Распорядительный акт — это документ, с помощью которого руководитель организации доводит до сотрудников и подразделений свои решения, поручения и указания. К этой категории относятся приказы, распоряжения, указания и постановления. Несмотря на то, что единой унифицированной формы законодательство не устанавливает, существуют общепринятые правила оформления, которых следует придерживаться.
Что такое распорядительный акт
Распорядительный акт — это правовой документ, издаваемый руководителем (или уполномоченным лицом) для решения оперативных, организационных, кадровых и иных вопросов деятельности организации. Он обязателен для исполнения всеми лицами, которых касается.
К основным видам распорядительных актов относятся:
- Приказ — издаётся по основным вопросам деятельности: приём и увольнение сотрудников, утверждение положений, создание комиссий;
- Распоряжение — касается оперативных и текущих вопросов, имеет ограниченный срок действия;
- Указание — доводит до исполнителей конкретные действия и способы их выполнения;
- Постановление — принимается коллегиальными органами.
Структура распорядительного акта
Классический распорядительный акт состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной;
Заголовочная часть
В верхней части документа указываються:
- наименование организации (например, ООО «»);
- вид документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);
- дата и регистрационный номер (например, № -* от «» * 20 г.);
- место издания (город);
- заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чём?» (например, «О введении нового графика работы»).
Констатирующая часть (преамбула)
Здесь излагаются основания и цели издания акта. Типичные формулировки:
- «В соответствии с пунктом . Устава организации…»;
- «В целях повышения эффективности работы…»;
- «Во исполнение распоряжения вышестоящего органа от *..20 № **…».
Если основание очевидно, преамбулу можно опустить и сразу перейти к распорядительной части;
Распорядительная часть
Начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» (или «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗУЮ»), которое пишется заглавными буквами без отступа. Далее пунктами излагаются предписания. Каждый пункт должен содержать:
- исполнителя (должность, Ф.И.О., например: начальнику отдела кадров Ивановой И.И.);
- конкретное действие (что сделать);
- срок исполнения.
Пример формулировки:
«1. Начальнику отдела продаж Петрову П.П. разработать и представить на утверждение новый регламент работы с клиентами в срок до *..20.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Сидорова С.С.».
Завершающая часть
В конце документа указываются:
- должность и подпись руководителя с расшифровкой (директор ООО «» _________ /Смирнов А.А.**/);
- визы согласования (при необходимости);
- отметка об ознакомлении исполнителей с документом под подпись.
Правила оформления: на что обратить внимание
- Один документ — одна тема. Не смешивайте в одном приказе разнородные вопросы.
- Конкретность. Избегайте расплывчатых формулировок вроде «в ближайшее время» — указывайте точные сроки.
- Нумерация. Каждый пункт распорядительной части нумеруется арабскими цифрами.
- Регистрация. Документу присваивается номер, он вносится в журнал регистрации приказов.
- Ознакомление. Все сотрудники, упомянутые в акте, должны быть ознакомлены с ним под подпись.
- Приложения. Если к акту прилагаются документы (положения, графики), на них делается ссылка: «Приложение: на * л. в 1 экз.».
Типичные ошибки
- отсутствие даты или регистрационного номера;
- неуказанные сроки исполнения поручений;
- отсутствие подписи руководителя;
- издание акта лицом, не имеющим соответствующих полномочий;
- отсутствие отметок об ознакомлении исполнителей.
Грамотно составленный распорядительный акт — это чёткий, однозначный и юридически корректный документ. Соблюдайте структуру «основание — предписание — контроль», указывайте конкретных исполнителей и сроки, регистрируйте документ и знакомьте с ним сотрудников. В этом случае акт будет надёжным инструментом управления и не вызовет вопросов при проверках.