Вопрос оформления отгулов за неиспользованные дни отпуска актуален для многих работников. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) гарантирует право на ежегодный оплачиваемый отпуск, однако в практике часто возникают ситуации, когда дни отдыха не были использованы вовремя. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, какие нюансы учитывать и какие образцы использовать в 2026 году.
Правовые основания: что говорит закон?
Согласно ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно. Неиспользование отпуска за два и более года подряд не допускается (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Если работник не смог отгуляться в установленный срок (по вине работодателя или по соглашению сторон), он имеет право на предоставление этих дней в последующем периоде.
Важно различать два понятия:
- Отгул за неотгуленный отпуск — это предоставление именно дней отдыха (восстановление права на отдых).
- Компенсация за неиспользованный отпуск — это денежная выплата вместо дней отдыха (возможна только при увольнении или по соглашению сторон за дни, превышающие 28 календарных дней, — ч. 2 ст. 126 ТК РФ).
Как отмечают HR-специалисты (Lenta.ru, 2025), работодатели обязаны предоставлять компенсацию за все неиспользованные отгулы, заработанные сверхурочно в выходные или праздничные дни, но речь идет именно о сверхурочных, а не о ежегодном отпуске. Для ежегодного отпуска приоритет — предоставление отдыха натурально.
Когда и зачем пишется заявление?
Заявление пишется в следующих основных случаях:
- Перенос отпуска: Работник не смог уйти в отпуск по графику (производственная необходимость, болезнь, отзыв из отпуска) и хочет реализовать право на отдых в другом времени.
- Распределение части отпуска: По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Одна из частей может быть не менее 14 дней, остальные, предоставляться в виде отгулов (дней отдыха) в удобное время.
- Отработанные выходные/праздники: Если сотрудник работал в нерабочее время по приказу руководителя, ему положен отгул (двойная оплата или отгул + оплата по тарифу). Часто такие отгулы называют «за неотгуленный отпуск» в быту, но юридически это отгул за сверхурочную работу (ст. 153 ТК РФ).
- Шапка: Кому (ФИО руководителя, должность, название организации — например, ООО «Ромашка» или Администрация МО «Русский сельсовет»), От кого (ФИО работника, должность, табельный номер/подразделение).
- Название документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру).
- Текст просьбы: Четкое указание: «Прошу предоставить мне отгул(ы) за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск…».
- Даты и количество дней: Критически важно указать точные календарные даты (с какого по какое число) и общее количество календарных дней. Например: «с по (5 календарных дней)».
- Основание: Ссылка на приказ о предоставлении отпуска, который не был использован, или на период рабочего года, за который дни не отгуляны (например, «рабочий год 2024-2025»).
- Дата и подпись: Дата написания, личная подпись работника с расшифровкой.
- Пример 1 (перенос): «В связи с несвоевременным предоставлением ежегодного оплачиваемого отпуска за 2024 рабочий год (приказ № * от ..2024 не исполнен)».
- Пример 2 (разделение части): «В соответствии с ч. 1 ст. 125 ТК РФ и п. Положения об отпусках ООО «Ромашка», прошу предоставить вторую часть ежегодного отпуска за 2025 рабочий год продолжительностью 6 календарных дней».
- Пример 3 (за сверхурочные): «За отработку в выходной день по приказу № * от ..2026 (ст. 153 ТК РФ)».
- Электронная подпись (ЭЦП): Заявление подписывается квалифицированной ЭЦП работника.
- Служебная записка/Задача в системе: Вместо бумажки создается задача «Заявление на отпуск» с типом «За неиспользованные дни» / «Остаток отпуска».
- Сроки: Заявление лучше подать за не менее 2 недель до предполагаемой даты начала отгула (аналогично ст. 123 ТК РФ для основного отпуска), чтобы у бухгалтерии и кадровиков было время на расчет и приказ.
- В приказе указывается: «Предоставить * * ежегодный оплачиваемый отпуск за 2024 рабочий год продолжительностью календарных дней с ..2026 по ..2026».
- В табеле учета рабочего времени (Т-12, Т-13) ставится код «ОТ» (код 09) — ежегодный оплачиваемый отпуск. Если это отгул за сверхурочные — код «ОВ» (код 11) или «НВ» (неявка по причине отгула), в зависимости от настроек ПО.
- Оплата производится не позднее чем за 3 дня до начала отгула (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
- Получите письменный отказ (на копии заявления или отдельным письмом).
- Обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) по месту работы организации (жалобу можно подать онлайн через Госуслуги или сайт Роструда).
- Обратитесь в суд (иск о предоставлении отпуска и выплате компенсации за моральный вред, ст. 234 ТК РФ — штраф за задержку оплаты).
- [ ] Уточнен баланс неиспользованных дней у кадров/бухгалтерии (справка).
- [ ] Даты отгула согласованы с непосредственным руководителем (устно/почта).
- [ ] В тексте: ФИО руководителя, название орга, ФИО работника, должность.
- [ ] Четко написано: «Прошу предоставить отгул за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск за [ГОД] рабочий год».
- [ ] Указаны точные календарные даты начала и окончания (включительно) и сумма дней.
- [ ] Указано основание (№ приказа, ст. ТК РФ, пункт ЛНА).
