Прогул — это грубое дисциплинарное правонарушение, которое дает работодателю основание для применения к сотруднику мер ответственности вплоть до увольнения (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Однако для того чтобы решение о наказании или расторжении трудового договора было законным и устоялось в суде, критически важно правильно зафиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте. Основным документом, подтверждающим этот факт, является акт о прогуле.

В данной статье подробно разберем процедуру составления акта, требования к его оформлению, распространенные ошибки и предоставим актуальный образец на .

Правовое определение прогула

Согласно ст. 192 ТК РФ и судебной практике, прогулом признается:

• Отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены).
• Отсутствие на рабочем месте в течение более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены) без уважительной причины.
• Увольнение сотрудником без отработки предупредительного срока (если иное не установлено законом или договором) также может квалифицироваться как прогул за дни отсутствия после заявления.

Важно: Если сотрудник отсутствовал менее 4 часов — это не прогул, а опоздание. За опоздание можно наложить иное взыскание (замечание, выговор), но не уволить по п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ.

Этапы составления акта: алгоритм действий

Процедура фиксации прогула строго регламентирована Трудовым кодексом РФ (ст. 193 ТК РФ) и местными нормативными актами организации. Нарушение процедуры — частая причина восстановления сотрудника на работе судом.

Шаг 1: Фиксация факта отсутствия (Момент обнаружения)

В начале рабочего дня (смены) ответственное лицо (начальник отдела, мастер, HR-менеджер, табельщик) проверяет наличие сотрудников. Если сотрудника нет на месте — фиксируется время обнаружения отсутствия.

Действие: В табеле учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) напротив фамилии сотрудника ставится код «НН» (неявка по невыясненным причинам) или «Б» (если используется внутренняя кодировка). В электронных системах — соответствующий статус.

Шаг 2: Составление акта о прогуле

Акт составляется не ранее чем через 4 часа с момента начала рабочего дня/смены (если сотрудник не явился). Акт составляется комиссией не менее чем из 3 человек (руководитель/заместитель, HR-специалист, представитель профсоюза или иной уполномоченный сотрудник).

Шаг 3: Попытка выяснить причину отсутствия

Работодатель обязан принять меры для выяснения причины неявки (звонки по телефонам —, отправка телеграммы/письма на адрес регистрации , г. , ул. , д. , кв. , запрос в больницы, полицию). Все попытки связи фиксируются (протоколы звонков, почтовые квитанции, скриншоты мессенджеров).

Шаг 4: Ожидание пояснительной записки

Сотрудник имеет право предоставить письменное объяснение в течение 2 рабочих дней с момента выхода на работу. Работодатель не может наложить взыскание до истечения этого срока или до получения объяснения (если сотрудник явился ранее).

Шаг 5: Принятие решения (Приказ)

На основании акта, пояснительной записки (или акта об отказе от ее написания) и табеля выпускается приказ о наложении взыскания или об увольнении.

Требования к оформлению акта (Реквизиты)

Единой утвержденной формы акта прогула не существует (форма Т-12/Т-13 — это табель, а не акт). Организация утверждает свой бланк в ЛНА (Положении о документообороте или Положении о трудовой дисциплине). Обязательные реквизиты (по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 9 402-ФЗ):

1. Наименование документа: «Акт о прогуле» или «Акт о неявке на работу».
2. Дата составления (число, месяц, год) и место составления (город).
3. Наименование организации (Полное и сокращенное, например: ООО «*»).
4. Состав комиссии: ФИО, должности членов комиссии (минимум 3 лица), подписи с расшифровкой.
5. Суть факта: ФИО сотрудника, табельный номер, должность, структурное подразделение.
6. Время и дата обнаружения отсутствия: Например: « г. в 09:00 сотрудник И.И. * не явился на рабочее место».
7. Ссылку на график работы: «Согласно графику сменности / производственному календарю, г. является рабочим днем, начало смены 09:00».
8. Информацию о принятых мерах: «Звонок на тел. *— — гудки/недоступен. Telegram/WhatsApp, сообщения не прочитаны. Заказное письмо отправлено г. (вложение: квитанция № *). Опрос коллег — о местонахождении сведений не имеют».
9. Подписи членов комиссии с датой.
10. Роспись сотрудника о ознакомлении (при выходе на работу) или отметка об отказе от ознакомления (составляется отдельный акт об отказе).

