Уничтожение личных дел — это строго регламентированная процедура, так как эти документы содержат персональные данные сотрудников и являются основой для начисления пенсий, расчета стажа и подтверждения трудовых прав. Несоблюдение правил оформления акта или преждевременное уничтожение влечет за собой административную ответственность (ст. 13.21 КоАП РФ) и риски для бывших сотрудников организации.

В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий: от формирования экспертной комиссии до подписания акта, а также предоставим структуру документа, соответствующую требованиям Приказа Росархива от № 236 (утв. Положение об экспертизе ценности документов) и ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правовая база и сроки хранения личных дел

Прежде чем составлять акт, необходимо убедиться, что срок хранения истек. Для личных дел установлены специальные сроки (ст. 23 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказ Минкультуры РФ от № 558 — Перечень типовых управленческих архивных документов):

• Личные дела работников, занятых на работах с вредными/опасными условиями: 75 лет (с конца года окончания работы).
• Личные дела остальных работников: 50 лет (с конца года окончания работы).
• Личные карточки учетной карточки (форма Т-2): 75 лет (для вредных/опасных) / 50 лет (остальные).

Важно! С 2003 года введение индивидуального регистрационного номера страхователя (СНИЛС) и переход на индивидуальный учет в СФР (ранее ПФР) изменили подходы. Однако бумажные личные дела, сформированные до перехода на электронный документооборот, подлежат хранению именно указанные сроки. Уничтожать их раньше — грубое нарушение закона.

Подготовительный этап: Экспертиза ценности документов

Уничтожение без предварительной экспертизы недопустимо. Процедура закреплена в Приказе Росархива № 236.

Формирование экспертной комиссии (ЭК)

Приказ об образовании ЭК издается руководителем организации; В комиссию должны войти представители:

1. Службы делопроизводства / архива (председатель).
2. Кадровой службы (HR-директор или старший инспектор).
3. Бухгалтерии (главный бухгалтер или зам.).
4. Юридического отдела / юриста.
5. Представителя профсоюза (если имеется) — по согласованию.

Примечание: Если в организации нет архивиста, допускаеться привлечение сторонних экспертов (лицензированных архивных организаций, например, ООО «» или ИП ), но представитель заказчика в ЭК обязателен.

Проведение экспертизы

Комиссия просматривает каждое личное дело (выборка недопустима для личных дел). Проверяются:

• Соответствие срока хранения (дата увольнения + 50/75 лет).
• Полнота дела (наличие трудовой книжки, личной карточки, приказов о приеме/увольнении, справок о зарплате за периоды до 2003 г.).
• Наличие отметок о передаче данных в СФР/ПФР (для периодов после 2002 г.).
• Отсутствие требований о продлении хранения (судебные споры, проверки, запросы СФР).

По итогам заполняется Акт экспертизы ценности документов (форма по Приказу Росархива № 236, Приложение № 2). В графе «Решение экспертной комиссии» ставится: «На уничтожение».

Выбор способа уничтожения

Согласно ст. 19 ФЗ-125 и требованиям по защите персональных данных (152-ФЗ), уничтожение должно гарантировать невозможность восстановления информации.

Самостоятельное уничтожение

Требует:

• Промышленного шредера уровня безопасности не ниже P-4 (DIN 66399) — перемалывание в частицы < 160 мм² (крестообразная резка). Офисные шредеры P-1/P-2 (полоски) не подходят для личных дел.
• Отдельного помещения с ограниченным доступом (замок, контроль доступа).
• Удаления скрепок, корешков, файлов, пластиковых обложек вручную (трудоемко при больших объемах).
• Наличия в штате ответственного за уничтожение сотрудника, ознакомленного с инструкцией по защите ПДн.

Уничтожение сторонней организацией (аутсорсинг)

Рекомендуемый вариант для объемов от 100 кг и для обеспечения конфиденциальности.

• Заключается договор на оказание услуг (обязательно приложение о конфиденциальности / NDA).
• Исполнитель предоставляет промышленные шредеры (производительность до 2-3 тонн/час) или утилизацию в печи/пульперизацию.
• Процедура проводится при представителе заказчика (очно или онлайн через видеосвязь).
• После уничтожения выдается Акт об уничтожении и Свидетельство об утилизации (если макулатура сдается на переработку).

Структура и реквизиты Акта об уничтожении личных дел

Единой утвержденной формы (как раньше форма № 16) сейчас не существует. Организация разрабатывает форму самостоятельно в составе Учетной политики или Положения об архиве, но обязательные реквизиты продиктованы ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»:

Приложение к акту: Перечень личных дел на уничтожение

Это обязательная часть акта. Ведется в табличной форме. Для личных дел заполнение каждой строки обязательно (в отличие от бухгалтерских проводок, где можно группировать).