- [ ] Поставлена дата и личная подпись (или ЭЦП).
- [ ] Заявление зарегистрировано входящим номером (на копии работника) или принято в ЭДО.
Общие правила оформления заявления
Единой утвержденной государством формы заявления на отгул не существует (ст. 62 ТК РФ не регламентирует форму). Однако организация может установить свой бланк во внутренних локальных нормативных актах (ЛНА) (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отпусках).
Обязательные реквизиты (по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 62 ТК РФ):
Пошаговая инструкция: как заполнить текст
Используя рекомендации из открытых источников (Justhab, Garant, консультанты 2024-2026 гг.), предлагаем алгоритм:
Шаг 1. Определите вид отгула
Уточните у HR-отдела или в ЛНА компании: это «отгул в счет основного отпуска» (перенос дат) или «дополнительный отгул» (за сверхурочные/работу в выходные). В тексте заявления это должно быть отражено однозначно.
Шаг 2. Укажите точные даты
Совет экспертов (Боровский поселок, 2025): «Начните с указания точного количества дней или часов… укажите, планируете ли вы взять полный день или только полдня». Даже если вы берете 1-2 дня, пишите календарные даты: «Прошу предоставить отгул (1 календарный день)».
Шаг 3. Пропишите основание
Шаг 4. Согласуйте с руководителем/HR
Хотя право на отпуск гарантировано, даты предоставления отгулов (кроме основного отпуска по графику) согласовываются с работодателем. Лучше обсудить удобное время заранее, чтобы не получить отказ в подписании приказа.
Образцы заявлений (шаблоны на 2026 год)
Ниже приведены универсальные шаблоны. Данные в квадратных скобках замените на свои. Персональные данные (ФИО, номера телефонов, адреса, номера приказов) в примерах замаскированы символами *.
Образец 1: Заявление на предоставление отгулов за неиспользованный основной отпуск (перенос/остаток)
Генеральному директору
ООО «»
Иванову И.И.
от *
должность: *
таб. № *
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне отгул за неиспользованную часть ежегодного оплачиваемого отпуска за 2024 рабочий год (период работы с ..2024 по ..2025) продолжительностью календарных дней с ..2026 по ..2026 включительно.
Основание: ежегодный оплачиваемый отпуск за указанный рабочий год не был предоставлен в связи с производственной необходимостью (приказ № * от ..2025 об отзыве из отпуска / отсутствие графика отпусков).
С уведомлением о правах и обязанностях ознакомлен(а).
..2026 г. Подпись: _____________ /* * */
Образец 2: Заявление на отгул за отработку в выходной/праздничный день (ст. 153 ТК РФ)
Часто путают с «неотгуленным отпуском», но оформляется иначе.
Руководителю филиала *
Петрову П.П.
от
должность: *
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне отгул (дополнительный день отдыха) за отработку в нерабочий праздничный день ..2026 (праздник ) по приказу № от ..2026.
Прошу предоставить отгул ..2026 (1 календарный день).
..2026 г; Подпись: _____________ /* * /
Образец 3: Заявление на предоставление второй части отпуска (разделение)
Директору Школы №
Смирнову С.С.
от Учителя
ЗАЯВЛЕНИЕ
На основании ч. 1 ст. 125 ТК РФ и п. 3.2 Положения об отпусках МБОУ СОШ № *, прошу предоставить мне вторую часть ежегодного оплачиваемого отпуска за 2025 рабочий год продолжительностью календарных дней с ..2026 по ..2026.
Первая часть отпуска ( дней) была предоставлена с ..2025 по ..2025 (приказ № *).
..2026 г. Подпись: _____________ /* * */
Особенности оформления в 2026 году: электронный документооборот
Во многих организациях (госсектор, крупные корпорации) переход на ЭДО (СБИС, Диадок, 1С-ЗУП, «Госуслуги. Организации») обязателен или рекомендуется.
Ответ работодателя: приказ и табель
На основании вашего заявления кадровик готовит Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6 или своя).
Частые ошибки и риски
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Не указано «за какой рабочий год» или период | Отказ в подписании приказа, путаница в расчете срока отпуска | Всегда пишите: «за 2024 рабочий год (с ..2024 по ..2025)» |
| Заявление подано за 1 день до отгула | Нарушение ст. 136 ТК РФ (оплата за 3 дня), риск отказа в дате | Подавайте за 2-3 недели, согласовывайте устно заранее |
| Путаница: «отгул за свой счет» (ст. 128 ТК РФ) вместо «за неотгуленный» | Дни спишутся как неоплачиваемый отпуск, деньги не начислят | Четко пишите: «за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск» |
| Отсутствие ссылки на приказ/основание | Сложно доказать факт неиспользования | Ссылайтесь на номер приказа о графике или отзыве |
Что делать, если работодатель отказывает?
Отказ в предоставлении неиспользованного отпуска (если он не был заменен компенсацией по соглашению сторон или при увольнении) — грубое нарушение ст. 124, 125 ТК РФ.
Резюме: чек-лист перед сдачей заявления
Важно: Данная статья носит информационный характер. Трудовое законодательство может меняться, а локальные акты организации могут устанавливать свои процедуры. Перед подачей заявления рекомендуется проконсультироваться с HR-специалистом вашей компании или юристом по трудовому праву. Актуально на .