С 1 января 2021 года в Российской Федерации вступил в силу Федеральный закон от № 439-ФЗ, который ввел обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). На 2026 год процесс перехода уже давно завершен для вновь поступивших на работу граждан, однако сотрудники, продолжающие работать по старому месту с бумажной книжкой, сохраняют право перейти на электронный формат в любой момент по своему желанию.
Данная статья подробно разбирает процедуру написания заявления, сроки подачи, обязанности работодателя и нюансы, о которых часто забывают.
Кто и когда может подать заявление?
- Работники, принятые до : Имеют право выбрать формат (бумажный или электронный). Если изначально выбрали бумажный, могут перейти на ЭТК в любой момент, написав заявление.
- Работники, принятые после : Для них ЭТК ведется по умолчанию. Заявление на переход не требуется (только если они ошибочно завели бумажную).
- Срок действия заявления: Заявление вступает в силу с следующего календарного года после года его подачи (ст. 66.1 ТК РФ). Исключение: если вы устраиваетесь на новое место работы — ЭТК начинается сразу.
Форма и реквизиты заявления
Единой утвержденной государственной формы (бланка) для такого заявления не существует. Документ составляется в свободной письменной форме, но должен соответствовать требованиям ст. 66.1 ТК РФ и правилам делового документооборота (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Обязательные реквизиты:
- Шапка документа: Кому (ФИО руководителя организации / ИП, название организации), От кого (ФИО работника полностью, табельный номер, должность, структурное подразделение).
- Название: «Заявление о переходе на ведение электронной трудовой книжки».
- Текст заявления: Четкое высказывание воли: «Прошу перевести меня на ведение электронной трудовой книжки с [год следующего за годом подачи] года».
- Ссылка на закон: Желательно сослаться на ст. 66.1 ТК РФ и ФЗ-439.
- Подтверждение ознакомления: Фраза: «С последствиями перехода на ЭТК (невозможностью возврата к бумажному виду) ознакомлен(а)».
- Дата и подпись: Дата составления, личная подпись работника с расшифровкой.
Образец заявления (шаблон)
Директору ООО «Название организации» Иванову Ивану Ивановичу от менеджера отдела продаж Петрова Петра Петровича таб. № * ЗАЯВЛЕНИЕ о переходе на ведение электронной трудовой книжки Прошу перевести меня на ведение электронной трудовой книжки с 2027 года (следующего календарного года после года подачи настоящего заявления) в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом от № 439-ФЗ. С последствиями перехода на электронную трудовую книжку, в т.ч. невозможностью возвращения к ведению трудовой книжки в бумажном виде, ознакомлен(а). Приложение: Копия СНИЛС (при наличии). «___» _____________ 202_ г. ________________ /Петров П.П./
Куда и как подать заявление?
- Куда: В кадровую службу (HR-отдел), секретариат или лично руководителю (ИП) под роспись.
- Способ:
- Лично под роспись на втором экземпляре (остается у работника).
- Почтой РФ, заказным письмом с вложением и описью вложения (адрес: юр. адрес организации *).
- Через ЭДО (электронный документооборот), если в компании настроен внутренний ЭДО с квалифицированной ЭЦП работника.
- Срок подачи: Лучше сдать до 1 октября текущего года, чтобы HR-специалисты успели передать сведения в Пенсионный фонд (СФР) до конца года. Подача в декабре рискованна — могут не успеть обработать до 31 декабря.
Действия работодателя после получения заявления
Работодатель не имеет права отказать. Его алгоритм действий (срок — 3 рабочих дня с момента получения):
- Зарегистрировать входящий документ.
- Выдать работнику вторую копию с отметкой о принятии (номер, дата, подпись принявшего, печать).
- Направить сведения о выборе формата в Социальный фонд России (СФР) через систему ЕДО «СФР» (форма ЕДВ-1 или через личный кабинет работодателя).
- Совершить запись в бумажной трудовой книжке (если она есть у работодателя) штампом: «С [дата] г. сведения о трудовой деятельности и стаже застрахованного лица ведутся в электронной трудовой книжке». Подпись ответственного, печать.
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки под роспись в журнале учета движения ТК (ГР-2021) или в личной карточке (Т-2).
