Вопрос оформления приема на работу часто вызывает путаницу: многие работодатели путают акт о приеме на работу с приказом (распоряжением) о приеме на работу․ В данной статье мы подробно разберем, что такое акт, когда он обязателен, как его правильно составить и какие ошибки стоит избегать․ Актуально на ․

Что такое акт о приеме на работе и в чем его отличие от приказа?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ), основным документом, оформляющим трудовые отношения, является приказ (распоряжение) о приеме на работу (ст․ 68 ТК РФ)․ Акт о приеме на работу — это вспомогательный внутренний документ, который законодательно не является обязательным для стандартных трудовых договоров․

Ключевые отличия:

• Приказ о приеме на работу — обязателен для всех работников по трудовому договору․ Издается от имени работодателя, подписывается руководителем, знакомится под роспись работником․ Основание для внесения записи в трудовую книжку/СТД-Р․
• Акт о приеме на работу, составляется по усмотрению работодателя или в специфических случаях (ГПХ, совместительство, работа вахтовым методом, строительные объекты)․ Подписывается двусторонне (работодатель + работник)․ Фиксирует факт фактического допуска к выполнению обязанностей․

Когда составление акта обязательно или крайне желательно?

Хотя в большинстве случаев законодательство не требует обязательного составления акта при приеме на работу по трудовому договору, существуют ситуации, когда этот документ необходим:

1. Гражданско-правовые договоры (ГПХ / Договоры подряда/услуг): При привлечении физических лиц к выполнению работ/услуг акт приема-передачи результатов работ подписывается по завершении, но акт о допуске к работе/приеме на объект часто подписывается в начале для фиксации допуска к территории, инструктажа по Охране труда и выдачи СИЗ․
2. Внутренний совместитель: Если сотрудник уже работает в компании и оформляется на вторую ставку, акт может фиксировать факт начала выполнения новых обязанностей в конкретный день (если приказ издается позже)․
3. Строительство и монтажные работы (СМР): На объектах капитального строительства часто требуется акт допуска работника к выполнению работ на объекте (согласно ПП РФ № 1457, СНиП/СП), подтверждающий прохождение вводного инструктажа и выдачу СИЗ․
4. Вахтовый метод работы / Разъездной характер: Акт может фиксировать факт прибытия на вахту и приема к смене․
5. Внутренние регламенты компании: Многие крупные корпорации (например, АО «», ООО «») в своих ЛНА (Локальных нормативных актах) предусматривают обязательное составление акта приема на работу для усиления доказательной базы в суде․

Нормативная правовая база

При составлении документа опираются на:

• Ст․ 68 ТК РФ — оформление трудового договора (приказ)․
• Ст․ 57 ТК РФ — обязательные условия трудового договора (должность, место работы, дата начала)․
• Постановление Гостата от № 1 — единые формы первичной учетной документации (акты не имеют строгой унифицированной формы, разрабатываются самостоятельно)․
• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» — требования к реквизитам первичного документа․
• ПП РФ № 1457 (для строительства), порядок допуска к работам․

Структура и обязательные реквизиты акта

Поскольку единой формы (как Т-1 или Т-1а) для акта не существует, организация утверждает свой бланк в учетной политике или ЛНА․ Однако, согласно ст․ 9 ФЗ-402, документ должен содержать:

• Наименование документа: «Акт о приеме на работу» или «Акт о допуске к выполнению работ»․
• Дата составления: День, месяц, год (например, 09 мая 2026 г․)․
• Место составления: Город/Населенный пункт (например, г․ )․
• Наименование организации: Полное и сокращенное (ООО «Ромашка», ИП )․
• Состав комиссии (если прием комиссией): ФИО, должности членов комиссии (председатель, члены)․
• Данные работника: ФИО полностью (Иванов Иван ), дата рождения, паспортные данные (серия * № *), СНИЛС (— ), ИНН ( * *)․
• Основание: Номер и дата трудового договора / ГПХ договора / Приказа о приеме․
• Суть факта: «Принят на работу в должность․․․», «Допущен к выполнению работ на объекте․․․», «Прошел вводный инструктаж по охране труда»․
• Условия (опционально): Ставка, оклад, график работы, срок действия (для срочных договоров)․
• Подписи: Члены комиссии / Уполномоченное лицо работодателя + Работник (с расшифровкой и датой)․

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1: Подготовка бланка

Используйте утвержденный в компании бланк на фирменном бланке организации (с логотипом, ОГРН, ИНН, адресом: г․ , ул․ , д․ *)․ Если бланка нет — чистый лист А4 с реквизитами в «шапке»․

