Выдача справки о доходах по форме 2-НДФЛ при увольнении — обязательная процедура, регламентируемая Трудовым кодексом РФ и порядком заполнения формы, утвержденным ФНС России․ В статье разберем, как правильно оформить документ, в какие сроки выдать, что делать, если компания ликвидирована, и как бывшему сотруднику получить справку самостоятельно через Госуслуги․

Нормативная база и сроки выдачи

Согласно ст․ 62 ТК РФ и п․ 2 ст․ 226 НК РФ, работодатель обязан выдать справку 2-НДФЛ в день расчета с уволенным сотрудником (в день выдачи трудовой книжки и полного расчета)․ Если сотрудник не смог получить документ лично, его направляют почтой заказным письмом с уведомлением о вручении не позднее следующего дня после получения письменного заявления․

• Правовая основа: Приказ ФНС России от № ММВ-7-11/[@] (формат формы на 2024–2026 годы)․
• Срок: День увольнения (последний рабочий день)․
• Основание: Письменное заявление сотрудника (образец ниже)․

Важно: С 2023 года единая форма 2-НДФЛ используется как для отчетности в ФНС, так и для выдачи на руки сотруднику․ Различий в заполнении «для налоговой» и «для работника» нет․

Что содержит справка при увольнении

Документ отражает накопленные итоги с начала календарного года по дату увольнения․ Основные блоки данных:

1. Реквизиты налогоплательщика (работодателя): ИНН, КПП, наименование, адрес ()․
2. Реквизиты получателя дохода (сотрудника): ФИО, ИНН, категория налогоплательщика (обычно «601» — резидент), адрес регистрации ()․
3. Раздел 1․ Сведения о доходах:
   • Код вида выплаты (например, 2000 — заработная плата, 2760, материальная помощь до 4000 руб․ и т․д․)․
   • Сумма дохода, подлежащего обложению по ставке 13% (или 15%/30% для нерезидентов/высоких доходов)․
   • Сумма удержанного налога․
   • Сумма налоговых вычетов, предоставленных данным работодателем (стандартные на детей, имущественные и др․), если они применялись в текущем году․

При увольнении в справке фиксируется общая сумма дохода за весь период работы в текущем году у данного работодателя и сумма фактически удержанного НДФЛ․

Пошаговый алгоритм составления бухгалтером

Шаг 1․ Подготовка данных

Сформируйте ведомость начислений и удержаний за период с 1 января по дату увольнения․ Проверьте:

• Полноту отражения всех видов доходов (зарплата, премии, отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты по итогам года)․
• Правильность применения налоговых вычетов (не превышен ли лимит 1 400 000 руб․ на имущественные, правильно ли расчитаны стандартные)․
• Корректность кодов видов доходов (справочник ФНС)․

Шаг 2․ Заполнение формы в программе (1С, «Контур», «Элба» и др․)

В большинстве бухгалтерских программ есть автоматическое формирование 2-НДФЛ «на руки» по кнопке «Печать» в карточке сотрудника или в разделе «Отчеты — Персонал — Справки 2-НДФЛ»․

• Выберите период: «С начала года по дату увольнения»․
• Укажите основание: «Увольнение»․
• Проверьте автозаполнение реквизитов ФИО, ИНН, адресов (адреса регистрации сотрудника часто берутся из анкеты, при отсутствии ставят прочерк или «*» при маскировке для примера)․

Шаг 3․ Подписание и печать

Справка должна быть подписана:

• Руководителем организации (или уполномоченным лицом по приказу)․
• Главным бухгалтером (или лицом, выполняющим его обязанности)․
• Проставляется печать организации (если она используется, для ИП печать не обязательна)․

Документ печатается в 2 экземплярах: один выдается сотруднику, второй остается в учетной политике/архиве работодателя (часто скрепляется с заявлением)․

Шаг 4․ Выдача под роспись

Сотрудник ставит подпись и дату в журнале выдачи справок 2-НДФЛ (форма свободная) или на втором экземпляре/в заявлении․ Если выдача по почте — оформляется опись вложения․

Образец заявления на получение справки

Хотя закон не устанавливает строгой формы заявления, на практике используют свободную форму․ Ниже — типовой образец․

Особенности заполнения в 2026 году (актуальные нюансы)

Прогрессивная шкала НДФЛ (ставки 13%, 15%, 18%, 20%, 22%)

С 2025 года введены новые ставки для резидентов при доходах свыше 5 млн руб․ в год․ При увольнении в середине года работодатель применяет ставку 13% (или 15% для нерезидентов), так как превышение лимита 5 млн руб․ за год на данном месте работы еще не наступило․ Перерасчет по прогрессивной шкале произойдет только если у сотрудника есть другие доходы в этом году, и он подаст 3-НДФЛ․ В справке 2-НДФЛ при увольнении указывается налог, удержанный по ставке 13%․

