Списание документов — это строго регламентированная процедура уничтожения архивных дел и документации, истекшей сроки хранения и не подлежащей передаче в государственный архив. Ошибки в оформлении акта могут привести к претензиям со стороны проверяющих органов (Росархив, налоговая, прокуратура) и штрафам. В этой статье мы разберем пошаговый алгоритм, нормативную базу и нюансы заполнения акта на списание документов на 2026 год.

Нормативная база: на что ссылаться

Основным документом, регулирующим порядок списания, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19, 22), а также Приказ Росархива от № 236 (утвердивший Типовые перечни сроков хранения документов).

Важно помнить: списывать можно только те документы, срок хранения которых истек И которые не имеют исторической/научной ценности (не подлежат постоянному хранению).

Подготовительный этап: что сделать до подписания акта

Нельзя просто сесть и написать акт. Процедура начинается задолго до этого:

1. Инвентаризация дел. Составляется опись дел на конец года (форма № 1-А или своя, утвержденная в организации).
2. Проверка сроков хранения. Каждому делу присваивается срок хранения согласно Типовому перечню (Приказ Росархива № 236) или утвержденному в организации Перечню типовых управленческих документов (согласованному с архивным органом).
3. Выявление дел к уничтожению. Отбираются дела с истекшим сроком хранения (обычно «Временное хранение, 5 лет», «Временное хранение — 10 лет» и т.д.).
4. Проверка на предмет судебных споров/проверок. Критически важно: если по организации идет налоговая проверка, судебный спор или следственные действия, документы списать НЕЛЬЗЯ до завершения процедур (ст. 93 НК РФ, ст. 19 125-ФЗ).
5. Создание экспертной комиссии. Приказывается комиссия по экспертизе документов (минимум 3 человека: руководитель, архивист/ответственный за делопроизводство, представитель профильного отдела/юриста).

Структура и реквизиты Акта на списание (унифицированная форма)

Единой обязательной формы для коммерческих организаций с 2013 года не существует (отменен Приказ Госкомархива № 76), однако на практике используется форма, максимально приближенная к форме № 1-А (утв. Приказом Росархива от № 316 для госорганов) или самописная форма, закрепленная в Учете политики организации.

Обязательные реквизиты акта (по ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и архивным правилам):

• Наименование документа: «Акт на списание и уничтожение документов» (или «Акт экспертизы документов с решением о списании»).
• Дата составления (день, месяц, год).
• Наименование организации (полное и сокращенное).
• Основание для составления: Приказ/Распоряжение директора о создании комиссии (№ , от ..*).
• Состав комиссии: ФИО, должности членов комиссии (председатель, секретарь, члены). Фамилии в публичных образцах маскируются: *.
• Табличная часть (см. ниже).
• Решение комиссии: «Признать подлежащими уничтожению…», «Передать в архив…».
• Подписи всех членов комиссии с расшифровкой.
• Подпись руководителя организации на акте или отдельным приказом об утверждении акта.

Заполнение табличной части: пошаговая инструкция

Это самая ответственная часть. Таблица заполняется по каждому делу (или по каждому документу, если дела не формировались).

Пример заполненной строки:

| 1 | 02-14 | Первичная бухгалтерская документация (накладные, акты) за 2018 г. | ー | 250 | 5 лет (Врем.) | 2023 | Списать и уничтожить |

Особенности списания разных категорий документов

Бухгалтерская и налоговая документация

Сроки хранения определяются ФЗ-402 (ст. 10) и Приказом Минфина № 236 (для налога). Основные сроки:

• 5 лет: Первичные документы (накладные, чеки, акты), налоговые декларации (с 2015 г. — 5 лет, до 2015 — 4 года), расчеты зарплаты (ведомости — 5 лет, но индивидуальные карточки — 50/75 лет!).
• 50 / 75 лет: Документы по персоналу (личные карточки Т-2, служебные записки о приеме/увольнении, заказ-наряды на вредных производствах) — НЕ ПОДЛЕЖАТ СПИСАНИЮ в обычном порядке, передаются в архив.

Дебиторская задолженность (финансовое списание vs архивное уничтожение)

Важно не путать:

• Акт на списание дебиторской задолженности (бухгалтерия/налог): Это финансовое списание безнадежной долга (п. 1 ст. 266 НК РФ, ст. 266 НК РФ). Оформляется Акт инвентаризационной комиссии (форма ИНВ-17 или своя) и Приказ руководителя. Документы-основания (договоры, счета, акты сверки) при этом НЕ УНИЧТОЖАЮТСЯ, они продолжают храниться по архивным срокам.
• Акт на списание документов (архив): Физическое уничтожение бумажных носителей после истечения сроков хранения.

Интернет-поиск часто выдает смешанные результаты по запросу «акт на списание», поэтому четко разделяйте цели: финансовая отчетность или архивное дело.