Что делать с бумажной трудовой книжкой?
После оформления перехода бумажная ТК выдается работнику на хранение. Работодатель больше не делает в ней записей. При уходе на новое место работы работник предъявляет её новому работодателю только для ознакомления со стажем до перехода на ЭТК, новые записи туда не вносятся.
Особенности для удаленников и сотрудников филиалов
- Если работник находится в другом городе/регионе: заявление направляется почтой (заказное с вложением) или скан-копией по корпоративной почте с последующим отправлением оригинала.
- Подпись на заявлении должна быть личной (автограф). Факсимиле или подпись доверенного лица недопустимы (это заявление о личном праве).
- Для идентификации в СФР работодателю может потребоваться СНИЛС работника (если его нет в базе).
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как правильно |
|---|---|---|
| Указана текущая дата начала ЭТК (например, «с » при подаче в 2026 г.) | СФР откажет в регистрации, так как переход возможен только с следующего года. | Писать: «с 2027 года» (если подаете в 2026). |
| Отсутствие фразы об ознакомлении с последствиями | Риск спора: работник может заявить, что не знал об безвозвратности. | Обязательно добавлять фразу: «С последствиями… ознакомлен(а)». |
| Работодатель не сдал отчетность в СФР вовремя | Штрафы на организацию (ст. 5.27 КоАП РФ), проблемы у работника при подтверждении стажа. | Контролировать сдачу ЕДВ/Сведений о выборе формата в течение 3 дней. |
| Бумажная ТК оставлена у работодателя | Нарушение ст. 66 ТК РФ (ТК должна храниться у владельца). | Выдать ТК на руки под роспись сразу после штамповки. |
Как проверить, что переход оформлен?
Работник может самостоятельно проверить статус через:
- Госуслуги (ЕСИА): Раздел «Работа» → «Трудовая книжка» → «Электронная трудовая книжка». Статус должен быть «Ведеться в электронном виде».
- Личный кабинет СФР (ПФР): lk.sfr.gov.ru, раздел «Трудовая деятельность».
- Приложение «СФР» / «Госуслуги» на смартфоне.
Информация появляется в личном кабинете обычно в течение 1–2 недель после сдачи работодателем отчетности в СФР.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли приложение копию паспорта или СНИЛС к заявлению?
Закон не требует приложений. Однако HR часто просят копию СНИЛС для корректной идентификации в СФР (особенно если у работника сменилось ФИО или есть ошибки в базе). Лучше приложить копию СНИЛС профилактически.
Можно ли подать заявление электронно через Госуслуги?
Нет. Заявление подается работодателю. Через Госуслуги можно только проверить статус ЭТК или получить выписку. Работодатель же направляет сведения в СФР от своего имени через свой личный кабинет/ЭДО.
Что если я передумаю через неделю после подачи?
До 31 декабря текущего года вы можете написать новое заявление об отказе от перехода (остаться на бумажке). Но с 1 января следующего года (когда ЭТК вступает в силу) — отменить решение невозможно.
А если я уволенюсь до вступления ЭТК в силу?
Если вы уволились до 1 января следующего года, заявление теряет силу. На новом месте работы вам снова предложат выбор (если вы еще не были на ЭТК ранее). Если вы уже были на ЭТК на прошлых работах — новый работодатель продолжит ведение ЭТК автоматически.
Резюме: чек-лист для работника
- [ ] Убедиться, что я нанят до и сейчас ведусь в бумажной ТК.
- [ ] Написать заявление в 2 экземплярах (по шаблону выше).
- [ ] Указать верный год начала: следующий за годом подачи.
- [ ] Добавить фразу об ознакомлении с последствиями (нет возврата к бумажке).
- [ ] Сдать заявление в HR/руководителю не позднее октября текущего года.
- [ ] Получить 2-й экземпляр с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись).
- [ ] Через 3-5 дней забрать свою бумажную трудовую книжку на руках (под роспись в журнале).
- [ ] В январе следующего года проверить статус на Госуслугах / ЛК СФР.
Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Трудовое законодательство может меняться. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву. Актуальность нормативной базы на дату публикации: .