Справка о трудовом стаже — это официальный документ, подтверждающий периоды работы сотрудника․ Она требуется для назначения пенсии, получения льгот, оформления ипотеки, судебных споров или при переходе на новую работу, если трудовая книжка утеряна или повреждена․ В статье разберем актуальные правила оформления, обязательные реквизиты, отличия от форм СТД-Р/СТД-СФР и нюансы заполнения на 2026 год․

Правовая основа и актуальные изменения

С 25 февраля 2024 года порядок подтверждения стажа существенно упростился․ Согласно изменениям в законодательстве, для большинства целей (в т․ч․ для Пенсионного фонда / СФР) достаточно указать, когда работника приняли на работу и когда уволили, а также реквизиты приказов о приеме и увольнении․ Подробное перечисление периодов отпусков без сохранения содержания, учебных отпусков или простоях требуется только если они влияют на исчисление страхового стажа (например, для досрочной пенсии)․

Основные нормативные акты:

• ТК РФ (ст․ 62, 66, 84․1) — обязанность работодателя выдавать справки․
• ФЗ-400 «О страховых пенсиях» — правила исчисления стажа․
• Постановление Правительства РФ № 91 (в ред․ от 2024 г․) — порядок заполнения форм СТД․
• Приказ Минтруда России от № 82н — утверждение форм СТД-Р и СТД-СФР (СТД-ПФР)․

В каких случаях нужна справка о стаже

1. Назначение страховой пенсии (в т․ч․ досрочной) — требуется подтверждение периодов работы до 2002 г․ или периодов «особых условий труда»․
2. Оформление дубликата трудовой книжки — по заявлению работника «в произвольной форме с указанием причины обращения и просьбой оформить дубликат трудовой книжки (вместе с вкладышем)»․
3. Судебные иски (восстановление стажа, признание трудовых прав)․
4. Банковские продукты (ипотека, крупные кредиты) — банки часто требуют справку в свободной форме с указанием стажа и зарплаты․
5. Архивные запросы — если предприятие ликвидировано, справку запрашивают в архивах (Государственный архив, архив СФР)․

Виды справок: отличия и назначение

Часто путают справку в свободной форме и строгие отчетные формы․ Ниже — ключевые отличия․

Важно: Для назначения пенсии в будущем, как отмечают эксперты (в т․ч․ Зимина С․, «Кадровая служба», 2024), достаточно сведений индивидуального (персонифицированного) учета — СТД-СФР․ Отдельная справка от работодателя нужна, если в ИЛС есть пробелы или ошибки за периоды до 2000-х годов․

Обязательные реквизиты справки (свободная форма)

Единой утвержденной формы для «справки о стаже» (в отличие от СТД-Р) нет, но документ должен соответствовать требованиям делопроизводства (ГОСТ Р 7․0․97-2016) и ст․ 62 ТК РФ․

Шапка документа

• Угловой штамп предприятия (при наличии): Полное наименование ОУ/ИП, ИНН/КПП, ОКПО, адрес: г․ , ул․ , д․ ․
• Название документа: СПРАВКА (по центру, заглавными буквами)․
• Регистрационный номер и дата: N от «» 202 г․ (по журналу учета исходящих документов/справок)․

Основная часть (Текст справки)

Стандартная формулировка:

Дана (наименование должности, фамилия, имя, отчество работника в дательном падеже), * * , в том, что согласно записям, имеющимся в архиве (личном деле, табелях учета рабочего времени, приказах), он(а) работал(а) в ООО/АО/ИП «»:

Табличная часть (Сведения о стаже)

Рекомендуется оформить таблицей для наглядности и исключения ошибок․

Нюанс заполнения периодов (по данным консультаций 2023-2024 гг․):

• Если договор действия был 01․01․23 – 30․04․23, в стаже отражаются именно эти даты с кодом «ДОГОВОР»․
• Даже если выплата зарплаты за апрель произошла в мае — срок действия договора закончился 30․04, следовательно, май в стаже учитываться не должен․
• Если оплата за прошлый период произошла в другом отчетном периоде (например, 2024 г․ за 2023 г․), период работы не меняется, меняется только код выплаты в отчетности (например, «НЕОПЛДОГ»), но в справке о стаже пишут реальные даты трудовой функции․

Завершающая часть

• Сведения об отпусках без сохранения содержания, учебных отпусках, простоях (если они были и влияют на стаж)․
• Фраза: «Настоящая справка выдана для предъявления в (СФР, банк , суд *)»․
• Подпись руководителя организации или уполномоченного лица (с расшифровкой: Должность, ФИО)․
• Подпись главного бухгалтера (если в справке есть сведения о зарплате/доходах, что бывает не всегда)․
• Печать организации (при наличии — для ИП печать не обязательна, но желательна для банков)․
• М․П․ (Место печати)․