Шаг 2: Заполнение «Шапки»

Укажите номер документа (сквозная нумерация за год), дату (дату фактического начала работы или дату подписания акта) и место․

Шаг 3: Данные сторон

Работодатель: Укажите ФИО директора (Петров Петр ) или лица, действующего на основании Устава/Доверенности № от ․․202*․

Работник: Переносите данные из паспорта и трудового договора․ Внимание: В публичных образцах и копиях для третьих лиц паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адрес регистрации и телефон маскируются: серия * № , СНИЛС —* *, тел․ +7 () —․

Шаг 4: Описание события

Четко сформулируйте факт: «Комиссия в составе: Председатель — Иванов И․, Члены: Сидоров С․, Кузнецов К․* приняла на работу / допустила к выполнению работ гражданина Иванова И․* на должность менеджера отдела продаж (согласно трудовому договору № 123 от г․)»․

Обязательно укажите:

• Дата фактического начала работы․
• Прохождение вводного инструктажа по ОТ (журнал № , стр․ )․
• Выдачу СИЗ (по выданной накладной № *)․
• Ознакомление с ЛНА под роспись (Описание служебных записок, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о коммерческой тайне)․

Шаг 5: Подписание

Акт подписывается всеми членами комиссии (или уполномоченным лицом) и работником․ Каждая подпись должна иметь расшифровку (Фамилия И․О․) и дату․ Работник пишет от руки: «С текстом акта ознакомлен, права и обязанности поняты» — это усиливает юридическую силу․

Типовый образец акта о приеме на работу (Шаблон)

Частые ошибки и риски

Хранение и сроки действия

• Срок хранения: Акт о приеме на работу (как документ по начислению зарплаты/оформлению труда) хранится 75 лет (п․ 580 Типового перечня Росархива, прил․ к Приказу Минкультуры РФ от № 2364)․
• Место хранения: В личном деле сотрудника (карточка Т-2) или в отдельной папке «Акты о приеме на работу за 2026 год» в архиве отдела кадров/бухгалтерии․
• Электронный архив: При ведении ЭДО (СБИС, Диадок, 1С:ЭДО) акт сканируется с подписями, kwalфицированная ЭЦП ставится на скан-копию․ Оригинал на бумаге хранится до вступления в силу ЭДО-регламента в организации․

Особенности для ИП и малого бизнеса

Индивидуальные предприниматели (ИП * *) часто пренебрегают актами, ограничиваясь Приказом и Договором․ Это допустимо законом․ Однако, если у ИП есть объекты (склады, точки продаж, строительные площадки) или привлекаются субподрядчики (ГПХ), акт допуска/приема на объект становится критически важным для:

• Охраны труда (доказательство инструктажа)․
• Безопасности (допуск к режиму КТС/СКУД)․
• Расчетов с заказчиком (подтверждение факта выполнения работ командой)․

Чек-лист перед подписанием (Скачайте и используйте)

1. [ ] Бланк утвержден приказом организации?
2. [ ] Номер и дата акта совпадают с датой приема?
3. [ ] ФИО работника полностью совпадает с паспортом и договором?
4. [ ] Указана конкретная должность по штатному расписанию?
5. [ ] Сохранение на испытательный срок (если есть) и его длительность?
6. [ ] Отражено прохождение вводного инструктажа по ОТ (ссылка на журнал)?
7. [ ] Отражена выдача СИЗ / спецодежды (ссылка на накладную)?
8. [ ] Отражено ознакомление с ЛНА (ПВТР, Описание должностных обязанностей)?
9. [ ] Подписи всех членов комиссии + Работника с расшифровкой и датой?
10. [ ] Экземпляр выдан работнику под роспись в журнале учета выдачи документов?

Акт о приеме на работу — это не просто формальность, а инструмент управления рисками․ Он фиксирует момент вступления в должность, условия безопасности и ознакомление с правилами․ Даже если ТК РФ не требует его обязательно для стандартного найма, грамотный HR-специалист и директор всегда включат его в пакет документов при приеме (особенно в производстве, строительстве, логистике и при ГПХ)․ Используйте приведенный выше образец, адаптируйте под свои ЛНА и избегайте штрафов и трудовых споров․

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ При оформлении кадровых документов рекомендуется сверяться с актуальным законодательством и внутренними локальными нормативными актами вашей организации․ Персональные данные в образце замаскированы (*) в соответствии с требованиями 152-ФЗ․