Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

С 1 января 2023 года процедура уведомления государственных органов о приеме на работу кардинально изменилась. Работодатели больше не сдают форму СЗВ-ТД. Единым документом стал отчет ЕФС-1 (Единая форма сведений о страховых взносах и платежах), который объединил сразу четыре отмененных бланка: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС.

На актуальной является форма, утвержденная приказом СФР от № 1462 (обязательна к применению с 2026 года). Ранее действовал приказ СФР от № 2281. Ниже — подробная инструкция по заполнению и сдаче отчета при приеме сотрудника.

Сроки сдачи: главное правило

Это самый критичный момент. Согласно п. 12 Порядка заполнения ЕФС-1 и судебной практике:

Сведения о приеме на работу сдаются не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа (распоряжения) о приеме на работу или заключения трудового договора.

Если срок выпадает на выходной или праздничный день — отчет сдается в первый рабочий день.
Сдача только подраздела 1.1 (сведения о трудовой деятельности) разрешена отдельно от остальных разделов, именно в этот срок.

Структура ЕФС-1 при приеме на работу

Для уведомления о приеме работника нужно заполнить только два компонента отчета:

Титульный лист — общие сведения о страхователе (работодателе/ИП).
Раздел 1 «Сведения о застрахованных лицах», Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» — именно он заменил СЗВ-ТД.

Остальные подразделы (1.2, 1.3, Разделы 2) для события «прием на работу» заполнять не нужно. Подразделы 2.1 и 2.3 сдаются ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Пошаговое заполнение Подраздела 1.1 (ключевые графы)

Ниже приведены нюансы заполнения самых «ошибочных» граф на примере приема основного работника.

Графа 5: Код вида трудового договора

Указывается код в соответствии с классификатором (Приложение к Порядку заполнения). Частые варианты:

0.1 — трудовой договор на неопределенный срок (стандартный вариант).
0.2 — трудовой договор на определенный срок (срочный).
Другие коды: 0.3 (сезонный), 0.4 (временный до 2 месяцев) и т.д.

Важно: Если срок договора не указан или он бессрочный — ставим 0.1. Если срок меньше определенного порога (например, до 2 месяцев) — могут применяться коды 0.4 или 0.2 в зависимости от основания.

Графа 6: Код выполняемой функции (ОКЗ)

Обязательна к заполнению при приеме, увольнении, переводе (п. 46 Порядка).

Указывается кодовое обозначение занятия по ОКЗ (Общероссийский классификатор видов занятий).
Формат: 5 цифр формата ХХХХ.Х (например, 2411.2, бухгалтер).
Код берется из квалификационной характеристики должности (Профстандарт или ЕТКС).

Графа 7: Дата приема на работу

Указывается дата вступления в должность в соответствии с приказом. Формат: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа 8: Основание приема

Реквизиты приказа/распоряжения/решения органа организации: номер и дата.

Графа 9: Признак основного места работы

1, основное место работы.
2 — совместительство (внутреннее или внешнее).

Способы подачи отчета

ЕФС-1 сдается исключительно в электронном виде через:

Личный кабинет работодателя на сайте СФР (sfr.gov.ru).
Систему ЭДО (ТКС, СБИС, Контур.Экстерн, 1С-Отчетность и др.).
Программу «Отчетность СФР» (официальный бесплатный модуль).

Отчет подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица.

Ответственность за нарушение сроков и ошибок

Многие ошибочно считают, что за ЕФС-1 штрафов нет. Это не так.

Административная ответственность (КоАП РФ)

Ст. 19.5 КоАП РФ (ч. 1): За несдачу или несвоевременную сдачу отчета — штраф на должностных лиц 300–500 руб., на юрлицо/ИП — 1 000–3 000 руб. (штрафуется ГИТ — Государственная инспекция труда).
Ст. 126 НК РФ: За несвоевременную уплату взносов (если ошибка в ЕФС-1 привела к недоначислению) — пени + штраф 20–40% от суммы.

Отказ в приеме отчета (Код ошибки 50)

Если при проверке логического контроля СФР обнаруживает критическую ошибку (код 50), отчет не принимается. Юридически это равносильно несдаче.

Последствия: максимальные штрафы за всех работников, включенных в эту сдачу.
Причины кода 50: неверный СНИЛС, несуществующий ОКТМО, ошибки в титульном листе, несоответствие формату XML.

Типичные ошибки 2026 года (по данным вебинаров и практики)

На вебинаре компании К*н (ведущая: Гардышева Г**, консультант-аналитик 1С:ERP) выделили частые проблемы при переходе на новый приказ № 1462:

Использование старого бланка (приказ № 2281). В 2026 году он недействителен. Проверьте версию схемы XML в своей программе (1С, Контур и др.).
Пустая Графа 6 (ОКЗ). Раньше ее можно было не заполнять, теперь — обязательно для событий приема/увольнения/перевода.
Неверный код вида договора (Графа 5). Постановка 0.1 вместо 0.2 для срочных договоров и наоборот.
Сдача «нулевого» ЕФС-1. Если в квартале не было приемов/увольнений, сдавать Подраздел 1.1 не нужно. Сдавайте только квартальные 2.1 и 2.3.
Ошибки в СНИЛС сотрудника. Проводите верификацию СНИЛС через ЛК СФР или ЭДО до сдачи отчета.

Алгоритм действий HR/Бухгалтера (Чек-лист)

Подписан приказ о приеме на работу (Дата приказа = Дата события).
Собраны документы сотрудника: паспорт, СНИЛС, военский учет, диплом, медкнижка (если нужно).
Проверен СНИЛС на валидность (нет дублей, верные ФИО/Дата рождения).
Определен код ОКЗ для должности (Графа 6).
Определен код вида договора (Графа 5).
Заполнен Подраздел 1.1 в программе учета (1С ЗУП 3.1, Бухгалтерия 3.0 и др.) или в ЛК СФР.
Сформирован файл ЕФС-1 (XML по схеме приказа № 1462).
Подписан УКЭП.
Отправлен в СФР не позднее следующего рабочего дня.
Получен квитанция о приеме (статус «Принят»). Сохранен в архиве.

Важные нюансы 2026 года

ЕФС-1, это не только прием; Тот же Подраздел 1.1 сдается при увольнении, переводе, изменении ФИО, выдаче/продлении паспорта, назначении выплат (больничные, декретные, через Подраздел 1.3).
Совместители. Для внешних совместителей заполняется отдельная строка в Подразделе 1.1 с признаком «2» в Графе 9. СНИЛС проверяется особенно тщательно.
Исключения. Отдельные категории (наемники ИП, не являющиеся страхователями, определенные категории госслужащих) могут иметь особенности — уточняйте в Порядке заполнения (Приложение к Приказу № 1462).

Уведомление о приеме на работу в 2026 году — это сдача Подраздела 1.1 ЕФС-1 по форме Приказа СФР № 1462 в течение 1 рабочего дня после приказа. Главные риски: пропуск срока, ошибка в ОКЗ (Графа 6) или коде договора (Графа 5), использование устаревшей схемы XML. Настройте автоматический контроль сроков в своей системе учета (1С, ЭДО) и регулярно обновляйте конфигурации — это лучшая защита от штрафов ГИТ и отказов СФР.

Статья подготовлена на основании нормативных актов СФР (Приказы № 2281, № 1462), Порядка заполнения ЕФС-1, материалов вебинаров профильных компаний и судебной практики по состоянию на .