С 1 января 2020 года в России начался массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , работники получили право выбрать формат ведения трудовой истории: оставить бумажный документ или полностью перейти на электронный вид. На 2026 год переходной период давно завершился, однако вопросы оформления отказа от бумажного носителя остаются актуальными для вновь поступивших сотрудников, а также для тех, кто ранее не успел сделать выбор или хочет сменить формат.

В этой статье мы подробно разберем процедуру написания заявления, действия работодателя, сроки и нюансы, о которых часто забывают.

Правовая основа: что говорит закон?

Ключевым документом является ст. 2 Закона № 439-ФЗ и ст. 66.1 ТК РФ. Основные положения:

• Работник имеет право в любой момент написать заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
• С момента подачи такого заявления работодатель обязан перевести учет трудовой функции на электронный вид.
• Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки под роспись.
• Работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной ТК с момента ее выдачи.
• Причину отказа указывать в заявлении не обязательно (по разъяснениям трудинспекции и судебной практике).

Важно: Ранее (в 2019–2020 гг.) существовали жесткие дедлайны уведомления сотрудников (до 31 октября) и подачи заявлений (до 31 декабря). На 2026 год эти сроки неактуальны, право выбора можно реализовать в любой рабочий день.

Кто и когда может написать заявление?

1. Новые сотрудники: При приеме на работу (до оформления приказа о приеме) заявляют о выборе ЭТК. В этом случае бумажная ТК не заводится вообще.
2. Текущие сотрудники (с бумажной ТК): Могут подать заявление в любой момент трудового договора.
3. Сотрудники, потерявшие ТК: Если бумажная книга утеряна, восстанавливается только электронный вариант (сведения из Единого реестра СЗВ-ТД). Заявление об отказе от бумажной ТК в этом случае пишется обязательно для оформления дубликата в электронном виде.

Форма и структура заявления

Закон не устанавливает строгой бланка. Заявление пишется в свободной форме (можно от руки, можно напечатать). Главное — соблюсти деловой стиль и указать обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты:

• Шапка: Кому (ФИО руководителя организации / ИП, название организации).
• От кого: ФИО работника полностью, табельный номер (если есть), должность, структурное подразделение.
• Название документа: «Заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки» или «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку».
• Текст заявления: Четкое высказывание воли (см. образец ниже).
• Дата составления.
• Подпись работника с расшифровкой.

Образец заявления (универсальный):

Действия работодателя: пошаговый алгоритм

После получения заявления работодатель должен выполнить ряд действий в строгой последовательности:

1. Принять заявление: Поставить входящий номер, дату, подпись принявшего лицо (обычно HR-специалист или секретарь). На копии работника поставить отметку о принятии (для подтверждения факта подачи).
2. Внести запись в бумажную ТК (если она есть): После последней записи о трудовой функции (или записи о приеме, если сотрудник новый) сделать запись об отказе.
   • Столбец 1: Порядковый номер.
   • Столбец 2: Дата (число, месяц словами, год), дата подачи заявления или дата приказа.
   • Столбец 3: «В связи с переходом на электронную трудовую книжку запись о ведении трудовой книжки в электронном виде внесена».
   • Столбец 4: Номер и дата приказа (распоряжения) об отказе.
3. Издать приказ (распоряжение): О переводе работника на ЭТК. Основание — заявление работника; Приказ подписывает руководитель, знакомится работник под роспись.
4. Выдать бумажную ТК на руки: Сделать запись в журнале учета движения трудовых книжек (Колонка «Дата выдачи», «Подпись работника», «Подпись выдавшего лицо»). Срок выдачи: в ТК РФ не установлен жесткий срок (в отличие от увольнения), но общее правило, в течение 3 рабочих дней с момента заявления/приказа. Рекомендуется выдавать сразу при знакомении с приказом.
5. Подать отчетность в СФР (бывший ПФР): Направлен СЗВ-ТД с кодом вида сведений «3» (Переход на электронную трудовую книжку). Срок сдачи, в течение дня, следующего за днем принятия решения (приказа).
6. Начать ведение СЗВ-ТД: Ежемесячно (до 15-го числа следующего месяца) сдавать сведения о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение и т.д.) с кодом вида сведений «1» (Сведения о трудовой деятельности).

