Дипломная работа — это итоговая квалификационная работа, от успешной защиты которой зависит завершение обучения в вузе и получение заветного документа о высшем образовании. Обычно на ее написание отводят несколько месяцев, и у многих студентов в процессе возникает множество вопросов не только по содержанию работы, но и по оформлению сопроводительных документов. Одним из ключевых таких документов является заявление на допуск к защите диплома (или заявление о назначении даты защиты).
В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить это заявление, какие существуют виды заявлений, к каким срокам их сдавать и какие ошибки стоит избегать.
Зачем нужно заявление и когда его пишут?
Заявление — это официальный документ, на основании которого деканат или учебная часть издает приказ о допуске студента к государственной итоговой аттестации (ГИА) и назначает состав ГЭК (Государственной экзаменационной комиссии). Без этого заявления вас просто не включат в ведомость на защиту.
Основные виды заявлений, связанных с дипломом:
- Заявление на допуск к защите ВКР (выпускной квалификационной работы). Пишется за 2–4 недели до планируемой даты защиты (сроки уточняйте в своем вузе).
- Заявление о предоставлении академического отпуска / продлении сроков сдачи диплома. Если по уважительным причинам (болезнь, семейные обстоятельства) вы не успеваете сдать работу в установленный срок.
- Заявление о смене темы диплома или научного руководителя. Оформляется в исключительных случаях и требует согласия кафедры.
- Заявление на выдачу диплома (после защиты). Иногда требуется для получения оригинала документа, если вы не можете забрать его лично в день выдачи.
Общие правила оформления (ГОСТ и локальные нормативные акты)
Хотя единого ГОСТа на «заявление студента» не существует, все вузы руководятся ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Официальные документы. Общие требования к исполнению) и внутренними положениями о документообороте.
Обязательные реквизиты заявления:
- Шапка документа (в правом верхнем углу):
- Кому: Должность, ФИО руководителя вуза (Ректора/Директора института) в дательном падеже (например: Ректору ФГБОУ ВО «Название университета» Иванову И.И.).
- От кого: Ваша должность (Студент), курс, группа, факультет, ФИО полностью в родительном падеже (например: Студента 4 курса группы ИБ-21 факультета ИТ Петров П.П.).
- Адрес и телефон: * (частично скрыто по правилам конфиденциальности).
- Название документа: По центру строки — «ЗАЯВЛЕНИЕ» (большими буквами).
- Текст заявления: Начинается с красной строки. Четко, лаконично, без лирики. Обязательно укажите тему диплома (точно такую, как в задании) и ФИО научного руководителя.
- Дата и подпись: Слева — дата составления (число, месяц словами, год), справа — ваша личная подпись с расшифровкой (Фамилия И.О.).
Пример заполнения заявления на допуск к защите (Шаблон)
Иванову Ивану Ивановичу
от студента 4 курса
группы факультета *
Петрова Петра Петровича
проживающего по адресу: *
телефон: *
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу допустить меня к защите выпускной квалификационной работы (бакалаврской / магистерской диссертации) на тему: «Разработка автоматизированной системы учета * для ООО «»» (тема указывается полностью в кавычках).
Научный руководитель: доцент кафедры , кандидат технических наук Сидоров С.С. (*);
Согласен на защиту в сроки, установленные планом мероприятий по ГИА текущего учебного года.
Приложения:
Копия задания на ВКР.
Отзыв научного руководителя.
Рецензия внешнего эксперта.
Подтверждение прохождения проверки на антиплагиат (отчет).
Справка об оплате госпошлины (если применимо).
«___» _____________ 202_ г. Подпись _____________ /Петров П.П./
Пошаговая инструкция: как написать без ошибок
Шаг 1. Уточните требования на кафедре или в деканате
В каждом вузе (даже на разных факультетах одного вуза) могут быть свои бланки или нюансы. Некоторые требуют заполнять заявление строго на бланке университета, другие, на чистом листе А4. Некоторые просят написать от руки, другие, распечатать. Сначала спросите у старосты или секретаря кафедры.
Шаг 2. Подготовьте пакет документов-приложений
Заявление почти никогда не идет «в одиночку». Стандартный пакет для допуска к защите включает:
- Задание на диплом (оригинал + копия).
- Отзыв научного руководителя (подписанный, со штампом кафедры).
- Рецензия (обычно готовит преподаватель-рецензент или практик с предприятия).
- Отчет системы «Антиплагиат» с требуемым процентом уникальности (обычно от 70–80%).
- Справка из библиотеки об отсутствии задолженностей (читательский билет сдан).
- Справка из бухгалтерии об отсутствии долгов по оплате обучения (для платников).
Шаг 3. Напишите текст заявления
Используйте деловой стиль. Фразы-клише:
- «Прошу допустить меня к защите…»
- «Прошу назначить дату защиты…»
- «В связи с состоянием здоровья (подтверждается справкой), прошу продлить срок сдачи диплома до…»
Важно: Тема в заявлении должна абсолютно точно совпадать с темой в задании на диплом (включая знаки препинания, регистр букв, кавычки). Любое расхождение — повод для отказа в приеме документов.
