Оформление временного работника на период отсутствия основного сотрудника (в отпуске, по болезни, в декрете) — стандартная HR-процедура, требующая строгого соблюдения Трудового кодекса РФ. Ошибки в документах могут привести к переквалификации договора в бессрочный, штрафам со стороны ГИТ и судебным спорам. В этой статье разберем пошаговый алгоритм, ключевые условия и нюансы 2026 года.

Правовая основа: какой договор нужен?

Согласно ст. 59 ТК РФ, при выполнении временной работы (сроком до 2 месяцев) или работы, которая по своей природе является временной, заключается срочный трудовой договор. Основание для заключения — временное отсутствие основного работника с сохранением за ним рабочего места (должности).

Важно: Нельзя оформлять такого сотрудника по ГПХ (договору подряда/услуг), если есть признаки трудовых отношений (подчинение внутреннему распорядку, личное исполнение, систематическая оплата). Риск переквалификации в трудовой договор максимален.

Пошаговый алгоритм оформления

1. Инициирование заявки. Руководитель подразделения (например, начальника службы учета газа) пишет служебную записку о необходимости замены уходящего в отпуск мастера. В тексте указываются: ФИО отсутствующего (* ), сроки отсутствия, основание (приказ об отпуске № от *).
2. Поиск кандидата. Внутренний перевод, внешний найм или обращение в центр занятости.
3. Сбор документов кандидата. Паспорт, СНИЛС, трудовая книжка (или СТД-Р), диплом/аттестат, военный билет (при наличии), справка 2-НДФЛ (по желанию).
4. Подписание срочного трудового договора. До начала работы (п. 2 ст. 67 ТК РФ).
5. Издание приказа о приеме на работу. Форма Т-1 (или собственная форма по ст. 309 ТК РФ). Основание: срочный ТД № * от *.
6. Ознакомление под роспись. С локальными актами: ПВТР, Положение об оплате труда, Охрана труда, Коммерческая тайна (если применимо).
7. Внесение записи в трудовую книжку / СТД-Р. В колонке «Основание» указывается: «Заключен срочный трудовой договор № * от * на период отсутствия основного работника * * по основанию приказа об отпуске № *».

Обязательные условия срочного трудового договора

Помимо стандартных условий (ст. 57 ТК РФ: стороны, место работы, должность, сроки, оплата, режим, гарантии), в срочном договоре обязательно должны быть:

• Срок действия договора. Формулировка: «Договор заключен на период временного отсутствия основного работника — мастера службы учета газа * * — в связи с предоставлением ему ежегодного оплачиваемого отпуска (отпуска по уходу за ребенком) с * по *». Нельзя указывать просто календарную дату окончания (например, «до »), только привязку к возвращению основного сотрудника.
• Основание срочности. Ссылка на ч. 1 ст. 59 ТК РФ и на приказ об отпуске основного работника (номер, дата).
• Условие о досрочном расторжении. П. 3 ст. 79 ТК РФ: стороны имеют право расторгнуть договор до истечения срока по соглашению или по инициативе работодателя/работника с уведомлением за 3 календарных дня (если иное не установлено договором).
• Полное наименование функции/должности. Точное копирование штатного расписания: «Мастер службы учета газа (временно)».

Пример формулировки срока (для вставки в договор):

«1.3. Настоящий договор заключен на срочный срок — на период временного отсутствия основного работника, мастера службы учета газа * , находящегося в отпуске по уходу за ребенком (ежегодном оплачиваемом отпуске) по приказу № от *.

Договор прекращает свое действие в день выхода на работу основного работника, но не позднее * (указать предполагаемую максимальную дату возвращения + запас 1-2 дня).»

Нюансы оплаты труда и режима работы

• Зарплата: Не ниже тарифной ставки (оклада) основного работника за соответствующую категорию/разряд (ст. 132 ТК РФ — равная оплата за равный труд). Выплачивается пропорционально отработанному времени.
• Режим работы: Соответствует графику заменяемого сотрудника (сменный, вахтовый, 5/2). Обязательно оформление графика сменности (если применимо) до выхода на линию.
• Отпуск временного работника: Если договор заключен на срок более 6 месяцев — предоставляется ежегодный отпуск (28 к.д.) по общим правилам. Если менее 6 мес., оплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении (2,33 дня за каждый месяц).
• Больничные: Оплачиваются по общим правилам (страховой стаж временного работника учитывается полностью).

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

Особенности: «Цепочка» отпусков и продление

Ситуация: «В период отпусков сотрудники могут уходить в отпуск друг за другом». Если основной мастер ушел в отпуск, временный работник вышел на должность, а затем сам временный работник заболел или ушел в свой отпуск:

• Договор с временным работником не расторгается, а приостанавливается (оплачивается больничный/отпуск).
• Можно нанять второго временного работника на период отсутствия первого (договор с ним — тоже срочный, основание, отсутствие временного работника, заменяющего основного).
• Если основной работник продлил отпуск (написал заявление, издан новый приказ), срок действия срочного договора автоматически продлевается до новой даты возвращения. Дополнительное соглашение не требуется, но желательно зафиксировать уведомлением работнику.