Пошаговый алгоритм оформления

1. Получение заявления․ Работник пишет заявление от своего имени руководителю с просьбой выдать справку, указывая цель (куда предъявляется)․
2. Поиск данных․ Кадровик/бухгалтер проверяет: личные карточки (Т-2), приказы о приеме/увольнении, трудовые книжки, табели, архивные дела (если фирма старая/ликвидирована)․
3. Расчет стажа․ Суммируются все периоды․ Исключаются периоды, не засчитываемые в страховой стаж (увольнение за прогулы, периоды получения пособия по безработице без работы и т․д․ — по правилам ФЗ-400)․
4. Формирование документа․ Заполнение бланка (Word/1С/СБис/КонсультантПлюс)․
5. Регистрация․ Внесение в журнал учета выданных справок (форма № 309 или свободная)․ Присвоение номера․
6. Подписание и вручение․ Подписи директора и гл․ бухгалтера (при надобности), печать․ Выдача на руки под роспись в журнале или отправка почтой/ЭДО․

Сроки выдачи и ответственность

• Срок: Согласно ст․ 62 ТК РФ, не позднее 3 рабочих дней с момента заявления․
• Ответственность: За отказ или задержку — штраф на должностное лицо до 20 000 руб․ (ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ), за ложные сведения — уголовная ответственность (ст․ 271 УК РФ)․

Если предприятие ликвидировано: архивная справка

Работники ликвидированных организаций обращаются в:

• Государственный архив субъекта РФ (по месту нахождения бывшей организации)․
• Территориальный орган СФР (для получения СТД-СФР / информационного письма о стаже)․

Для получения архивной справки/копии/информационного письма о трудовом стаже граждан, работавших в учреждениях и ведомствах высших органов власти, все поля заявления обязательны для заполнения (в случае отсутствия сведений укажите «не имею»)․ Справка выдается на руки по предъявлению документа, удостоверяющего личность․

Типичные ошибки и как их избежать

Образец заполнения (Текстовый шаблон для копирования)

Угловой штамп: ООО «РОМАШКА», ИНН 77, КПП 77
г․ , ул․ , д․ *, офис *

 СПРАВКА
 N * от «___» ________ 202* г․

Дана Иванову Ивану Ивановичу (паспорт 45  , выдан *),
в том, что согласно записям, имеющимся в личном деле N *,
работал(а) в ООО «РОМАШКА» в следующем порядке:

С по — Менеджер отдела продаж;
 Принят: Приказ № 5-ОД от ․
 Уволен: Приказ № 45-ОД от (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․
 Периоды, не засчитываемые в страховой стаж: отсутствуют․

С по — Старший специалист отдела закупок․
 Принят: Приказ № 12 от ․
 Уволен: Приказ № 88 от (п․ 1 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․
 Учебный отпуск (засчитывается в стаж): с по (14 дней)․

Общий непрерывный стаж в организации: 3 года 3 месяца 29 дней․
Общий страховой стаж (с учетом предыдущих мест работы по ТК): *․

Настоящая справка выдана для предъявления в Филиал СФР по г․ 
для назначения страховой пенсии по старости․

Генеральный директор _____________ /Петров П․П․/
Главный бухгалтер _____________ /Сидорова С․С․/
М․П․
Дата выдачи: «___» ________ 202 г․

Электронный документооборот (ЭДО) и СТД-Р

С 2023-2024 годов основной поток сведений о стаже идет через СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности — Работодатель)․ Работодатель сдает их в СФР ежемесячно до 15-го числа следующего месяца․

• Если работнику нужна справка «здесь и сейчас» — выдают бумажную/PDF на бланке․
• Если цель — проверка пенсионных коэффициентов — направляют на Госуслуги или в СФР за СТД-СФР (выписка из ИЛС)․
• При уволении работодатель обязан выдать СТД-Р за последний период (если не сдавал ранее) и, по требованию, справку в свободной форме․

Правильно составленная справка о стаже — залог отсутствия проблем у работника при выходе на пенсию или получении кредита․ Ключевые правила 2026 года:

• Указывайте реальные даты приема и увольнения по приказам, а не даты выплат․
• Обязательно прописывайте реквизиты приказов (номер, дата)․
• Четко разделяйте: справка для банка/суда (свободная форма) и СТД-Р/СТД-СФР (строгая отчетность для фонда)․
• Учитывайте периоды, не засчитываемые в стаж (увольнение без содержания > 14 дней, простой вины работника)․
• Соблюдайте 3-дневный срок выдачи․

Используйте актуальные образцы из правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) за 2026 год, так как формы и требования СФР обновляются регулярно․ При сложных случаях (ликвидированное предприятие, работа до 1991 г․, вредные условия) рекомендуется консультация с кадровым юристом или архивистом․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ, разъяснений Минтруда и СФР, а также материалов профессиональных изданий («Кадровая служба и управление персоналом», КонсультантПлюс) по состоянию на ․