Рапорт, это официальный документ, с помощью которого работник доводит до сведения руководства информацию, просьбу или сообщение о происшествии. В системе ОАО «РЖД» рапорты используются повсеместно: от заявления на отпуск до доклада о нештатной ситуации на путях. Ниже разберём, как правильно составить рапорт, чтобы он был принят и рассмотрен без задержек.

Общие требования к оформлению

Форма рапорта должна быть чёткой, лаконичной, без «воды» и лирических отступлений. Документ пишется от руки или печатается на листе формата А4. Основные правила:

• текст излагается от первого лица («прошу», «докладываю», «ставлю в известность»);
• не допускаются исправления, помарки и сокращения, кроме общепринятых;
• все факты излагаются в хронологическом порядке;
• обязательно указываются дата составления и подпись.

Структура рапорта

Шапка документа

В верхнем правом углу указываются данные адресата — кому подаётся рапорт: должность руководителя, наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы. Например:

Начальнику дистанции пути
Иванову И.И. ()
от машиниста локомотива
Петрова П.П. ()

Название документа

По центру листа пишется слово «Рапорт» (без кавычек и точки в конце).

Основная часть

Здесь излагается суть обращения. В зависимости от цели рапорта это может быть:

• просьба — о предоставлении отпуска, материальной помощи, переводе на другую должность, выдаче проездных документов (ВПД);
• доклад о происшествии — описание нештатной ситуации: дата, время, место (перегон, станция, километр пути), обстоятельства, причастные лица;
• объяснение — по факту нарушения трудовой дисциплины или технологического процесса.

При составлении рапорта на ВПД (воинские проездные документы) особое внимание уделяйте точному названию железнодорожных станций отправления и назначения — ошибки могут привести к отказу в оформлении.

Дата и подпись

Под текстом слева ставится дата составления, справа — подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Образец рапорта на отпуск

Начальнику службы перевозок
Сидорову С.С. ()
от проводника пассажирского вагона
Кузнецова А.В. ()

РАПОРТ

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с по .

        Кузнецов А.В. (*) ___________

Практические рекомендации

1. Проверяйте реквизиты. Ошибка в должности адресата или наименовании подразделения может стать причиной возврата документа.
2. Регистрируйте рапорт. Передайте документ через канцелярию или секретаря и получите отметку о входящем номере — это зафиксирует факт подачи.
3. Сохраняйте копию. Всегда оставляйте у себя копию рапорта с отметкой о принятии.
4. Указывайте контакты. При необходимости добавьте табельный номер и телефон для связи: +7 () —.
5. Соблюдайте сроки. Рапорт на отпуск подаётся заранее (обычно за 2 недели), доклад о происшествии — незамедлительно.

Правильно составленный рапорт — это гарантия того, что ваше обращение будет рассмотрено оперативно и по существу. Придерживайтесь стандартной структуры, пишите кратко и по делу, внимательно проверяйте все данные перед подачей. При сомнениях уточните форму документа в кадровой службе своего структурного подразделения ОАО «РЖД», во многих дирекциях действуют внутренние шаблоны и инструктивные указания.