Увольнение временного работника: процедура

День выхода на работу основного сотрудника = день прекращения срочного договора (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

1. HR отслеживает дату выхода основного работника (по табелю/приказу).
2. За 3 дня (или заранее) готовит проект приказа об увольнении.
3. В день выхода основного работника издается приказ об увольнении временного работника (форма Т-8/Т-8а). Основание: «Истечение срока срочного трудового договора № * от * в связи с выходом на работу основного работника * *».
4. Расчет зарплаты, компенсации за неисп. отпуск, выдача СТД-Р/ТК, справки 2-НДФЛ, ЕС-1 (СЗВ-ТД), в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).
5. Уведомление СЗВ-ТД (увольнение) — в следующий рабочий день.

Важный нюанс: Отказ временного работника уволняться

Если временный работник не согласен с увольнением (например, основной работник не вышел, а ушел в больничный/продлил отпуск без приказа), работодатель не имеет права уволить его по ст. 77 ТК РФ. Договор продолжает действовать. Увольнение возможно только по общим основаниям (соглашение сторон, инициатива работодателя, сокращение штата/ликвидация, грубое нарушение).

Образец структуры договора (Каркас)

СРОЧНЫЙ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № * от «» 2026 г.
г. 

СТОРОНЫ:
Работодатель: ООО/АО «», ИНН , ОГРН *, адрес: , в лице Генерального директора  * , действующего на основании Устава.
Работник:  * , паспорт  * выдан , адрес регистрации: , СНИЛС .

ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА:
Работник принимается на временную работу на должность Мастер службы учета газа (категория/разряд ) для исполнения трудовых обязанностей отсутствующего основного работника.
Место работы: , служба учета газа.

СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА (ГЛАВНОЕ УСЛОВИЕ):
Договор заключен на срочный срок в соответствии с ч. 1 ст. 59 ТК РФ — на период временного отсутствия основного работника — мастера службы учета газа  * (Таб. № ), находящегося в отпуске по уходу за ребенком (ежегодном оплачиваемом отпуске) по приказу №  от *.
Договор вступает в силу с «» 2026 г. и прекращает действие в день выхода на работу основного работника.

ТРУДОВАЯ ФУНКЦИЯ: Исполнение обязанностей мастера службы учета газа в соответствии с должностной инструкцией №  от .

РЕЖИМ РАБОТЫ И ВРЕМЯ ОТДЫХА: Согласно графику сменности №  / ПВТР. Норма часов — 40 в неделю.

ОПЛАТА ТРУДА:
Оклад: * руб. в месяц (не ниже оклада основного работника).
Выплаты: аванс (до 15-го), зарплата (до 30-го) текущего месяца.
Доплаты за вредность/сложность/ночные часы — по действующим ЛНА.

ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ: По ТК РФ и ЛНА организации (доп. отпуск за вредность, питание/молоко и т.д.).

ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ:
Стороны имеют право расторгнуть договор до истечения срока по соглашению или уведомив другую сторону за 3 календарных дня (п. 3 ст. 79 ТК РФ).
В случае досрочного выхода на работу основного работника, Работодатель уведомляет Работника за 3 календарных дня.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН / ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ: Стандартные.
АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН: 

ПОДПИСИ:
Работодатель: _____________ /  *  / «___» _______ 202_ г.
Работник: _____________ /  * * / «___» _______ 202_ г. (Ознакомлен с ЛНА)

Резюме

Ключевой момент при составлении договора на время отпуска — точная привязка срока действия к возвращению конкретного человека (ФИО, табельный номер, номер приказа об отпуске). Использование формулировок «до 31 декабря» или «на 3 месяца» без ссылки на отсутствующего работника делает договор уязвимым для проверяющих органов.

С 2026 года особое внимание обращайте на:

• Обязательное электронное оформление СЗВ-ТД (прием/увольнение) в сроки.
• Соблюдение равенства оплаты труда (ст. 132 ТК РФ) — инспекторы часто сверяют оклады временного и основного работника.
• Правильное заполнение раздела «Основание срочности» в СТД-Р/Трудовой книжке.

Грамотно составленный срочный договор защищает интересы компании: позволяет гибко управлять штатом в период массовых отпусков (как в службе учета газа) и избежать судебных рисков при увольнении временного сотрудника.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При оформлении кадровых документов рекомендуется сверяться с актуальной редакцией ТК РФ и локальными нормативными актами организации. Персональные данные в примерах замаскированы (*).