Трудовая книжка — один из главных документов работника, подтверждающий его трудовой стаж и профессиональную деятельность. По закону она хранится у работодателя в течение всего периода работы сотрудника. Однако в ряде случаев работнику может понадобиться получить её на руки — например, для оформления пенсии, предоставления в ПФР или при увольнении. В этой статье подробно разберём, как правильно составить заявление на выдачу трудовой книжки.

Когда требуется заявление на выдачу трудовой книжки

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или её копию по письменному заявлению. Основные ситуации, когда такое заявление необходимо:

• увольнение сотрудника (книжка выдаётся в последний рабочий день);
• оформление пенсии по возрасту или за выслугу лет;
• предоставление документа в Пенсионный фонд для подтверждения стажа;
• оформление социальных выплат и пособий;
• иные случаи, предусмотренные законодательством.

Структура и правила оформления заявления

Заявление составляется в письменной форме в свободном виде, но должно содержать обязательные реквизиты:

Шапка документа

В правом верхнем углу указывается:

• должность и ФИО руководителя организации (например: Генеральному директору ООО «*» Иванову И.И.);
• от кого подаётся заявление — должность и ФИО работника (например: от менеджера отдела продаж Петрова П.П.).

Название документа

По центру листа пишется слово «Заявление».

Основной текст

В тексте необходимо чётко сформулировать просьбу и указать причину выдачи документа. Пример формулировки:

«Прошу выдать мне трудовую книжку для предоставления в отделение Пенсионного фонда РФ в целях оформления пенсии. Обязуюсь вернуть документ в течение * рабочих дней».

Дата и подпись

В конце заявления ставится дата составления и личная подпись работника с расшифровкой.

Образец заявления

Генеральному директору
ООО «*»
Сидорову С.С.
от бухгалтера
Кузнецовой А.А.

Заявление

Прошу выдать мне на руки трудовую книжку для предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации в целях назначения страховой пенсии по старости. Обязуюсь возвратить трудовую книжку в отдел кадров не позднее * (дата).

Важные нюансы

1. Срок выдачи. Работодатель обязан выдать документ не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
2. Регистрация заявления. Рекомендуется составить заявление в двух экземплярах: один передаётся работодателю, на втором сотрудник отдела кадров ставит отметку о принятии (входящий номер, дату, подпись).
3. Ответственность. Получая трудовую книжку на руки, работник несёт ответственность за её сохранность. При утере восстановление документа — длительная процедура.
4. Электронная трудовая книжка. Если работник перешёл на ЭТК, бумажная книжка выдаётся ему на руки с соответствующей записью.
5. При увольнении отдельное заявление обычно не требуется — книжка выдаётся автоматически в день расторжения договора. Если работник не может её получить лично, работодатель направляет уведомление, а по письменному согласию может выслать книжку почтой.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку

Удержание трудовой книжки незаконно. В такой ситуации работник вправе:

• обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда;
• подать заявление в прокуратуру;
• обратиться в суд с иском о возмещении заработка за время вынужденного прогула.

За нарушение сроков выдачи трудовой книжки работодателю грозит административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Заявление на выдачу трудовой книжки — простой документ, но его правильное оформление поможет избежать задержек и споров с работодателем. Укажите причину выдачи, поставьте дату и подпись, сохраните второй экземпляр с отметкой о принятии — и получите документ в установленный законом трёхдневный срок.