Акт на списание горюче-смазочных материалов (ГСМ) — это первичный учетный документ, который подтверждает факт расходования топлива, масел и смазок на предприятии. Правильно оформленный акт позволяет бухгалтеру обосновать расходы, уменьшить налогооблагаемую базу и избежать претензий со стороны налоговых органов.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт выполняет несколько важных функций:

• подтверждает обоснованность расходов на топливо в бухгалтерском и налоговом учете;
• обеспечивает контроль над использованием и расходом ГСМ на предприятии;
• служит основанием для списания материальных ценностей со складского учета;
• защищает организацию при проверках контролирующих органов.

Важно помнить: чек на ГСМ свидетельствует лишь о закупке бензина или дизтоплива, но не подтверждает его расходование. Основным документом, подтверждающим пробег автомобиля и расход топлива, является путевой лист, который оформляется на каждый автомобиль организации.

Периодичность составления акта

Периодичность формирования акта организация закрепляет в учетной политике. Как правило, акт о списании ГСМ формируется один раз в месяц по состоянию на последний рабочий день месяца. Такой порядок рекомендуется зафиксировать в учетной политике учреждения на соответствующий год.

Кто составляет акт

Акт составляется специально созданной комиссией, назначенной приказом руководителя. В состав комиссии обычно входят:

• председатель комиссии (например, заместитель руководителя Иванов И. И.);
• бухгалтер (Петрова А. С.);
• механик или ответственный за транспорт (Сидоров В. П;*);
• при необходимости, водитель транспортного средства.

Структура и содержание акта

Унифицированной обязательной формы акта для коммерческих организаций нет, поэтому документ составляется в свободной форме с соблюдением обязательных реквизитов первичного документа. Для бюджетных учреждений применяется форма по ОКУД 0504230.

Обязательные реквизиты акта:

1. Наименование документа — «Акт на списание ГСМ»;
2. Дата составления и наименование организации;
3. Основание составления — приказ руководителя № * от «*» _______ 20__ г.;
4. Состав комиссии — должности и Ф.И.О. членов комиссии;
5. Период списания — например: «с 01 месяца по 30 (31) число месяца 20__ года»;
6. Данные о транспортном средстве — марка, государственный номер (например, А*ВС 77);
7. Количество израсходованных ГСМ, вид топлива, объем в литрах, стоимость;
8. Ссылки на путевые листы, на основании которых определено количество списываемого топлива;
9. Подписи членов комиссии и утверждение руководителем.

Пример формулировки текста акта

Типовая формулировка выглядит следующим образом:

«Комиссия в составе: председателя комиссии — Иванова И. И., членов комиссии — Петровой А. С., Сидорова В. П.* — составила настоящий акт о том, что с 01 числа по 31 число месяца 20__ года при эксплуатации автомобиля _______________ (гос. номер АВС 77) израсходовано следующее количество ГСМ, подлежащее списанию: бензин АИ-95 — 250 литров на сумму ______ руб. Расход подтвержден путевыми листами № — № *».

Нормы расхода топлива

При списании ГСМ следует руководствоваться нормами расхода топлива, установленными Методическими рекомендациями Минтранса России, либо нормами, утвержденными самой организацией. Необходимо учитывать:

• зимние надбавки к нормам расхода топлива;
• надбавки за работу в городских условиях;
• надбавки за использование кондиционера, возраст автомобиля и другие факторы.

Типичные ошибки при составлении акта

• отсутствие ссылок на путевые листы — без них списание может быть признано необоснованным;
• списание топлива сверх установленных норм без документального обоснования;
• отсутствие подписей всех членов комиссии;
• несоответствие данных акта данным складского учета;
• неутверждение акта руководителем организации.

Правильно составленный акт на списание ГСМ должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа, опираться на данные путевых листов и утвержденные нормы расхода топлива. Периодичность составления акта и его форму следует закрепить в учетной политике организации. Это обеспечит надлежащий контроль расходования ГСМ и защитит компанию от претензий налоговых органов.