Оформление записи об увольнении — одна из самых ответственных процедур в кадровом делопроизводстве. Ошибка в формулировке может привести к трудностям у сотрудника при трудоустройстве, получении пособий или пенсии, а также к штрафам для работодателя при проверках ГИТ. В этой статье подробно разберем, какую формулировку выбрать в 2026 году, на какие нормативные акты опираться и как избежать типичных ошибок.
Нормативная база: что говорит закон
Главным документом, регламентирующим ведение трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек и правил ведения и хранения вставок в них» (далее — Правила № 225).
Согласно п. 27 Правил № 225, в графе 3 трудовой книжки (сведения о работе) вносится запись о прекращении трудового договора. Важный нюанс: в самом тексте Правил понятия «увольнение» и «прекращение трудового договора» употребляются как тождественные.
«…в Правилах ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от г. № 225) понятия увольнение и прекращение трудового договора употребляются как тождественные. Поэтому, заполняя трудовую книжку, можно использовать как понятия уволен, так и трудовой договор прекращен.» (КонсультантПлюс, 2026)
Однако высшую юридическую силу имеет Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Статья 77 ТК РФ «Основания прекращения трудового договора» оперирует именно термином «прекращение трудового договора». Именно поэтому с точки зрения юридической точности и безопасности предпочтительнее использовать формулировку, основанную на ТК РФ.
Какая формулировка безопаснее: «Уволен» или «Трудовой договор расторгнут»?
Несмотря на тождественность понятий в Правилах № 225, эксперты и судебная практика сходятся во мнении, что наиболее безопасной является формулировка «Трудовой договор расторгнут…» (или «прекращен»).
Почему «Трудовой договор расторгнут» — лучший выбор:
- Прямое следование ТК РФ: Статья 77 ТК РФ заголован «Основания прекращения трудового договора». Пункты этой статьи формулируются как «Трудовой договор прекращается…» или «Трудовой договор может быть расторгнут…».
- Исключение двоякого толкования: Термин «увольнение» в быту часто ассоциируется исключительно с инициативой работодателя (ст. 81 ТК РФ), тогда как прекращение договора происходит по множеству оснований (по соглашению сторон, по инициативе работника, по обстоятельствам, не зависящим от сторон и т.д.). Фраза «Трудовой договор расторгнут» универсальна для всех статей 77, 78, 83 ТК РФ.
- Судебная практика: Суды чаще встают на сторону работодателей, использовавших формулировку ТК РФ, при оспаривании записей в трудовой книжке.
Важно: Использование слова «Уволен» не является ошибкой (нарушением Правил № 225), если все остальные элементы записи (основание, статья ТК РФ, номер приказа) верны. Инспекторы ГИТ не имеют права штрафовать за сам факт использования слова «Уволен».
Структура правильной записи (Графа 3 Трудовой книжки)
Правильная запись должна содержать три обязательных элемента:
- Формулировка прекращения: «Трудовой договор расторгнут» (или «прекращен», «уволен»).
- Основание (причина): Текст пункта части статьи 77 ТК РФ (или ст. 78, 83 ТК РФ).
- Ссылка на документ-основание: Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.
Образец универсальной записи:
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (Приказ № * от .**.2026 г.)
Примеры записей по основным основаниям (Ст. 77, 78, 83 ТК РФ)
Ниже приведены образцы для самых частых ситуаций. Обратите внимание: в графе 4 (Основание) указывается только номер и дата приказа/распоряжения. Текст основания (статья ТК РФ) пишется только в графе 3.
По собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ № * от .*.2026 г.
По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ № от .**.2026 г.
По инициативе работодателя (ликвидация, сокращение, п. 1, 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
Здесь важно: ст. 81 ТК РФ — это основания для расторжения по инициативе работодателя. В записи нужно ссылаться на конкретный пункт ст. 81, но в рамках п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (расторжение по инициативе работодателя).
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации (пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации), пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ № * от .**.2026 г.
По обстоятельствам, не зависящим от сторон (п. 4, 5, 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Например: призыв на срочную военную службу, вступление в законную силу приговора суда, восстановление на работе ранее работавшего лица.
Графа 3: Трудовой договор прекращен в связи с призывом работника на срочную военную службу, пункт 4 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ № * от .**.2026 г.
Несоответствие занимаемой должности (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ / п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации (пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации), пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ № * от .**.2026 г.
Заполнение Графы 4: «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)»
В графе 4 указывается только реквизиты приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора: номер и дата. Не нужно дублировать здесь текст статьи ТК РФ.
| Графа 3 (Сведения о работе) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|
| Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | Приказ № 125-ОД от г. |
| Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ | Приказ № 126-ОД от г. |
Правило: «В строке (графе) Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) правильно отразите основание увольнения, как оно сформулировано в п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — имеется в виду, что текст основания берется из закона, но пишется он в графе 3. В графе 4, только приказ.
