Акт сверки взаиморасчетов — важный инструмент контроля расчетов между контрагентами. Он позволяет своевременно выявить расхождения в учете, подтвердить задолженность и избежать споров; Когда с одним контрагентом заключено несколько договоров, у бухгалтера возникает вопрос: как правильно оформить сверку — одним документом или несколькими? Разберемся подробно.
Общие правила составления акта сверки
Акт сверки взаиморасчетов не относится к первичным документам и составляется в свободной форме. Каждая организация сама определяет, входит ли акт сверки в состав внутреннего документооборота, устанавливает порядок сверки, подписания и форму документа.
Если стороны предусмотрели в договоре, что обязательства подтверждаются актом, контрагенты не вправе уклониться от участия в сверке. Поэтому рекомендуется закреплять обязанность проведения сверок в тексте договора.
Два подхода к сверке по нескольким договорам
Единый акт сверки по всем договорам
Если все договоры с контрагентом предусматривают расчеты в одной валюте и по ним ведется общий учет, допустимо составить один акт сверки. В этом случае:
- в шапке документа указывается контрагент без привязки к конкретному договору (либо перечисляются все договоры);
- в табличной части отражаются все операции по всем договорам в хронологическом порядке;
- желательно группировать операции по договорам или указывать реквизиты договора в отдельной графе — так контрагенту будет проще проверить данные.
В программе 1С 8.3 для формирования акта по всем договорам достаточно оставить поле «Договор» пустым — документ сформируется автоматически по всем взаиморасчетам с контрагентом.
Отдельные акты сверки по каждому договору
Отдельные акты формируются в следующих случаях:
- разные валюты расчетов. При наличии нескольких договоров, по которым применяются разные валюты, необходимо формировать отдельные акты сверки по каждой валюте;
- разные порядки расчетов, сроки оплаты или условия;
- требование контрагента или внутренний регламент компании;
- необходимость подтверждения задолженности по конкретному договору (например, для суда).
Пошаговая инструкция по составлению акта
- Определите период сверки. Обычно акт формируют на последнее число месяца, квартала или года. Можно составить акт сверки за год.
- Заполните шапку документа: наименования сторон, реквизиты договоров (номер и дата), период сверки, валюту расчетов.
- Укажите сальдо на начало периода — задолженность одной из сторон на дату начала сверки.
- Внесите все операции за период: отгрузки (накладные, акты), оплаты (платежные поручения), возвраты, корректировки. Каждая операция отражается с указанием даты, номера документа и суммы.
- Рассчитайте сальдо на конец периода и укажите, за кем числится задолженность.
- Подпишите документ. Акт подписывают уполномоченные представители обеих сторон, при необходимости ставятся печати.
Пример оформления реквизитов
Акт сверки взаиморасчетов между ООО «Вектор» (ИНН 77456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1) и ООО «Гарант» (ИНН 77789, г. Москва, ул. Образцовая, д. 2) за период с по по договорам № 15 от и № 28 от .
Подписи: от ООО «Вектор», директор Иванов И. И., от ООО «Гарант», директор Петров П. П.. Контактные телефоны бухгалтерии: +7 (495) —*.
Если выявлены расхождения
При обнаружении разногласий стороны совместно выясняют их причину: непроведенные платежи, неотраженные документы, ошибки в суммах. После устранения разногласий рекомендуется составить уточненный акт сверки. Также можно оформить протокол разногласий.
Сопроводительное письмо и сроки
К акту сверки рекомендуется приложить сопроводительное письмо с просьбой проверить данные и вернуть подписанный экземпляр в установленный срок (обычно 5–10 рабочих дней). Если контрагент не прислал акт в срок, можно направить повторный запрос или инициировать сверку по собственной инициативе.
Возможность применения электронного акта сверки оговаривается контрагентами в договоре — это ускоряет документооборот и упрощает хранение документов.
- По нескольким договорам можно составить один акт сверки, если валюта расчетов единая;
- При разных валютах формируйте отдельные акты по каждой валюте;
- Форма акта свободная, но должна содержать реквизиты сторон, период, операции и сальдо;
- Закрепите обязанность проведения сверок в договоре — это защитит ваши интересы.