В деловой практике под фразой «заявление об остатках денежных средств» могут пониматься разные документы в зависимости от ситуации: от отчета подотчетного лица о неиспользованных авансовых деньгах до официального запроса в банк или налоговую инспекцию о предоставлении справки по счетам. В этой статье мы подробно разберем основные сценарии, нормативную базу, правила оформления и предоставим актуальные образцы на 2026 год.

Основные виды документов, связанных с остатками денежных средств

Прежде чем писать документ, определите, какой именно вам нужен:

• Служебная записка / Пояснительная записка подотчетного лица, пишется сотрудником при сдаче авансового отчета, если остались неизрасходованные деньги (п. 6.3 Приказа Минфина РФ от № 241н).
• Заявление на получение справки об остатках (Форма по КНД 1114306), направляется в налоговый орган или банк для получения официального подтверждения баланса по счетам (Приложение № 2, 3 к Приказу ФНС от № ММВ-7-2/679@).
• Справка о фактическом наличии денежных средств в кассе — внутренний документ, составляемый кассиром/главным бухгалтером по итогам инвентаризации (образец утверждается учетной политикой организации).
• Заявление о возврате излишне/ошибочно уплаченных средств — если речь идет о переплате налогов, гошпошлины или возврате аванса при отчислении/учебе (см. образцы из КонсультантПлюс, ГАРАНТ).

Сценарий А: Остатки у подотчетного лица (при сдаче авансового отчета)

Нормативная база

Порядок ведения авансовых отчетов регулируется Приказом Минфина РФ от № 241н (утвержден единый бланк авансового отчета ф. № 0504505). Согласно п. 6.3 Приказа, если фактически израсходованная сумма меньше выданной под отчет, подотчетное лицо обязано вернуть неиспользованную сумму в кассу организации (через кассу или на расчетный счет).

Как оформить факт остатков

Отдельного утвержденного бланка «Заявления об остатках» для сотрудника не существует. Факт наличия остатков фиксируется:

1. В самом авансовом отчете (графа «Остаток от подотчетных сумм» / «Возвращено в кассу»).
2. В пояснительной записке (служебной записке) руководителю/бухгалтерии, если возврат происходит отдельно от сдачи отчета или требуется объяснение.
3. В приходном кассовом ордере (ПКО) — при возврате наличных в кассу.

Образец служебной записки о возврате остатков

Важные нюансы:

• Сумма в записке и ПКО должна в точности совпадать с остатком в авансовом отчете.
• Если сотрудник не вернул деньги вовремя, они считаются его доходом и облагаются НДФЛ (ст. 226 НК РФ).
• Бухгалтер делает отметку на заявлении на выдачу аванса (если оно было) о факте возврата.

Сценарий Б: Запрос справки об остатках на счетах (КНД 1114306)

Когда требуется

• При камеральных/выездных налоговых проверках (по требованию инспектора).
• Для предоставления в банк, инвесторы, контрагенты (подтверждение платежеспособности).
• При банкротстве, реорганизации, ликвидации юрлица.

Форма и порядок заполнения

Официальная форма утверждена Приказом ФНС России от № ММВ-7-2/679@ (Приложение № 2, «Справка об остатках денежных средств (драгоценных металлов) на счетах (специальных банковских счетах)», Приложение № 3 — «Запрос… о представлении справки»).

Код формы по КНД: 1114306.

Структура Запроса (Приложение № 3)

Образец Запроса (исходящий от организации в банк/ФНС)

Сценарий В: Справка о фактическом наличии денежных средств в кассе

Этот документ составляется по итогам инвентаризации кассы (п. 4.3 Приказа Минфина от № 176н «Об утверждении Положения о порядке проведения кассовых операций…»). Единой формы нет, организация разрабатывает свою (утверждается приказом);

Образец справки (внутренний документ)

Сценарий Г: Заявление о возврате излишне/ошибочно уплаченных средств

Отдельная категория — возврат денег, полученных организацией ошибочно (переплата налога, гошпошлины, ошибка в платежке, возврат за обучение при отчислении).