Электронная трудовая книга (ЭТК / СТД-Р) в 2026 году
С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и электронная (СТД-Р, сведения о трудовой деятельности в электронном виде). Правила заполнения СТД-Р (Приказ Минтруда № 736н) полностью соответствуют правилам бумажной ТК.
- В СТД-Р поле «Основание для прекращения трудового договора» заполняется по классификатору (Код основания), но текстовый комментарий/формулировка в отчете СЗВ-ТД формируется аналогично: «Трудовой договор расторгнут… [основание по ТК РФ]».
- При подаче СЗВ-ТД (Сведения о застрахованном лице — Трудовая деятельность) в СФР (бывший ПФР) используется код основания (например, 11 — по инициативе работника, 12 — по соглашению сторон, 31, ликвидация орг. и т.д.), который должен соответствовать формулировке в ТК/СТД-Р.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Почему это опасно | Как правильно |
|---|---|---|
| Запись: «Уволен по ст. 81 ТК РФ» (без указания пункта) | Ст. 81 содержит множество пунктов. Непонятно, по какому именно основанию уволен. Риск признания увольнения незаконным. | Указать конкретный пункт: «п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ» (ликвидация) или «п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ» (грубое нарушение). |
| Запись: «Уволен за прогулы» (бытовая формулировка) | Не соответствует тексту ТК РФ. Инспектор ГИТ может сочтить запись некорректной. | «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с однократным невыходом на работу… (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ». |
| Отсутствие ссылки на приказ в графе 4 | Запись в ТК не имеет документа-основания. Недействительна. | Обязательно: «Приказ № * от .**.2026 г.». |
| Использование термина «Прекращен» вместо «Расторгнут» для ст. 77, 78, 83 | Допустимо, но «Расторгнут» точнее для двухволевых сделок (соглашение сторон) и односторонних заявлений (инициатива работника/работодателя). «Прекращен», чаще для обстоятельств не зависящих от сторон. | Универсально и безопасно везде использовать «Расторгнут». |
| Запись в ТК раньше даты приказа или позже 1 рабочего дня | Нарушение срока (ст. 84.1 ТК РФ, п. 30 Правил № 225). Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. | Запись вносится в день прекращения работы (последний рабочий день), который = дате приказа. |
Алгоритм действий кадрового сотрудника (Чек-лист)
- Определить конкретное основание (пункт, часть, статью ТК РФ).
- Подготовить Приказ (Распоряжение) об увольнении с указанием этого основания.
- Ознакомить работника с приказом под роспись в день прекращения работы (последний рабочий день).
- Внести запись в бумажную трудовую книжку (если ведется) в графе 3 по формуле: «Трудовой договор расторгнут [основание по ТК РФ]». В графе 4 — номер/дата приказа.
- Сформировать и отправить СЗВ-ТД в СФР в срок до следующего рабочего дня после приказа.
- Выдать трудовую книжку работнику (или отправить почтой с уведомлением, если работник не явился) в день прекращения работы.
- Сделать отметку в журнале учета движений трудовых книжек.
Что делать, если ошибка уже допущена?
Если в трудовой книжке уже стоит некорректная запись (например, просто «Уволен по ст. 81» без пункта или с опечаткой в номере приказа):
- Нельзя: зачеркивать, стирать, править корректором, клеить бумажку поверх.
- Надо: Внести новую запись со следующего номера по порядку: «Запись № N недействительна» (ссылка на номер ошибочной записи). В графе 4, номер и дата нового приказа/распоряжения об исправлении.
- Затем внести правильную запись со следующим номером.
- В СТД-Р/СЗВ-ТД: отправить корректирующий отчет СЗВ-ТД с признаком «Исправление».
Резюме: Главное правило 2026 года
Пишите в графе 3 трудовой книжки:
«Трудовой договор расторгнут [Точное основание по пункту/части/статье ТК РФ]»
Эта формулировка:
- Полностью соответствует Трудовому кодексу РФ (высшая сила).
- Соответствует Правилам № 225 (тождественность понятий).
- Понятна инспекторам ГИТ, сотрудникам СФР и новым работодателям.
- Универсальна для любого основания (ст. 77, 78, 81, 83 ТК РФ).
Слово «Уволен» использовать можно, но «Трудовой договор расторгнут» — профессиональнее, точнее и безопаснее.
Статья подготовлена на основе актуального на г; законодательства (ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 225, Приказ Минтруда № 736н) и материалов справочно-правовых систем (КонсультантПлюс). Данная информация носит ознакомительный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.