Объяснительная записка за прогул — это официальный документ, который сотрудник предоставляет работодателю для разъяснения причин своего отсутствия на рабочем месте без предварительного уведомления. Правильно составленная объяснительная может стать решающим фактором при выборе меры дисциплинарного взыскания — от замечания до увольнения.
Законодательная база
Порядок получения объяснений от работника регламентирован статьёй 193 Трудового кодекса РФ. Согласно норме, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт.
Прогулом считается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) либо более четырёх часов подряд (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, подп. «б» п. 39 Постановления Пленума ВС РФ от № 2). За прогул работодатель вправе расторгнуть трудовой договор по подпункту «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ.
Как работодатель запрашивает объяснительную
Работодатель направляет сотруднику требование о предоставлении письменного объяснения. Примерная формулировка:
«Число, месяц, год с __ час. __ мин по __ час. __ мин Вы отсутствовали на своём рабочем месте в наименование организации, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1. В соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, утверждёнными приказом № от «__» ______ 20__ г., указанные дни являлись для Вас рабочими. Просим предоставить письменное объяснение причин отсутствия в течение двух рабочих дней».
Структура объяснительной записки
На законодательном уровне форма объяснительной не установлена — она составляется в произвольной форме. Однако рекомендуется придерживаться следующей структуры:
- Шапка документа, в правом верхнем углу указывается адресат (должность, ФИО руководителя, например: «Генеральному директору ООО «*» Иванову И.И.») и данные автора (должность, ФИО, например: «от менеджера отдела продаж Петрова П.П.»).
- Название документа — «Объяснительная записка» (по центру).
- Основная часть — изложение фактов: дата и время отсутствия, причины, обстоятельства.
- Приложения — перечень подтверждающих документов.
- Дата и подпись, в конце документа.
Какие причины считаются уважительными
- внезапная болезнь работника или члена его семьи (подтверждается справкой, больничным листом);
- дорожно-транспортное происшествие, авария на транспорте;
- коммунальная авария (прорыв трубы, пожар, затопление);
- вызов в правоохранительные органы, суд;
- стихийные бедствия, чрезвычайные ситуации;
- задержка заработной платы более чем на 15 дней (при письменном уведомлении работодателя о приостановке работы).
Правила написания: практические советы
- Пишите правду. Ложь легко проверяется и усугубляет положение работника.
- Излагайте последовательно. Опишите доводы, с чем связано нарушение дисциплины, в хронологическом порядке;
- Прикладывайте доказательства. Все официальные бумаги, на которые вы ссылаетесь в тексте (справки, чеки, протоколы), следует приложить к объяснительной и передать на рассмотрение вместе с ней.
- Соблюдайте деловой стиль. Без эмоций, оскорблений и излишних подробностей.
- Если не согласны с обвинением — разъясните свою точку зрения. Например, если считаете, что коллеги неверно истолковали ситуацию, укажите это со ссылками на конкретные факты.
- Если уважительной причины нет — лучше признать факт нарушения и выразить готовность не допускать подобного впредь. Это может смягчить взыскание.
Образец объяснительной записки
Генеральному директору
ООО «*»
Сидорову С.С.
от бухгалтера
Кузнецовой А.А.
Объяснительная записка
Я, Кузнецова Анна Андреевна, отсутствовала на рабочем месте с 09:00 до 18:00 по причине внезапного ухудшения состояния здоровья. В указанный день я обратилась за медицинской помощью в городскую поликлинику № , о чём имеется справка от № (прилагается). О случившемся не смогла своевременно уведомить руководителя в связи с отсутствием доступа к телефонной связи.
Приложение: справка из поликлиники № * от на 1 л.
Кузнецова А.А. ____________
Что будет дальше
После получения объяснительной работодатель оценивает уважительность причин. Если причины признаны неуважительными, издаётся приказ о дисциплинарном взыскании — замечании, выговоре или увольнении по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с соответствующей записью в трудовой книжке. При несогласии с решением работник вправе обжаловать его в государственной инспекции труда или суде.
Грамотно составленная объяснительная — это инструмент защиты трудовых прав работника. Пишите честно, лаконично, подкрепляйте слова документами и соблюдайте двухдневный срок предоставления объяснений. Это существенно повышает шансы на лояльное решение работодателя.