Письмо-запрос — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому или физическому лицу с целью получения документов, справок или иной информации. Такие письма востребованы как в рабочей практике, так и в повседневных жизненных ситуациях: от запроса архивной справки до получения сведений от контрагентов. Оформление документа рекомендуется вести в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда нужен запрос справки
- получение архивной справки, архивной выписки или копий архивных документов;
- запрос информации у государственных органов, судебных приставов, МФЦ;
- обращение к партнёрам и контрагентам за документами и сведениями;
- подтверждение стажа, дохода, обучения и других фактов.
Структура письма-запроса
Унифицированного образца закон не устанавливает, однако сложилась устойчивая структура:
- Шапка (реквизиты). Адресат (наименование организации, должность, Ф.И.О;), отправитель, дата и исходящий номер.
- . Например: «О предоставлении справки».
- Вступление и представление. Кто обращается и на каком основании.
- Основная часть. Причина и цель запроса, точное наименование нужной справки, период, за который требуются сведения.
- Подпись и приложения (при наличии).
Пример текста письма
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича,
проживающего по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. , кв.
тел.: +7 () —
Запрос о предоставлении справки
Уважаемый Иван Иванович!
Прошу предоставить справку о периоде работы и размере заработной платы за период с по . Справка необходима для предоставления в Пенсионный фонд РФ.
Ответ прошу направить по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. , кв. , либо на электронную почту: p*@mail.ru.
Заранее благодарю за содействие.
С уважением, Петров П.П., подпись, дата.
Способы отправки
- через МФЦ или личный кабинет ведомства;
- портал Госуслуги;
- почта — заказным письмом с описью вложения и уведомлением;
- электронно — с использованием электронной подписи.
Сроки и фиксация отправки
Обычно срок ответа составляет до 30 дней, однако по ведомствам и видам документов он может отличаться. Обязательно фиксируйте отправку: сохраняйте опись вложения, квитанцию, исходящий номер письма — это пригодится при обжаловании бездействия.
Полезные советы
- Формулируйте запрос конкретно: какая справка, за какой период, для чего.
- Учитывайте требования к обработке персональных данных — при запросе сведений о третьих лицах может потребоваться их согласие.
- Приложите копии документов, подтверждающих ваши полномочия (доверенность, паспорт).
- Сохраняйте официально-деловой стиль без эмоциональных оценок.