Основные средства и НМА

Акт на списание ОС (форма ОС-4 / ОС-4а) — это списание актива с баланса. Документы к ОС (паспорта, акты приема-передачи, заказ-наряды на ремонт) хранятся 5 лет после года списания ОС (п. 1020 Приказа № 236). Акт на списание документов по ОС составляется отдельно, когда истекает этот 5-летний срок.

Процедура уничтожения после подписания акта

Акт подписан — документы еще нельзя выбрасывать в мусорку.

1. Приказ на уничтожение. Руководитель издает приказ (распоряжение) «Об утверждении акта и уничтожении документов», назначающий ответственных за процесс (минимум 2 человека).
2. Способ уничтожения.
   • Бумага: Шредер (кросс-вырезка, класс секретности P-4 и выше для конфиденциальных), макулатура (с актом приема-передачи на пункте приема), сжигание (для строгой отчетности/тайны).
   • Электронные документы: Безвозвратное удаление с носителей с протоколированием (логи), демагнетизация, физическое уничтожение дисков.
3. Акт уничтожения (форма № 2-А или своя). Составляется ПОСЛЕ фактического уничтожения. В нем фиксируется: дата, способ, ФИО исполнителей, подписи комиссии/свидетелей. Этот акт хранится постоянно (или 75 лет) как подтверждение законности уничтожения.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт подписан людьми, не уполномоченными приказом.
• Списание дел с неистекшим сроком. Частая ошибка: считать срок от года создания дела, а не от года окончания дела (последнего документа).
• Списание персональных документов (50/75 лет). Самое дорогое нарушение — штрафы по ст. 13.20 КоАП РФ (дл. — до 5000 руб., юр;лица — до 200 000 руб.) и претензии от бывших сотрудников (пенсии, стаж).
• Отсутствие Акта уничтожения (формы 2-А). Есть решение списать, нет факта уничтожения.
• Игнорирование «морозилок» (холодовых периодов). Если идет налоговая проверка (камеральная/выездная) или суд — списание запрещено до закрытия проверки/вступления решения в силу.

Электронные документы и ЭДО

Если документы существуют только в электронном виде (ЭДО, СЭД):

• Акт на списание составляется аналогично (можно в ЭДО).
• Уничтожение = безвозвратное удаление из всех систем, резервных копий, почты.
• Обязательно фиксируется в журнале учета уничтожения ЭД (или протоколе системы).
• ЭЦП на акте списания/уничтожения ЭД обязательна для юридической значимости.

Пример структуры Приказа об утверждении акта

ПРИКАЗ
№ * -ОД
г. *, «__» ________ 202_ г.

Об утверждении акта на списание и уничтожение документов
В целях приведения делопроизводства в соответствие с законодательством
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить Акт комиссии по экспертизе документов на списание и уничтожение
 от «__» ________ 202_ г. № * (в 2-х экз.).
Произвести уничтожение документов, перечисленных в Акте, способом
 механического шредерования в присутствии членов комиссии.
Контроль за исполнением возложить на начальника отдела делопроизводства
 * (ФИО маскировано).
Начальнику архива * (ФИО маскировано) обеспечить хранение
 второго экземпляра Акта и Акта об уничтожении (ф. № 2-А) постоянно.

Директор ООО «Ромашка» _____________ / * /
 (подпись) (ФИО)

Чек-лист перед сдачей в архив/уничтожением

1. [ ] Проведена инвентаризация дел на конец отчетного года.
2. [ ] Есть утвержденная Номенклатура дел и Перечень сроков хранения (согласован с архивом).
3. [ ] Издан Приказ о создании экспертной комиссии.
4. [ ] Комиссия проэкспертизировала физически каждое дело (пролистнула, проверила нумерацию, корешки).
5. [ ] Акт заполнен полностью (все колонки, нет пропусков).
6. [ ] Акт подписан всеми членами комиссии и руководителем.
7. [ ] Издан Приказ об утверждении акта и уничтожении.
8. [ ] Уничтожение проведено способом, исключающим восстановление.
9. [ ] Составлен Акт об уничтожении (ф. № 2-А), подписан комиссией.
10. [ ] Акт на списание и Акт об уничтожении сшиты/скреплены и переданы в архив организации на постоянное хранение.

Правильно составленный акт на списание документов — это ваша главная защита при проверках. Он подтверждает, что организация соблюдает законодательство об архивном деле, не уничтожает ценные документы преждевременно и не хранит «мусор» дольше положенного, создавая риски утечки данных и лишних затрат на хранение.

Главное правило: «Лучше передержать на год, чем списать на день раньше». В спорных случаях (сложные сроки, смешанные дела) консультируйтесь с архивистом профильного госархива (контакты: тел. —, адрес: г. , ул. , д. *) или привлекайте аутсорсинговых архивистов с лицензией ФСТЭК/ФСБ (если есть секретность).

Статья подготовлена на основе законодательства РФ по состоянию на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к квалифицированному архивисту или юристу.