Письмо-запрос о предоставлении сертификата — это вид деловой переписки‚ официальное обращение к юридическому лицу от физического лица‚ его представителя или другой организации. Такие письма предназначены для получения документации‚ подтверждающей качество и соответствие продукции установленным требованиям. Оформление документа регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда нужен запрос на сертификат
Запросить сертификат соответствия или декларацию может понадобиться в следующих ситуациях:
- покупка товара у поставщика для дальнейшей перепродажи;
- сотрудничество с маркетплейсами и сетевыми магазинами‚ которые требуют подтверждающие документы;
- прохождение таможенного контроля;
- проверки со стороны контролирующих органов;
- внутренний аудит качества закупаемой продукции.
Отдельно стоит упомянуть отказное (информационное) письмо, документ‚ подтверждающий‚ что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию. Его оформляют в аккредитованном органе по сертификации и передают покупателям‚ на маркетплейсы и в розничные сети.
Структура письма-запроса
Официальное письмо оформляется на фирменном бланке организации и должно содержать следующие элементы:
- Реквизиты отправителя — наименование организации‚ ИНН‚ ОГРН‚ адрес‚ контактные данные.
- Реквизиты адресата — наименование организации‚ должность и ФИО руководителя.
- Дата и исходящий номер письма.
- Заголовок, например‚ «О предоставлении сертификата соответствия».
- Основная часть — суть запроса с указанием наименования продукции‚ номера договора‚ целей получения документа.
- Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.
- Отметка об исполнителе — ФИО и телефон сотрудника‚ ответственного за подготовку письма.
Образец письма-запроса
Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом «Восток»
ИНН 7745678‚ ОГРН 1190234
Адрес: 123‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1‚ стр. 2
Тел.: +7 (495) —‚ e-mail: info@*.ru
Исх. № 45/ от
Генеральному директору
ООО «Производственная компания «Альфа»
Петрову П.П.
Адрес: 190‚ г. Санкт-Петербург‚ наб. Обводного канала‚ д. 7
О предоставлении сертификата соответствия
Уважаемый Пётр Петрович!
В соответствии с договором поставки № 12/ от просим предоставить сертификат соответствия (декларацию о соответствии) на поставляемую продукцию: кабель силовой ВВГнг(А)-LS 3×2‚5‚ в количестве 5 000 м.
Документ необходим для подтверждения соответствия продукции требованиям технических регламентов Таможенного союза и предъявления на маркетплейсе.
Просим направить документ в срок до по адресу: 123‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1‚ стр. 2‚ либо в электронном виде на e-mail: doc@.ru.
С уважением‚
Генеральный директор ООО «ТД «Восток» _________ /Сидоров С.С./ (М;П.)
Исполнитель: Иванова А.А.‚ тел. +7 (495) —‚ доб. 1
Как отправить запрос
Существует несколько способов направления письма-запроса:
- Заказное письмо с уведомлением о вручении, оптимальный вариант‚ позволяющий подтвердить факт получения;
- Электронная почта, укажите тему письма‚ e-mail адресата и сопроводительный комментарий;
- Электронный документооборот (ЭДО) — с использованием квалифицированной электронной подписи;
- Личная доставка — с отметкой о принятии на втором экземпляре.
Особенности запроса отказного письма
Если продукция не входит в перечень товаров‚ подлежащих обязательной сертификации‚ оформляется отказное (разъяснительное) письмо. В запросе на его получение рекомендуется:
- указать полное наименование продукции и коды ОКПД2/ТН ВЭД;
- попросить включить в письмо выдержку из нормативного акта‚ подтверждающую‚ что изделие не подлежит обязательной сертификации;
- в 2026 году целесообразно оформлять единое письмо на весь ассортимент‚ если товары относятся к одной товарной группе.
Отказное письмо выдаётся аккредитованным органом по сертификации и подписывается его руководителем: «Руководитель органа по сертификации: _________ /Иванов И.И./ (М.П.)».
Полезные советы
- Формулируйте запрос чётко: указывайте конкретный документ‚ продукцию и основание (номер договора).
- Устанавливайте разумный срок предоставления ответа — обычно 5–10 рабочих дней.
- Сохраняйте копию письма и подтверждение отправки — это пригодится при спорах.
- Уточняйте срок действия отказного письма — при необходимости можно согласовать иную дату окончания действия.
- Используйте готовые шаблоны‚ подготовленные по ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ чтобы избежать ошибок в оформлении.
Грамотно составленное письмо-запрос на получение сертификата — это профессиональный инструмент деловой переписки‚ который обеспечивает быстрое получение необходимых документов и защищает ваши интересы при работе с поставщиками‚ маркетплейсами и контролирующими органами. Соблюдайте требования ГОСТа‚ указывайте полные реквизиты и выбирайте надёжный способ отправки, и ответ не заставит себя ждать.