Коды видов доходов

Используйте актуальный справочник кодов (Приказ ФНС от № ММВ-7-11/[@])․ Основные коды при увольнении:

• 2000 — основной заработок, премии, отпускные․
• 2700, компенсация за неиспользованный отпуск (облагается НДФЛ)․
• 2760 — материальная помощь (до 4000 руб․ в год не облагается, свыше — код 2760 с указанием налогооблагаемой части)․
• 4800 — вычеты стандартные (отражаются в строке вычетов, а не как доход)․

Что делать, если компания ликвидирована или не выдает справку

Ситуация частая: сотрудник уволился, прошло время, а организация прекратила деятельность (ликвидирована, исключена из ЕГРЮЛ) или бухгалтерия не отвечает․ В 2026 году проблема решается просто — через Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИНН) или Госуслуги․

Способ 1: Через Госуслуги (самый доступный)

1. Авторизуйтесь на портале gosuslugi․ru (подтвержденная учетная запись)․
2. Перейдите в раздел «Документы» → «Справки о доходах (2-НДФЛ)» или воспользуйтесь поиском по фразе «Справка 2-НДФЛ»․
3. Система автоматически подтянет ваш ИНН․ Выберите нужный год (например, 2025 или 2024)․
4. Нажмите «Получить справку»․ Документ формируется в электронном виде (PDF/XML) с электронной подписью ФНС․

Пример: Павлов уволился в 2025 г․, через полгода компания закрылась․ Чтобы получить вычет на покупку квартиры, он зашел на Госуслуги, раздел «Доходы», скачал справку 2-НДФЛ за 2025 год и прикрепил к заявлению на вычет․ Справка с ЭЦП ФНС имеет полную юридическую силу для банка и налоговой․

Способ 2: Через Личный кабинет ФНС (lkfl2․nalog․ru)

1. Вход по Госуслугам, ЭЦП или логину/паролю от ЛК ФНС (можно получить временный пароль в инспекции ФНС по месту жительства, предъявив паспорт)․
2. Раздел «Справки о доходах»․
3. Выбор года и работодателя (если их несколько)․
4. Скачивание PDF с «живой» подписью ФНС․

Способ 3: Обращение в ФНС (если нет доступа к интернету)

Можно прийти в инспекцию ФНС по месту жительства (или регистрации) с паспортом и заявлением․ Справку выдадут в день обращения или в течение 5 рабочих дней․ Адрес инспекции: г․ , ул․ , д․ * (уточните на сайте nalog․gov․ru)․

Частые ошибки при составлении при увольнении

Электронный обмен данными (СЭД) и 6-НДФЛ

Напоминаем: справка 2-НДФЛ на руки — это «отражение» данных, которые вы уже сдали (или сдадите) в ФНС расчетом по форме 6-НДФЛ․

• При увольнении в середине квартала: данные о сотруднике попадут в 6-НДФЛ за соответствующий квартал (в разделе 2 — сведения о выплаченных доходах)․
• С 2023 года сдача 2-НДФЛ в ФНС по уволенным не требуется (сдается только 6-НДФЛ)․ Справка 2-НДФЛ формируется только для выдачи сотруднику․
• Если вы используете СЭД (СБИС, Диадок, Контур․Экстерн), подписывайте справку ЭЦП руководителя/бухгалтера и отправляйте в ЛК сотрудника (если он подключен) или выдавайте на бумаге․

Резюме: чек-лист для HR и бухгалтера

1. Заявление: Получить от сотрудника (можно по электронной почте / в СЭД)․
2. Расчет: Начислить все выплаты (зарплата, компенсация отпуска, премии)․
3. НДФЛ: Удержать налог по ставке 13% (резидент) / 30% (нерезидент)․
4. Формирование: Сформировать 2-НДФЛ за период 01․01․ГГГГ – ДД․ММ․ГГГГ (дата увольнения)․
5. Подпись: Руководитель + Главбух + Печать (при наличии)․
6. Выдача: В день увольнения под роспись в журнале / заявлении․
7. 6-НДФЛ: Отразить удержанный налог и выплаты в расчете за квартал увольнения․

Полезные ссылки и реквизиты для самопроверки

• Сервис ФНС «Узнайте свой ИНН» (если сотрудник не знает свой ИНН)․
• Личный кабинет налогоплательщика: lkfl2․nalog․ru․
• Госуслуги — Справки о доходах: gosuslugi․ru․
• Актуальный формат 2-НДФЛ (XML/PDF): сайт ФНС в разделе «Форматы отчетности»․

Статья подготовлена на основании действующего на г․ законодательства (НК РФ, ТК РФ, Приказ ФНС от № ММВ-7-11/[@])․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному налоговому консультанту или в профильную инспекцию ФНС по адресу: г․ , ул․ , д․ *․