Соstellung акта проверки начисления заработной платы — это ключевой этап внутреннего контроля (или внешнего аудита), подтверждающий законность и обоснованность расчетов с персоналом․ Грамотно составленный документ защищает организацию от претензий со стороны налоговых органов, Фонда пенсионного и социального страхования (СФР), прокуратуры и судов․ В данной статье мы подробно разберем порядок подготовки, структуру, обязательные реквизиты и типичные ошибки при составлении акта проверки заработной платы на ․

Нормативно-правовая база

Перед началом работы необходимо опираться на актуальное законодательство․ Основные документы, регулирующие порядок документирования расчетов по оплате труда и проведения проверок:

• Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст․ 9, ч․ 2) — устанавливает обязательные реквизиты первичных учетных документов․ Организация имеет право использовать свои формы, но они должны содержать все установленные законом реквизиты․
• Постановление Госкомстата России от № 1, утвердило унифицированные формы первичной учетной документации по оплате труда (формы Т-54, Т-54а — лицевые счета, форма Т-12 — табель учета рабочего времени, форма Т-53 — ведомость начисления заработной платы)․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 136, 139, 271 и др․) — правила и сроки выплаты заработной платы․
• Налоговый кодекс РФ (ст․ 226, 230), порядок расчета и удержания НДФЛ․
• Федеральный закон от № 255-ФЗ — обязательное социальное страхование (больничные, декретные)․
• Локальные нормативные акты организации (Положение об оплате труда, Положение о премировании, График сменности, Внутренний трудовой распорядок)․
• Для бюджетных учреждений, ФЗ от № 236-ФЗ и руководящие документы Минфина России (в т․ч․ порядок документальных/выездных проверок, примеры актов ФКУ ГУ ВО Минфина)․

Цели и задачи проверки

Прежде чем писать акт, нужно четко сформулировать цель проверки․ От этого зависит глубина проверки и состав комиссии․ Основные задачи:

1. Проверка полноты и своевременности начисления и выплаты заработной платы․
2. Контроль правильности применения тарифных ставок, окладов, коэффициентов, надбавок, премий в соответствии с ЛНА и трудовыми договорами․
3. Верификация учета рабочего времени (сверка табелей Т-12/Т-13 с приказами об отпусках, больничных, командировках, прогулах)․
4. Проверка корректности расчета и удержания налогов (НДФЛ), страховых взносов (ЕСВ/взносы в СФР), военного сбора․
5. Выявление фактов перерасхода фонда оплаты труда (ФОТ) или недоплат работникам․
6. Оценка соответствия первичных документов требованиям ст․ 9 Закона № 402-ФЗ․

Подготовительный этап: формирование комиссии и плана

Порядок проведения проверки определяется исходя из особенностей деятельности учреждения (коммерческое или бюджетное)․ Обязательным шагом является издание приказа (распоряжения) руководителя․

Приказ о проведении проверки

В приказе должны быть указаны:

• Состав комиссии (председатель, члены, секретарь)․ Обычно входят: главный бухгалтер, начальник кадровой службы/ОТ, юрист, представитель профсоюза (если есть), внутренний аудитор․
• Период проверки (месяц, квартал, год)․
• Сроки проведения․
• Перечень проверяемых документов и подразделений․
• Основание (план внутреннего аудита, обращение работника, предстоящая проверка СФР/Налоговой)․

Перечень запрашиваемых документов

Комиссии предоставляются (по акту передачи или под роспись в журнале):

• Штатное расписание (утвержденное на проверяемый период)․
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения (выборочно или все)․
• Приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках, поощрениях, наложении взысканий․
• Табели учета рабочего времени (ф․ Т-12 или Т-13) с подписями ответственных лиц․
• Лицевые счета работников (ф․ Т-54 или Т-54а) или их аналоги в учетной программе (1С:ЗУП и др․)․
• Расчетные листы / ведомости начисления заработной платы (ф․ Т-51, Т-53 или собственные формы)․
• Платежные поручения по выплате зарплаты (через банк/кассу) и перечислению налогов/взносов․
• Реестры перечислений зарплаты в банк․
• Отчеты в СФР (РСВ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) и в Налоговую (6-НДФЛ)․
• Локальные нормативные акты (Положение об оплате труда, о премировании, о материальной ответственности)․