Типичные ошибки, которые приводят к потере дела в суде

• Составление акта раньше 4 часов. Если смена началась в 09:00, акт можно подписать не раньше 13:00. Ранний акт = фиксация опоздания, а не прогула.
• Комиссия из 1-2 человек. Акт должен подписывать коллегиальный орган. Подпись одного директора или HR будет признана судом недоказательной.
• Отсутствие попыток связаться с сотрудником. Суды требуют доказать, что работодатель заинтересован в выяснении причин. Только запись в акте «звонили, не взяли трубку» без подтверждений (детализация звонков, скриншоты) часто не принимается.
• Несвоевременное ознакомление сотрудника. Если сотрудник вышел на работу , его нужно ознакомить с актом сразу же (в день выхода), а не за неделю до приказа.
• Использование кода «Я» (явка) или «РВ» (отпуск) в табеле за дни прогула. Код должен быть «НН» до выяснения причин. После — меняется на «К» (прогул) или код уважительной причины (Б, Т, О и др.).

Образец акта о прогуле (на 2026 год)

Что делать после составления акта?

1. Ожидание пояснительной записки. Сотрудник явился на работу (например, ). Немедленно (в день выхода) вручаете ему акт под роспись и просите написать пояснительную записку. Срок, 2 рабочих дня.
2. Акт об отказе. Если сотрудник отказывается писать объяснение или подписывать акт, составляется Акт об отказе от написания пояснительной записки / от ознакомления с актом (подписывается той же комиссией + 2 свидетеля).
3. Приказ о взыскании. В течение 1 месяца со дня обнаружения прогула (не считая время болезни/отпуска) и не позднее 6 месяцев со дня совершения проступка (ст. 193 ТК РФ) издается приказ:
   • Замечание / Выговор (если сохраняете сотрудника).
   • Об увольнении по п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ (если увольняете).
4. Корректировка табеля. Код «НН» меняется на код «К» (прогул) — неоплачиваемое время. За дни прогула зарплата не начисляется (ст. 153 ТК РФ, оплата только за отработанное время).
5. Внесение в трудовую книжку (при увольнении). Запись: «Расторгнут трудовой договор по п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ — прогул». Основание: Приказ № * от ..2026.

Уважительные причины: что их признает суд?

Если сотрудник предоставит документы, подтверждающие уважительную причину, акт прогула аннулируется, код в табеле меняется, зарплата выплачивается. К уважительным причинам суды относят (неисчерпывающий перечень):

• Временная нетрудоспособность (больничный лист, в т.ч. электронный — проверить на портале ФСС/СФР).
• Появление на работе с опозданием менее 4 часов (тогда это опоздание).
• Неявка по вине работодателя (например, не предоставлен проезд, задержка зарплаты более 15 дней — ст. 142 ТК РФ, право на отказ от работы).
• Выполнение общественных обязанностей (суд присяжных, призыв в военкомат, явка в полицию/суд по повестке — требуется документ).
• Форс-мажор (стихийные бедствия, аварии на транспорте, требуются подтверждения МЧС/ГИБДД/перевозчика).
• Участие в забастовке (если она законна);

Важно: Отсутствие денег на проезд, поломка личного авто, «забыл/проспал», уход за больным родственником без оформления больничного/отпуска — НЕ являются уважительными причинами для пропуска всего дня/смены более 4 часов.

Электронный документооборот (ЭДО) и дистанционная работа

Если в организации внедрен ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.) и сотрудник работает в офисе:

• Акт можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) членов комиссии.
• Ознакомление сотрудника — через личный кабинет ЭДО/ЭДО-оператора (фиксируется факт и время открытия документа).

Для удаленников (ст. 312.1 – 312.5 ТК РФ): Понятие «прогул» применяется и к ним, но фиксируется не отсутствие на физическом месте, а невыход на связь / невыполнение заданий / отсутствие в системе учета рабочего времени (трекер, CRM, корп. почта) в установленные графиком часы. Акт составляется аналогично, но основанием является лог системы мониторинга активности.

Резюме: чек-лист для HR и руководителя

Грамотное составление акта прогула — это не бюрократия, а единственный способ защитить интересы компании в суде. Ключевые правила: ждать 4 часа, собирать комиссию из 3+ человек, фиксировать все попытки связи, дать сотруднику 2 дня на объяснение, издать приказ в месячный срок. Пренебрежение любой из этих стадий почти гарантированно ведет к восстановлению сотрудника на работе с выплатой за вынужденный прогуль (ст. 394 ТК РФ) и компенсацией морального вреда.

Данная статья носит информационный характер и не является правовым консультированием. В сложных случаях (конфликты с профсоюзами, удаленщики, совместители) рекомендуется привлечь трудового юриста.