающие в период отпуска.
- Проставьте код. В соответствующей ячейке табеля напротив фамилии работника укажите буквенный код (например, «ОТ») или цифровой («09»).
- Учтите праздничные дни. Нерабочие праздничные дни в отпуск не включаются — в эти дни ставится код «В» (26), а отпуск продлевается.
- Подведите итоги. В конце месяца подсчитайте количество дней отпуска и отразите их в итоговых графах табеля.
Образец заполнения (фрагмент)
Пример: сотрудник Иванов И. И. (табельный номер 0**5) уходит в ежегодный отпуск с 10 по 23 число месяца:
- 1–9 число, код «Я» (явка, 8 часов);
- 10–23 число — код «ОТ» (09);
- 24–31 число, код «Я»;
- выходные дни — код «В».
Если на период отпуска выпадает праздник, например 12 июня, то в этот день ставиться «В», а отпуск продлевается на один день.
Типичные ошибки при отражении отпуска
- Отметка отпуска без изданного приказа;
- Включение праздничных дней в период отпуска;
- Использование неверного кода (например, «ДО» вместо «ОЗ»);
- Отсутствие отметок в дни отпуска, приходящиеся на выходные;
- Несвоевременное исправление табеля при отзыве работника из отпуска.
Как исправить ошибку
Если ошибка обнаружена до сдачи табеля, составляется корректировочный табель. Неверная запись аккуратно исправляется, рядом указывается правильное значение, вносится подпись ответственного лица и руководителя с расшифровкой. Например: ответственный за табель — Петрова А. С., тел. +7 (9) —, кабинет 2*.
Правильное отражение отпуска в табеле учета рабочего времени — залог корректного начисления отпускных и заработной платы, а также защита работодателя при проверках трудовой инспекции. Используйте утвержденные коды, опирайтесь на приказы и не забывайте о нюансах с праздничными днями — тогда никаких проблем с кадровым учетом не возникнет.