Шаг 4. Согласуйте подписи
Часто на заявлении нужны визы (подписи) научного руководителя и заведующего кафедрой («Согласен», «Рекомендую к защите»). Не забудьте их собрать до похода в деканат.
Шаг 5. Сдайте документы в срок
Сроки приема заявлений жестко регламентированы учебным планом и приказом ректора о ГИА. Обычно это 10–15 календарных дней до начала сессии защиты. Просрочка грозит переносом защиты на следующую волну (зиму или лето следующего года).
Типичные ошибки студентов
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Несовпадение темы с заданием | Отказ в приеме, необходимость перепечатывать заявление и собирать подписи заново | Скопируйте тему прямо из задания на диплом (Ctrl+C / Ctrl+V или перепишите внимательно) |
| Неполный пакет документов | Заявление не регистрируется, теряется время | Составьте чек-лист приложений и проверьте каждый пункт перед походом в деканат |
| Испорченный бланк (перечеркивания, помарки) | Документ не принимается (бланк строгой отчетности) | Печатайте на принтере или пишите от руки идеально чисто; лучше иметь 2-3 чистых бланка в запасе |
| Пропуск визы руководителя/зав. кафедрой | Возврат заявления на доработку | Уточните маршрут согласования у старосты или у самого руководителя заранее |
| Сдача в последний день дедлайна | Очереди, стресс, риск не успеть из-за технических сбоев | Сдавайте за 2-3 дня до окончания приема |
Особенности для разных уровней образования
Бакалавриат / Специалитет
Заявление пишется на имя Ректора. Тема работы утверждается приказом за 3–6 месяцев до защиты. Заявление на допуск сдается в деканат факультета.
Магистратура
Процедура аналогична, но часто требуется приложить абстракт диссертации (если предусмотрено учебным планом) и отчет о научной работе за период обучения (публикации, конференции). Научный руководитель должен иметь ученую степень не ниже кандидата наук.
Аспирантура (Диссертация на соискание ученой степени)
Это уже другой уровень. Здесь пишется заявление о принятии диссертации к защите в Диссертационный совет (ДС). Требования строже: автореферат, отзывы оппонентов, заключение ведущей организации, список публикаций (ВАК/Scopus/WoS). Оформляется по регламенту ВАК (Приказ Минобрнауки РФ от № 842).
Электронное документооборот (ЭДО) и порталы вуза
Во многих современных вузах (МГУ, ВШЭ, ИТМО, СПбГУ и др.) подача заявления происходит через личный кабинет студента на портале (например, «Мой ВУЗ», «Студент.РФ», локальные LMS).
- Вам не нужно печатать бумажный вариант — заполняете форму онлайн.
- Подпись ставится усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или через Госуслуги / СМЕВ.
- Сканы приложений (отзыв, рецензия, антиплагиат) загружаются в систему как вложения.
Совет: Даже если сдача электронная, держите заполненный бумажный вариант (или PDF) у себя на флешке/в облаке — на случай сбоев портала в последний день.
Что делать после сдачи заявления?
- Получите уведомление о регистрации. В деканате должны поставить входящий номер и дату на вашей копии заявления (или прислать уведомление в ЛК).
- Отслеживайте приказ о допуске. Обычно он выходит за 3–5 дней до защиты. Проверьте ФИО, тему, состав комиссии.
- Подготовьтесь к предзащите. На многих кафедрах проводится «предзащита» (заседание кафедры) за 1–2 недели до ГЭК. По итогам ее можно не допустить к госзащите.
- Распечатайте диплом для комиссии. Требования к переплету, бумаге, полям уточняйте в методичке вуза.
Чек-лист перед сдачей (распечатайте и проверьте)
- [ ] Тема в заявлении = Тема в задании (символ в символ).
- [ ] ФИО руководителя в заявлении = ФИО в задании/отзыве.
- [ ] Стоят все необходимые визы (руководитель, зав. кафедрой).
- [ ] Приложены: задание, отзыв, рецензия, антиплагиат, справки из библио/бухгалтерии.
- [ ] Дата заявления не позднее дедлайна приема документов.
- [ ] Подпись стоит, расшифровка есть.
- [ ] Есть вторая копия заявления с отметкой о приеме (для себя).
Написание заявления для диплома, это формальная, но критически важная процедура. Ошибка в дате, теме или отсутствие подписи могут стоить вам лишних полгода ожидания следующей волны защиты. Относитесь к этому документу так же серьезно, как к тексту самой дипломной работы: проверяйте каждую букву, соблюдайте сроки и не стесняйтесь спрашивать у секретаря деканата или научного руководителя, если что-то непонятно.
Удачи на защите! Помните: заяление сдано — половина формальностей позади. Главное теперь — блестяще защитить свою работу.
Статья подготовлена на основе общих правил российского высшего образования и типовых локальных актов вузов. Актуально на . Перед оформлением обязательно сверьтесь с актуальным Положением о ГИА и приказом ректора вашего конкретного учебного заведения.