Нюансы и частые ошибки

А. Что если работник передумал?

Вернуться к бумажной ТК нельзя. Закон (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ) прямо запрещает возобновление ведения бумажной трудовой книжки после отказа от нее. Электронный формат становится бессрочным.

Б. Утеряна бумажная ТК до подачи заявления

Если сотрудник потерял книгу и хочет оформить ЭТК:

1. Пишет заявление об отказе от бумажной ТК (указывая, что книга утеряна).
2. Пишет заявление о выдаче дубликата (но дубликат бумажной книги уже не выдадут — восстановят только электронные сведения).
3. Работодатель оформляет приказ, подает СЗВ-ТД с кодом «3».

В. Сотрудник в отпуске/на больничном

Подать заявление можно в любое время, в т.ч. дистанционно (по почте, через ЭДО, через личный кабинет на портале Госуслуг/СФР). Работодатель обязан обработать его. Выдача книги возможна при личном появлении или по почте (ценным бандеролем с описью вложения) — по согласованию сторон.

Г. Ошибки в СЗВ-ТД

Частая ошибка — не сдать СЗВ-ТД с кодом «3» или сдать с ошибками в СНИЛС/ФИО. Это приведет к тому, что в личном кабинете работника на Госуслугах/СФР не отобразится статус «Электронная трудовая книжка», а страховой стаж может считаться некорректно.

Ответственность сторон

Электронное оформление через Госуслуги / СФР (Современный способ)

На 2026 год самый удобный способ — не писать бумажное заявление работодателю, а сделать выбор в личном кабинете:

• Портал Госуслуг (ESIA): Раздел «Работа и карьера» → «Трудовая книжка» → «Выбрать форму трудовой книжки».
• Личный кабинет застрахованного на сайте СФР (sfr.gov.ru): Аналогичный функционал.

При выборе ЭТК через портал уведомление уходит работодателю автоматически через систему СЭД (СФР). Работодатель получает уведомление в своем ЛК СФР/бухгалтерии и обязан оформить приказ и выдать книгу. Работнику не нужно приносить бумажку в HR-отдел.

Чек-лист для HR-специалиста (Скачайте и используйте)

• [ ] Получено заявление от работника (на бумаге или уведомление из ЛК СФР).
• [ ] Заявление зарегистрировано, копия отдана работнику с отметкой о приеме.
• [ ] Издан приказ о переходе на ЭТК (образец приказа утвержден локальным актом).
• [ ] Работник ознакомлен с приказом под роспись.
• [ ] В бумажной ТК сделана запись об отказе (столбец 3: «В связи с переходом на электронную трудовую книжку…»).
• [ ] Бумажная ТК выдана работнику под роспись в журнале учета ТК (форма Т-3).
• [ ] Сдан СЗВ-ТД с кодом вида сведений «3» (в срок до следующего дня после приказа).
• [ ] В программе учета кадров (1С, Контур, МойСклад и др.) установлена галочка «Электронная ТК» в карточке сотрудника.
• [ ] Последующие кадровые приказы (отпуска, переводы, увольнение) оформляются без записей в бумажную ТК, только СЗВ-ТД (код «1»).

Написание заявления об отказе от бумажной трудовой книжки — процедура простая, но требующая точности в документообороте. Главное правило 2026 года: заявление пишется в свободной форме, причина не указываеться, бумажная книга выдается на руки, в СФР сдается СЗВ-ТД с кодом «3». Использование личного кабинета на Госуслугах или портале СФР значительно упрощает жизнь и работнику, и кадровому отделу, исключая потерю бумажек и ошибки ручного ввода.

Совет: Храните копию заявления и приказа не менее 75 лет (срок хранения документов, касающихся трудовой функции, по Перечню типовых управленческой документации).

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Нормативная база может меняться. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву. Актуальность информации на дату публикации: .