Структура акта проверки

Единой утвержденной государством формы акта проверки заработной платы для коммерческих организаций не существует․ Организация разрабатывает его самостоятельно (в составе Учетной политики или Положения о внутреннем аудите/контроле)․ Для бюджетных учреждений могут применяться рекомендуемые формы ведомственных контролов (например, акты ФКУ ГУ ВО Минфина)․

Классическая структура акта включает следующие блоки:

Шапка документа (Реквизиты по ст․ 9 Закона № 402-ФЗ)

• Наименование документа: «Акт проверки правильности начисления заработной платы»․
• Дата составления: ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
• Место составления: Населенный пункт (город/село) ․
• Наименование организации: ООО/АО/Учреждение ․
• Основание: Номер и дата приказа о проверке․

Сведения о комиссии

Объект и период проверки

Указывается конкретный структурный подразделение (или вся организация) и за какой период проводилась проверка (например: «за январь, март 2026 г․» или «за 2025 год»)․

Ход проверки (Описание процедур)

Кратко описывается, что именно делала комиссия:

• Сверка данных табелей (Т-12) с приказами об отпусках/больничных․
• Проверка начислений по лицевым счетам (Т-54) на соответствие ставкам штатного расписания и трудовым договорам․
• Анализ корректности применения региональных коэффициентов, северных надбавок․
• Проверка расчета НДФЛ (налоговые вычеты, ставки 13%/30%/15%)․
• Сверка сумм начисленного/удержанного/перечисленного по РСВ и 6-НДФЛ с данными бухгалтерии и банка․
• Проверка соблюдения сроков выплаты (не позднее 15 чисел за прошлый период)․
• Анализ задолженности перед работниками (невыданная зарплата)․

Выявленные нарушения и замечания (Самая важная часть)

Рекомендуется оформлять в виде таблицы для наглядности․ Каждое замечание должно содержать: суть нарушения, норма закона/ЛНА, нарушенную действием, сумму ущерба/перерасчета, фамилию работника (скрыто — *), период․

Общий вывод о состоянии расчетов с персоналом․ Пример формулировки:

«Комиссия установила, что за проверяемый период начисление и выплата заработной платы в ООО «*» производились в основном в соответствии с трудовым законодательством и локальными нормативными актами․ Выявлены незначительные ошибки, не приводящие к систематическому нарушению прав работников, подлежащие исправлению в текущем расчетном периоде․ Грубых нарушений, повлекших недоплату заработной платы свыше 20% от начисленной суммы, не выявлено»․

Решения и поручения

Конкретные меры по устранению нарушений и предотвращению их повторения:

1. Произвести перерасчет заработной платы работнику за март 2026 г․ с начислением надбавки за вредность (сумма руб․) в зарплате за май 2026 г․
2. Взыскать переплаченную сумму ( руб․) с работника в порядке ст․ 137 ТК РФ (с согласия работника или по суду)․
3. Скорректировать РСВ и 6-НДФЛ за I квартал 2026 г․ и сдать уточненные отчеты в СФР и ФНС до ․
4. Начальнику отдела кадров обеспечить сбор заявлений на налоговые вычеты при приеме на работу и ежегодно до конца февраля․
5. Главному бухгалтеру * усилить контроль за сроками выплаты заработной платы (не позднее 15-го числа)․
6. Внести изменения в Положение об оплате труда (утвердить новую редакцию) с учетом изменений в отраслевом тарифном соглашении․

Подписи и согласование

Акт подписывается всеми членами комиссии․ Если кто-то не согласен — пишет особое мнение (приложением к акту)․ Акт утверждается руководителем организации (Директором) с указанием даты и печати (если используется)․

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО ""
____________ /  * *
«___» _____________ 2026 г․
М․П;

Типичные ошибки при составлении акта (на что обратить внимание)

• Отсутствие приказа о проверке․ Акт без основания (приказа) не имеет юридической силы․
• Общие фразы вместо фактов․ Плохо: «Нарушения в расчете зарплаты»․ Хорошо: «Не начислена надбавка за стаж 10% работнику Иванову И․И․ (таб․ № *) за январь 2026 г․, сумма недоплаты 5 000 руб․»․
• Игнорирование сверки с отчетностью․ Акт проверки зарплаты обязательно должен включать сверку с РСВ, 6-НДФЛ, СЗВ-М․ Расхождения между учетом и отчетностью — грубое нарушение․
• Проверка «выборочно» без методологии․ Если проверяете выборку, опишите критерий (например: «проверены 100% расчетов уволенных, 20% текущих сотрудников по каждому подразделению, 100% больничных»)․
• Отсутствие мер по исправлению․ Акт без поручений, бесполезен․ Каждому нарушению — ответственное лицо и срок․
• Несвоевременность․ Акт составляется по итогам проверки, а не за месяц до нее или год после․