Пример заполнения строки перечня:

1. Порядковый номер (сквозной).
2. ФИО сотрудника (полностью).
3. Табельный номер (если есть).
4. Дата приема / Дата увольнения.
5. Срок хранения (лет) (50 или 75).
6. Год окончания срока хранения (расчетный).
7. Инвентарный номер дела / Номер на корешке.
8. Категория дела (вредные/опасные условия — да/нет).
9. Примечание (например: «Трудовая книжка выдана на руки», «Дубликат в СФР отсутствует — продлить хранение»).

Совет: Если дел сотни, перечень оформляется отдельной книгой/файлом Excel, на каждом листе которого стоят подписи председателя ЭК и нумерация страниц («Лист 1 из 5»). На последнем странице — итоговое количество дел и вес.

Пошаговый алгоритм составления акта (Чек-лист)

1. Выписка из номенклатуры дел. Сформируйте список дел, у которых истек срок хранения на отчетную дату (обычно 31 декабря отчетного года).
2. Приказ об ЭК. Издайте приказ № * от * г. об образовании комиссии.
3. Заседание ЭК. Проведите экспертизу каждого дела. Заполните Акт экспертизы ценности (Приложение 2 к Приказу Росархива № 236). Решение: «На уничтожение».
4. Приказ об утверждении Акта экспертизы. Руководитель утверждает Акт экспертизы приказом № * от * г. Только после этого можно уничтожать.
5. Подготовка к уничтожению. Извлеките дела из архива. Очистите от металла (скрепки, гвоздики) — если шредер не промышленный. Составьте Перечень (Приложение к Акту об уничтожении).
6. Процедура уничтожения. Проведите в присутствии ЭК (и подрядчика). Зафиксируйте фото/видео (рекомендуется для отчетности перед СФР/прокуратурой).
7. Подписание Акта об уничтожении. Все члены ЭК и представитель подрядчика подписывают Акт и Перечень в 2 экземплярах (один в архив, второй у подрядчика/в отчетности).
8. Учет в архиве. Внесите записи в Номенклатуру дел (графа «Примечание»: «Уничтожено Актом № * от *»), в Формирующий учет (инвентарь дел) — пометьте «Уничтожено».
9. Хранение Акта. Акт об уничтожении личных дел хранится навсегда (как документ, подтверждающий законность ликвидации фондов).

Типичные ошибки и риски

• Уничтожение без Акта экспертизы; Акт об уничтожении без основания (Акта экспертизы и Приказа об утверждении) недействителен.
• Игнорирование категории «Вредные/Опасные условия». Уничтожение дела через 50 лет вместо 75 для «вредности» — самая частая ошибка, ведущая к невозможности подтверждения стажа пенсионера.
• Отсутствие перечня (приложения). Акт с фразой «Личные дела за 1990-1995 гг., 50 шт.» без ФИО сотрудников не принимается проверяющими органами (Роструд, СФР, Прокуратура).
• Уничтожение дел, по которым есть запросы. Если СФР прислал запрос о стаже за 1998 г., дело нельзя уничтожать до закрытия запроса.
• Использование офисного шредера (полоски). Нарушение 152-ФЗ (утечка ПДн). Штрафы до 75 000 руб. за инцидент (ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ).

Образец заполнения Акта (Шаблон для адаптации)

Особенности электронных личных дел

Если организация ведет личные дела в электронном виде (СЭД, ЭДО), процедура аналогична, но:

• Акт экспертизы и Акт об уничтожении подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) всех членов ЭК.
• Уничтожение — это безвозвратное удаление файлов из СЭД, резервных копий и журналов аудита с протоколированием (лог-файл удаления прикладывается к Акту).
• Требования к невосстанавливаемости: перезапись секторов диска (DoD 5220.22-M или ГОСТ Р 50739-95) или физическое уничтожение носителей (HDD/SSD/ленты).

Хранение и сдача актов в архив

Акт об уничтожении личных дел (вместе с Актом экспертизы, Приказами и Перечнем) — это документ постоянного хранения (срок «Постоянно» / «Бессрочно»).

• Они оформляются в отдельный том (дело) номенклатуры дела организации: «Акты об уничтожении документов. 2026 г.».
• При сдаче архива организации в государственный архив (после ликвидации юрлица или перехода в гос. архив) эти акты сдаются в обязательном порядке.
• В электронном архиве (ЭА) они хранятся в отдельной серии/классе с меткой «Не подлежит уничтожению».

Резюме

Составление акта об уничтожении личных дел — это финальная стадия длительного процесса: Номенклатура → Экспертиза (Акт ЭК) → Приказ об утверждении → Уничтожение (Акт об уничтожении + Перечень) → Учет в архиве. Пропуск любого этапа делает процедуру незаконной. Главное правило: личное дело уничтожается только по истечении 50 или 75 лет после увольнения, при наличии полного перечня с ФИО каждого сотрудника и подписями всей ЭК.

Данная статья носит информационный характер; Для решения конкретных вопросов по архивному делу и защите персональных данных рекомендуется консультироваться со специалистами архивных организаций (например, ООО «», тел. -*—) или юристами по трудовому праву.