Кому адресовать:

• В налоговую (ФНС) — по форме КНД 1100071 (Заявление о возврате излишне уплаченных сумм налогов, сборов, пени, штрафов).
• В банк/контрагенту — свободной формы (письмо/заявление) с реквизитами ошибочного платежа.
• В учебное заведение/работодателя, свободной формы (как в примере из интернета: «Я, Иванов Иван Иванович, прошу вернуть неизрасходованные средства за обучение…»).

Обязательные реквизиты свободной формы (ст. 9 НК РФ, ст. 310 ГК РФ):

1. Наименование получателя (ФНС, Банк, ООО «», ФИО директора).
2. Данные заявителя (ФИО/Наименование, ИНН, адрес , тел. *).
3. Название документа: «Заявление о возврате ошибочно перечисленных средств».
4. Суть просьбы: вернуть сумму руб. коп.
5. Основание: номер и дата платежного поручения (*), номер счета, назначение платежа.
6. Реквизиты для возврата: БИК, Наименование банка, К/с, Р/с получателя (заявителя).
7. Подпись, дата, МП (для юрлиц/ИП).

Типичные ошибки и советы экспертов (КонсультантПлюс, ГАРАНТ)

• Путаница понятий: Не называйте «Заявлением об остатках» авансовый отчет или ПКО. У каждого документа своя форма и назначение.
• Отсутствие ссылки на основание: В запросе в банк/ФНС обязательно ссылайтесь на ст. НК РФ или Приказ ФНС, иначе могут отказать в предоставлении информации (банковская тайна).
• Несвоевременный возврат аванса: Если сотрудник не сдал отчет и не вернул остаток в течение установленного срока (обычно 3 рабочих дня после окончания расходования), сумма взыскивается зачетом из зарплаты (в пределах 20% по ст. 138 ТК РФ) или через суд.
• Использование старых бланков: Проверяйте актуальность форм КНД на сайте ФНС (nalog.gov.ru). На 2026 год актуальны Приказ ФНС от № ММВ-7-2/679@ (КНД 1114306) и Приказ Минфина от № 241н (авансовый отчет).
• Электронный документооборот: Справки об остатках (КНД 1114306) и запросы к ним часто передаются по ТКС (телекоммуникационным каналам связи) в формате XML с ЭП. Бумажный вариант нужен редко (для архива или суда).

Чек-лист перед отправкой документа

1. [ ] Правильно определен тип документа (записка сотрудника, запрос в банк, справка инвентаризации, заявление на возврат).
2. [ ] Используеться актуальная форма (есть утвержденная — строго по форме; нет — свободная с обязательными реквизитами ст. 9 НК РФ / ст. 310 ГК РФ).
3. [ ] Все суммы указаны цифрами и прописью.
4. [ ] Реквизиты сторон (ИНН, КПП, БИК, счета, адреса *) указаны без ошибок.
5. [ ] Есть подпись уполномоченного лица и печать (если предусмотрена уставом/политикой).
6. [ ] Приложены подтверждающие документы (копия ПКО/РКО, платежка, приказ о командировке, акт инвентаризации).
7. [ ] Документ зарегистрирован в журнале учета исходящей корреспонденции / 1С.

Написание «заявления об остатках денежных средств» — задача, требующая понимания контекста. Для внутренних нужд (аванс, касса) достаточно служебной записки и единых форм Минфина (авансовый отчет, кассовая книга, ПКО/РКО). Для внешних запросов (ФНС, банки) обязательно используйте формы по КНД 1114306 (Приказ ФНС № ММВ-7-2/679@). При возврате ошибочных платежей действуйте на основе ст. 310 ГК РФ (небогатое обогащение) или ст. 78 НК РФ (переплата налогов), составляя заявление в свободной форме с полным пакетом реквизитов платежа.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства на г. и материалов справочно-правовых систем КонсультантПлюс и ГАРАНТ. Перед применением образцов рекомендуется сверить их с действующими приказами ведомств и учетной политикой вашей организации.