Особенности для разных типов организаций

Коммерческие организации

Используют свои формы акта․ Акцент на соответствие Трудовому кодексу, Налоговому кодексу, минимизации налоговых рисков (НДФЛ, взносы)․ Важно проверить: аванс/заработная плата, сроки выплаты (ст․ 136 ТК РФ), налоговые вычеты, страховые взносы (в т․ч․ сниженные ставки для IT, СМИ и др․)․

Бюджетные учреждения

Проверка строже регламентирована (ФЗ-236, приказы Минфина, Казnačейства)․ Часто проводятся документальные (выездные) проверки органами казначейства/финконтроля․ Акт проверки заработной платы в бюджетном учреждении (образец можно найти в КонсультантПлюс или на сайтах казначейств) имеет жесткую структуру: проверка соответствия ФОТ лимиту, правильность применения ЕТС (единой тарифной сетки), целевое использование субсидий, соблюдение Президентских указов (майские указы) по зарплате бюджетников․ Выявленные нарушения оформляются в Акт документальной (выездной) проверки (пример: Акт ФКУ ГУ ВО Минфина России от )․

Технические аспекты: работа в 1С и ЭДО

В современных условиях проверка часто проводится «за компьютером» с использованием отчетов программы 1С:ЗУП (КОРП, 8․3) или иных систем․

• Используйте отчеты: «Анализ начислений и удержаний», «Сверка с РСВ/6-НДФЛ», «Ведомость начисленной/выплаченной зарплаты», «Отчет по табелю»․
• Проверяйте «Расчетные листы» (аналог Т-51/Т-53) на корректность заполнения реквизитов․
• При использовании ЭДО (СБИС, Диадок, 1С-ЭДО) проверяйте наличие ЭП на расчетных листах, реестрах зарплаты, уведомлениях о суммах начисленной зарплаты (для СФР)․
• Сохраняйте скриншоты или выгрузки в Excel/PDF как приложения к акту (доказательная база)․

Образец структуры акта (Шаблон для копирования)

Ниже приведена универсальная структура, которую можно адаптировать под свою организацию․

После проверки: что делать с актом?

1. Регистрация: Зарегистрировать акт в журнале регистрации актов проверок / входящей документации․
2. Контроль исполнения: Секретарь комиссии (или ответственный по поручению директора) ведет контроль за выполнением поручений по срокам․
3. Исправление ошибок: Бухгалтерия производит корректирующие проводки, перерасчеты в следующем расчетном периоде, сдает уточненную отчетность (РСВ, 6-НДФЛ)․
4. Архивирование: Акт с приложениями (выписки из табелей, расчетные листы, справки) хранится в составе дела по проверке или дела по оплате труда в соответствии с утвержденным в организации перечнем дел и сроками хранения (обычно не менее 5 лет для актов проверок, 50/75 лет для лицевых счетов)․
5. Информирование профсоюза: Если в организации есть профсоюз, копия акта направляется ему (ст․ 370 ТК РФ)․

Акт проверки начисления заработной платы — это не просто формальность для «галочки», а рабочий инструмент управления рисками․ Качественная проверка позволяет:

• Своевременно выявить и исправить ошибки до прихода инспекторов СФР или Налоговой․
• Избежать штрафов по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение сроков/полноты выплаты), ст․ 120 НК РФ (неуплата НДФЛ), ст․ 19․5 КоАП РФ (нарушение отчетности)․
• Повысить доверие персонала к прозрачности расчетов․
• Оптимизировать фонд оплаты труда, исключив необоснованные начисления․

Используйте представленную структуру и рекомендации, адаптируйте их под специфику своей организации (коммерция, бюджет, НКО, ИП) и специфику учетной политики․ Помните, что главное в акте — это конкретика, ссылки на нормы права и четкие поручения с сроками․ Регулярные внутренние проверки (хотя бы раз в квартал или полугодие) — залог спокойствия бухгалтера и директора․

Данная статья подготовлена на основе актуального на года законодательства (ТК РФ, НК РФ, ФЗ-402, ФЗ-255, ФЗ-236) и судебной практики․ Для решения конкретных спорных вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному аудитору или трудовому юристу․ Персональные данные (ФИО, адреса, телефоны, ИНН) в примерах замаскированы символами * в соответствии с требованиями безопасности․